İşin Otomasyon Olsun

İşlerinizi otomasyon haline getirmeniz verimli ve ölçeklenebilir stratejilerle işletmenizin büyümesini vesile olabilirsiniz. Tekrarlanan görevleri belirlemek, hataları azaltmak, uygulanabilir prosedürler geliştirmek ve İşinizi sistemleştirmek için donanım araçlarını kullanın.

Bölüm 1: Giriş – İşletmenizi Sistemleştirmenin Faydaları

İnternet, özellikle küçük bir işletmeye sahip olmak söz konusu olduğunda, insanların şirketler hakkında düşünme şeklini değiştirdi. Milyonlarca insan çevrimiçi bir iş kurmaya çalıştı ve birçoğu başarı elde etti. Birinin çevrimiçi işlerini yerden kaldıramamasının birkaç nedeni olsa da, ana nedenlerden biri, sahibinin şirketi sistemleştirememesi ve mevcut kaynakları kullanamamasıdır.

Çevrimiçi işlerinde başarı bulan insanlar, harika bir fikre ve bu harika fikir için bir müşteri tabanı oluşturmak için kaynaklara ihtiyaç duyduklarını bilirler. Ayrıca, bir tuğla ve harç işinde yapılan aynı günlük faaliyetlerin çevrimiçi bir işletme için de geçerli olduğunu anlıyorlar. Bu becerileri öğrenmek veya güvenilir ve güvenilir kaynaklara dış kaynak sağlamak için gerekli adımları atmaları gerektiğini biliyorlar.

Çevrimiçi işi sistemleştirme, başarılı olmak için vizyonu iş dünyasının pratiklikleriyle birleştirmekle ilgilidir. Sistemleşme süreci büyük bir gizem değildir. İşletmenizi etkili bir şekilde nasıl sistemleştireceğinizi ve tutarlı bir şekilde kar elde eden başarılı bir çevrimiçi işletmeyi yürütmek için kendinizi konumlandırmayı öğrenmek mümkündür.

Sistemleştirme Nedir

Birçok çevrimiçi işletme sahibi, “sistemleştirme” kelimesini duyduklarında, bir sonraki toplantıda takip edilmesi gereken bir ton eylem öğesi oluşturan sonsuz bir dizi toplantı fikrine yönelir, böylece daha fazla eylem öğesi oluşturulabilir. Kısacası, insanlar sistemleşmenin, yalnızca bir işletmeyi yönetmeyi daha karmaşık hale getiren, devam eden, dolambaçlı bir dizi süreçten başka bir şey olmadığına inanırlar. Bu gerçeklerden daha uzak olamazdı.

Sistemli bir işletmeye sahip olmak, üretken bir şey üzerinde çalışma yeteneğinizi kaybedeceğiniz kadar çok politika ve prosedüre yakalanacağınız anlamına gelmez ve bu, zamanı doldurmak veya meşgul olma yanılsaması yaratmakla ilgili değildir. Sistemleştirme, bir makine yaratmak ve o makine tarafından yönetilmekle ilgili değildir. İşletmenizi sistemleştirmek karmaşık olmak zorunda değildir.

Gerçek sistemleştirme, ne yapılması gerektiğini bilen, bunu yapmanın bir yolu olan ve işi yapan istikrarlı bir işleyiş prosedürü oluşturmakla ilgilidir. Gerçekten sistemli bir işiniz olduğunda, işinizin pazarlama, strateji ve ürün oluşturma gibi daha önemli yönlerine odaklanmak için daha fazla zaman ayırırsınız.

Şirketiniz doğru bir şekilde sistemleştirildiğinde, prosedürler mantıklıdır ve her zaman bir amacı vardır. Sistemleştirme ile, işletmedeki herkes ne yapacağını ve ne zaman yapacağını bilir. Başa çıkılması gereken sonsuz toplantılar, izlenecek karmaşık politikalar ve tekerlekleri döndürmekle boşa harcanan zaman yoktur.

Bu, yeterince sistemleştirilmiş bir işletmedeki tüm süreçlerin eğlenceli olacağı anlamına gelmez. Bununla birlikte, düzgün bir şekilde organize edildiğinde, görevler makul bir sürede tamamlanabilir ve günün geri kalanını, daha fazla potansiyel müşteriyi satın alma müşterilerine dönüştürmek, yeni bir ürün grubu oluşturmak veya yeni bir satış kopyası yazmak gibi daha ilginç bir şey üzerinde çalışmaya bırakabilir. Gerçek iş sistemizasyonu sizi özgürleştirirken, sistemleştirme eksikliği sonsuz iş yaratır ve başarılı olma yeteneğinizi engeller.

Çevrimiçi İşletmenizi Neden Sistemleştirmeniz Gerekiyor?

Çevrimiçi işinizi sistemleştirerek kazanabileceğiniz birçok avantaj vardır. Sağlam bir sistemle, kuruluşunuzdaki insanlar gerçekleştirmeleri gereken işi ve onlardan ne beklendiğini net bir şekilde anlarlar. Politikalar olmadan, cevaplanmamış birçok soru vardır ve kalite ve hizmet garanti edilemez. Artık sistemli bir işletmeye sahip olmanın neden iyi olduğunu anladığınıza göre, kazanabileceğiniz faydaları keşfedelim.

Maliyetleri Azaltın

E-posta gelen kutunuzu yönetmek veya posta yığınlarını okumak, zamanınızın en verimli kullanımı değildir. İşletme sahibi olarak, zamanınız yeni iş fırsatlarını analiz etmek veya yeni ürün hatları geliştirmek için daha iyi harcanacaktır. Bir işletmeyi yürütmek için gereken günlük görevlerin çoğunu devretmek, zamanınızı boşaltabilir, böylece enerjinizi işinizi büyütmenize ve gelirlerinizi artırmanıza izin verecek faaliyetlere odaklayabilirsiniz.

Açıkça belgelenmiş iş prosedürleri olmadan, zamanınızın çoğunu tüketen günlük görevleri devredemezsiniz. Süreçlerinizi kaydederek, doğru bir şekilde yapılacağını bilerek görevleri kolayca devredebilirsiniz, bu da daha fazla projeyi denetlemek için zamanınızı boşaltmanıza olanak tanır, bu da büyüyen işiniz için daha fazla gelir getirir.

Verimliliği Artırın

Prosedürleri belgelemek, attığınız gereksiz adımları keşfetmeizi sağlar. Sistemlerinizi kaydettiğinizde, kendinize süreci iyileştirme fırsatı sunarsınız, bu da maliyetlerin düşmesine ve işinizi büyütmek için değerli zamanınızı boşaltmanıza neden olabilir. Ayrıca, görevleri daha az hatayla tamamlamanıza yardımcı olabilir. Yeni prosedürleri belgelemek ve mevcut prosedürleri yeniden belgelemek için zaman ayırmak, günlük görevleri daha verimli hale getirme ve artan iş gelirine odaklanmak için zamanınızı boşaltma fırsatları sağlayabilir.

Performansı İyileştirin

Prosedürlerden yoksun olan işletmeler genellikle görevleri yerine getirme biçimlerine sahip çalışanlara sahiptir. Bu, çalışanlarınızı mutlu edebilirken, verimsizliklere de yol açabilir. Belgelenmiş prosedürlere sahip olmamak, ekibinizin aynı işlevi farklı şekillerde tamamlamasına neden olabilir. Görevi yerine getirmenin en iyi yolunu kaydetmek, herkesin işlerinde daha verimli olmasını ve performanslarını iyileştirmesini sağlayacaktır.

 

 

İletişimi Geliştirin

Bir işletmede zamanın ve kârın en büyük katillerinden biri iletişimsizliktir. Belgelenmiş prosedürler olmadığında, iç ve dış iletişim büyük bir sorun haline gelir. Prosedürleri açıkça yazdığınızda, işlerin nasıl yapılması gerektiği konusunda daha az tartışma vardır.

 

 

 

 

İşletmenizi Ölçeklendirin

Yeni personeli eğitmek için prosedürlere sahip olmak, mevcut personelinizin yeni ekip üyelerini eğitirken yaşadığı stresi azaltacaktır. Belgelenmiş işe alım prosedürlerini takip etmek, her iş için doğru kişileri işe almanıza izin verecek ve ek yardıma ihtiyaç duymadan prosedürleri takip edebileceklerdir.

Yeni işe alımlarınız daha iyi eğitim aldığında, işlerinde daha üretken olabilirler. Yapılan hataların sayısını azaltacak ve genel performanslarını artıracak şekilde eğitilebilirler. Çalışanlarınız daha iyi performans gösterdiğinde, daha fazla satış elde edebilir ve başa çıkmak için daha az hataya sahip olabilirsiniz, sonuçta maliyetleri düşürebilirsiniz.

İlerlemenizi Ölçün

İşletmenize gelen para, ilerlemenizi ölçmenin bir yolu olsa da, pazarlama çabalarınızı veya yeni ürünlerin geliştirme sürecini ölçebilmek, şirketinizin sağlığı hakkında daha iyi bir resim sunacaktır. İşletmeniz organize edilmişse ve prosedürlerinizin açık bir dokümantasyonuna sahipse, bu şeyleri ve diğer endişe alanlarını hızlı bir şekilde kontrol edebilir ve nasıl yaptıklarına dair gerçek zamanlı veriler elde edebilirsiniz.

Daha Fazla Zaman Kazanın

İşletmeniz işlevlerinde ve işleyişinde sistematik olduğunda, zamanınızı boşaltır, böylece işinizin büyümesine yardımcı olacak faaliyetlere odaklanabilirsiniz. Öğleden sonrayı e-postalara yanıt vererek geçirmek yerine, pazarlama çabalarınız üzerinde çalışabilir veya işletmenizi yerel iş etkinliklerinde tanıtabilirsiniz. İş sistemleştirme, ofisten uzakta olduğunuz için şirket operasyonlarınızın durduğundan endişelenmenize gerek kalmadan zamanınızı bu çabalara harcama fırsatı sunar.

İzin Alın

İşletmeden zaman ayırabilmek, sistemli bir işletmenin temel faydalarından biridir. İşletmeniz sistematik olarak organize edildiğinde, şirketinizin yokluğunuzda bile hala çalışabileceğini bilerek tatile çıkabilirsiniz.

Artık sistemli bir çevrimiçi işletmeye sahip olmanın birçok faydası size gösterildiğine göre, durumunuzu değerlendirmek ve çevrimiçi işinizle neyi başarmak istediğinizin bir listesini yapmak için bir dakikanızı ayırmanın zamanı geldi. Ne kadar küçük, belirsiz veya önemsiz görünse de her şeyi yazın. İşletmenizin başarılı olma şansı bile olmadan önce tükenmenin en kolay yollarından biri, her şeyde kendiniz ustalaşmaya çalışmak ve hepsini yapmaktır. Ne kadar iyi olursanız olun, bu düşünce tarzı gerçekçi değildir. Mantıklı ve uygulanabilir bir iş sistemi geliştirmek, başarılı bir çevrimiçi iş kurmanıza ve yönetmenize olanak tanır.

Bölüm 2: Buradan Başlayın- En Çok Yinelenen Görevlerinizi Listeleyin

Zaten bir çevrimiçi işletmeye sahip olsanız da ve kendinizi günlük işlerden sürekli olarak yorgun buluyorsanız veya gelecekte çevrimiçi bir işletme açmayı planlıyorsanız, işinizi sistemleştirme salıncağına girmeniz için hala çok zaman var. Bu kılavuzda özetlenen adımlar üzerinde çalışmaya başladığınızda, birçoğunun sadece sağduyu olduğunu fark etmeye başlayabilirsiniz.

Birinci Adım: Yinelenen Görevleri Tanımlama

İşletmenizi sistemleştirmeye başlamak için hem günlük hem de hafta boyunca yaptığınız tüm genel işlevleri listeleyerek başlamanız gerekir. Bir tuğla ve harç işletmesi, çevrimiçi bir işletme veya fiziksel bir sitenin yanı sıra bir İnternet varlığı içeren hibrit bir işletme olmanız fark etmez. İşte her işletme için geçerli olacak daha yaygın görevlerden bazıları.

Muhasebe

İşletmenizin gelir ve giderleri söz konusu olduğunda, neyin girip neyin çıktığını takip etmek için bir tür süreç oluşturmanız gerekir. Muhasebe görevleriniz için iş sistemlerine sahip olmak, kârlı olduğunuzdan emin olmanızın yanı sıra, vergi beyannamelerinizi yedeklemek için uygun kayıtlara sahip olduğunuzdan ve satıcılarınıza ödeme yaptığınızdan ve müşterilerinizin belirlediğiniz şartlar dahilinde size ödeme yaptığından emin olmanızı sağlayacaktır. Çalışanlarınıza zamanında ödeme yaptığınızdan ve ücretlerinden doğru miktarda vergi kesildiğinden emin olmak da önemlidir.

Bu, işinizde yakından takip etmeniz gereken sistemlerden biridir. Ancak bu, işi kendiniz yapmanız gerektiği anlamına gelmez. Finansal yönetim sistemleri, kredi kartı satın alımlarını izlemekten müşterileri faturalandırmaya, vadesi geçmiş hesapları takip etmeye kadar her şeyi takip etmenizi sağlar. İşte sistemleştirilebilecek diğer muhasebe sistemlerinden bazıları.

• Satın alma
• Kredi kartı alışverişlerinin takibi
• Borç hesapları
• Alacak hesapları
• Bankaya para yatırma işlemleri
• Kesme kontrolleri
• Vergi ödemeleri
• Kar ve zarar tabloları
• Faturalama
• Günlük nakit çıkışı
• Küçük nakit
• Çalışan giderleri
• Bordro

Bu sistemleri hayata geçirmek, çalışanların hırsızlığını önlemeye yardımcı olacak ve işletmenizin sayılarının net bir resmini elde etmenizi sağlayacaktır. Satın alma işleminizi kontrol etmenize ve verilen her kararda imza atmanızı sağlamanıza izin verecektir.

 

İdari Yönetim

Birisi günlük görevlerin yerine getirilmesini sağlamalıdır. İşletmenizin büyüklüğüne bağlı olarak, bu merkezi bir yönetici veya süpervizör veya bir veya daha fazla departmanı denetleyen birkaç yönetici içerebilir. Yönetim, çoğu idari rolün gördüğü yüksek ciro oranı nedeniyle sistemleştirmek için işinizin önemli bir alanıdır. Bir dizi sistemin uygulanması, eğitim süresini kısaltmanıza yardımcı olabilir ve yeni işe alımlara, yeni bir çalışan ekibe her katıldığında telefonun nasıl cevaplanması gerektiğini açıklamak zorunda kalmanızı önleyebilir. İşte sistemleştirilmesi gereken idari görevler.

• Açma kapama işlemleri
• Telefon karşılama
• Posta işleme
• Ofis bakımı
• Dosyalama
• Kâğıt yönetimi
• Belge üretimi
• Envanter yönetimi
• Sipariş işleme
• Sipariş oluşturma

Pazarlama

İnsanlar etrafta olduğunu bilmedikçe ürünleriniz ne kadar iyi olursa olsun, çevrimiçi işinizi yerden kaldırma şansınız yoktur. Pazarlama, stratejiler oluşturmayı, niş pazarlara nasıl ulaşacağınızı, ürününüzü nasıl konumlandıracağınızı, ilgi çekici pazarlama kopyası ve genel pazarlama teminatı yazmayı öğrenmeyi içerir. İşletmenizi pazarlamak muhtemelen zamanınızın çoğunu harcadığınız alanlardan biridir. Büyük olasılıkla çabalarınızı yeni potansiyel müşteriler oluşturmaya ve daha fazla insanın sizi aramasını sağlamaya odaklıyorsunuz. Bu çabalar verimli bir şekilde sistemleştirilebilir ve personelinizin diğer üyelerine devredilebilir. İşte sistemleştirebileceğiniz diğer bazı pazarlama sistemleri.

• Promosyon
• Pazarlama takvimi
• Reklam
• Doğrudan posta
• Reklam oluşturma sistemi
• Sosyal medya
• İçerik oluşturma
• SEO sistemleri
• Bülten şablonları

İşletmenizin birincil tanıtım çabaları için basit sistemler oluşturmak üzere sistemleştirmeyi kullanabilirsiniz. Ekibinizden herhangi biri pazarlama kılavuzunuzu alabilmeli ve başarılı bir e-posta pazarlama kampanyası uygulayabilmeli veya amaçlı bir reklam oluşturabilmelidir.

Satış

Birçok insan satış ve pazarlamayı bir araya getirme eğilimindedir. Bununla birlikte, gerçekten sistemli bir iş yaratmak için, şirket içinde farklı işlevler olarak ele alınmaları gerekir. Pazarlama, işletmenizle ilgili genel kelimeyi çıkarmakla ilgili olsa da satışlar potansiyel müşterileri takip etmek ve potansiyel müşterileri ödeme yapan müşterilere dönüştürmekle ilgilidir. Sistemleştirebileceğiniz satış sistemlerinden bazıları şunlardır:

• Referans programı
• Müşteri elde tutma
• Satış prosedürleri
• Müşteri adayı oluşturma
• Müşteri adayı yönetimi
• Satış komut dosyası

Teknoloji ve Veri

Web sitenizin doğru çalışmasını, sunucularınızın çalışmasını ve iş istasyonlarınızın kritik verileri kaybetmesini önlemenize yardımcı olabilecek güvenilir kaynaklara sahip olmadan her türlü işi yürütmek neredeyse imkansızdır. İşletmenizin, hassas iş bilgilerinizin korunmasını ve kolayca erişilebilir olmasını sağlamak için hem kâğıt hem de elektronik kuruluşunuzu yönetmek için net sistemlere sahip olması gerekir.

İşletmenizde veri yönetim sistemlerini uygulamak, düzenli kalmanıza yardımcı olacaktır. Ekibinizdeki herkes bilginin nerede depolanması gerektiğini ve nasıl işlenmesi gerektiğini bildiğinde, ofiste muazzam kağıt yığınlarının oluşmasını azaltabilirsiniz. İşletmenizin çalışmaya devam etmesini sağlamak için sistemleştirilebilecek diğer bazı veri yönetim sistemleri aşağıda verilmiştir.

• IT yönetimi
• Veri yedekleme
• Bilgisayar onarımları
• Elektronik bilgi depolama
• İstemci dosyaları
• Proje dosyaları
• Satış noktası sistemi
• Finansal veri yönetimi

Veri yönetim sistemlerinizin bir veri yedekleme sistemi içerdiğinden emin olmanız gerekir. Bu, sunucunuza veya bilgisayar yazılımınıza bir şey olması durumunda verilerinizin ve işletmenizin korunmasını sağlayacaktır.

İnsan Kaynakları

Çevrimiçi işinizde yalnızca bir kişi daha olsa bile, birisinin yürüttüğünüz iş türü için geçerli olan yönergeler ve düzenlemeler dahilinde çalıştığınızdan emin olması gerekir. İK politikalarını ve prosedürlerini yönetmek çok önemli olabilir, bu nedenle bu özel işlevin ayrıntılara dikkat eden ve birçok veriyi özümseyebilen başka biri tarafından kontrol edilmesi önemlidir.

Çalışanları işe almak, işten çıkarmak ve eğitmek için sistemler oluşturmanın yanı sıra, İK sistemleriniz aşağıdakiler için belgelenmiş süreçler içerecektir:

• Işe alım
• Alıkoyma
• Teşvik programları
• Çalışan yorumları
• Çalışan geri bildirim süreci
• Çalışan eğitimi
• Mesleki gelişim
• Sürekli eğitim
• İş tanımları ve rol profilleri
• Üniformalar ve kıyafet kuralları

Net beklentileri ve net yapıları olan çalışanlar, pozisyonlarında daha mutlu ve daha üretkendir. Net bir eğitim kılavuzu oluşturmak, her yeni personel üyesini eğitmek için size zaman kazandıracaktır.

İletişim

İletişim, herhangi bir işletmenin önemli bir yönüdür ve genellikle en çok zaman alan parçalardan biridir. Satış mektupları, faks kapak mektupları, dahili notlar, bültenler ve raporlar, kuruluş içindeki farklı kişiler tarafından düzenli olarak oluşturulması gereken tüm iletişim türleridir.

Çoğu zaman işinizde kullandığınız iletişim sistemleri birinden diğerine çok farklı değildir. Ancak, her biri sıfırdan farklı bir kişi tarafından yaratılmıştır. İletişim sistemleriniz sistemleştirme için büyük bir fırsat sağlar. Bu iletişim sistemlerini sistemleştirmek, işinizde tutarlılığa sahip olmanızı sağlar.

• Dahili notlar
• Faks kapak şablonu
• Antetli Kağıt
• Ekip toplantısı gündemi
• Dahili e-postalar
• Bülten şablonları
• Satış mektubu şablonları
• Toplantı tutanakları
• Rapor
• İç toplantılar
• Zamanlama

Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM)

Sistemleştirmeyi düşünmeniz gereken bir diğer kritik alan da müşteri ilişkilerinizdir. Bu, bir müşterinin işletmenizde gördüğü ve dokunduğu her şeyi ve çalışanlarınızla sahip olacağı etkileşimleri içerir.

Müşteri ilişkileriniz için bir sistem kurmak, yeni çalışanların işletmenizin müşterileri nasıl ele aldığını anlamasını sağlayacaktır. Bu, yüksek düzeyde müşteri hizmeti sağlamanıza olanak tanır. Tezler müşteri ilişkileri sistemleri, işinizi sistemleştirmek için mükemmeldir.

• Gelen telefon görüşmesi komut dosyası
• Giden telefon görüşmesi komut dosyası
• Müşteri hizmetleri standartları
• Müşteri elde tutma stratejisi
• Müşteri iletişimleri
• Sürekli müşteri iletişim stratejisi
• Müşteri irtibat politikaları

Satın alma

Çevrimiçi işinizi ne kadar yalın bir şekilde yürüttüğünüz önemli değil, zaman zaman işletmeniz için ürün satın almanız gerekecektir. Yalnızca genel ofis malzemeleri, zaman zaman bir yazılım programı veya promosyon malzemeleri satın alıyor olsanız da, bir sürece sahip olmak, ihtiyacınız olan öğelerin asla tükenmemesini sağlayabilir. Sistemleştirebileceğiniz satın alma sistemlerinden bazıları şunlardır:

• Envanter
• Genel tedarik siparişleri
• Nakliye malzemeleri
• Fiyatlandırmanın değerlendirilmesi
• Politikalara uygunluk
• Dosyalama evrakları

Şirketinizde, satıcılarınızla ilişki kurabilecek ve satın aldığınız mal ve hizmetlerde en iyi fiyatları almanızı sağlamak için ilişkiyi sürdürebilecek birine sahip olmak çok önemlidir.

İlk listenizin, işletmenizi yönetmekle ilgili tüm temel işlevleri kapsaması gerekir. Listeyi yerleştirdikten sonra, işlemin bir sonraki adımına başlayabilirsiniz.

İkinci Adım: İşlevleri Düzenleme ve Önceliklendirme

İşletmenizdeki tüm yinelenen görevleri belirledikten sonra, bu işlevleri organize etmenin ve önceliklendirmenin zamanı gelmiştir. İşletmenizin büyüklüğüne bağlı olarak, işletmeniz nispeten küçük kaldığı sürece bazı görevleri tek bir genel kategoride birleştirebilirsiniz. Ayrıca, gerektiğinde kategorileri daha sonra her zaman bölebileceğinizi hatırlamak da önemlidir. Temel iş işlevlerinize nasıl öncelik verebileceğinize dair bazı örnekler aşağıda verilmiştir.

Ürün Geliştirme (ARGE)

Bir işe başlamadan önce, potansiyel müşterilere sunabileceğiniz temel bir ürün veya hizmete sahip olmanız gerekir. Bu, ürün geliştirmeyi işinizdeki en kritik işlevlerden biri haline getirir ve bu nedenle öncelik listenizin en üstüne yerleştirilmelidir. Ürün geliştirmenin iş boyunca yüksek kalmaya devam etmesi muhtemeldir, çünkü pazarınızda rekabetçi kalması için ürününüzü zaman içinde sürekli olarak iyileştirmeniz ve rafine etmeniz gerekecektir. Temel çizginize iltifat edecek yeni ürünler bulmak, aynı zamanda işinizde geçirdiğiniz süre boyunca gerçekleştirmeniz gereken bir işlev olacaktır.

İdari Yönetim ve Muhasebe

Küçük işletmeler için, yönetim ve muhasebe işlevlerini birleştirmek mantıklıdır. Günlük büro görevleriyle ilgilenebilecek ve kitaplara kredi ve borç gönderebilecek tek bir ofis yöneticisi kiralayabilirsiniz. Şirketiniz genişledikçe, bu iki işlevi ayrı ekiplere ayırabilirsiniz. Ürün veya hizmetlerinizi satmaya başlamadan önce, işletmenizin bu iki alanının yapılandırılmış ve yerinde olması gerekir.

Teknik Destek

Çalışan bir web siteniz yoksa veya ekipmanınızla ilgili sorunlarınız varsa, çevrimiçi bir işletmeyi başarıyla yürütemezsiniz. Bir siteyi nasıl kuracağını ve yöneteceğini ve ekipmanınızı çalışır durumda tutacağını bilen birine sahip olmak, ilk satışınızı yapmadan önce yerinde olması çok önemlidir.

Satış, Pazarlama ve Müşteri Desteği

Çevrimiçi işinize ilk başladığınızda, bu iş işlevleri bir veya iki kişi tarafından birleştirilebilir ve ele alınabilir. Zamanla, işiniz yerden kalktıkça ve büyümeye devam ettikçe, bu işlevleri kendi departmanlarına bölmeniz ve her görevle birlikte gelen süreçler için belgelenmiş ayrı politikalara sahip olmanız gerekecektir.

Listenizi analiz ettikten ve işlevleri, işinizi kurmak ve çalıştırmak için önemlerine ve ihtiyaçlarına göre önceliklendirdikten sonra, bir sonraki adım, ofiste olmasanız bile, işinizi sürdürmek için gerekli olacak politika ve prosedürleri geliştirmektir.

Adım 3: Politika ve Prosedürlerin Geliştirilmesi (Kültür Oluşturmak)

Önceliklerinizi sıraya koyduğunuzda, işinizin merkezinde yer alacak politika ve prosedürleri geliştirmeye başlamanızın zamanı geldi. Bu politikalar ve prosedürler, işletmenizin temel işlevlerinin her birinin sorunsuz çalışmasını sağlar, böylece zamanınızı ve çabanızı işinizi büyütmeye odaklayabilirsiniz. Bu adımda çalışırken, başlangıçta birkaç işlevi tek bir şemsiye altında birleştiriyor olsanız bile, bu işlevlerin her birinin kendi özel süreçleri ve sorumlulukları ile açıkça tanımlanması gerektiğini aklınızda bulundurmanız gerekir.

Politika ve prosedürler geliştirmek, bir eğitim el kitabında belgelenebilecek mantıksal bir süreç oluşturmaktan başka bir şey değildir. Üç kişilik bir ekip için üç yüz kişilik bir grup için olduğu kadar alakalı olmalılar. İşletmenizin temel işlevlerinin her biri için prosedürler oluşturmaya başlamanıza yardımcı olacak bazı örnekler.

Muhasebe

Borç ve Alacaklara ne sıklıkta kayıt yapılması gerektiğine, vergilerin ne zaman belirlenmesi gerektiğine, çalışan bordrosunun nasıl ele alınacağına ve giderlerin nasıl izleneceğine ilişkin yönergeler içeren politikalarınız olmalıdır.

İdari Yönetim

İdari politikalar ve prosedürler, çalışanların nasıl programlanacağı, mektupların ve genel yazışmaların nasıl hazırlanacağı, dosyalama sisteminin nasıl düzenleneceği ve sürdürüleceği, departman personeli için seyahat rezervasyonu ve ofis malzemelerinin sipariş edilmesi konularında kılavuzlar içermelidir.

Satış, Pazarlama ve Müşteri Desteği

Satış, pazarlama ve müşteri destek departmanlarının, halkla nasıl etkileşime girileceğine dair açıkça tanımlanmış talimatlara sahip olması gerekecektir. Pazarlama, tüketicilere hitap eden ilgi çekici reklamların nasıl oluşturulacağına dair yönergelere ihtiyaç duyarken, Satış ve Müşteri Destek departmanları potansiyel müşterilere yaklaşırken ve mevcut olanlarla ilgilenirken şirketi temsil edecektir.

Dördüncü Adım: Süreçlerin Belgelenmesi

İş sistemlerinizin doğru çalışması için, herhangi bir durumda ne yapılması gerektiği konusunda yanlış iletişim veya karışıklık fırsatı olmaması için açıkça belgelenmeleri gerekir. Süreçlerinizi ve prosedürlerinizi kaydetmek korkutucu olabilirken, bunu yönetmek için bazı mükemmel kaynaklar vardır.

Yeni işe alımlarınız, muhtemelen, çalışacakları alanda biraz deneyime sahip olacaklardır. İşletmeniz için politikalar ve prosedürler oluşturmanıza yardımcı olması için bu deneyimden yararlanın. Süreçleri yazmak için harcadığınız zamanı azaltmak için, internette bulunan veya diğer şirketlerden elde edilen şablonlara ve örneklere dönün. Değerli zamanınızı tekerleği yeniden icat etmek için harcamanızın bir anlamı yok. İhtiyacınız olan bilgilerin çoğu zaten yazılmıştır ve sizin tarafınızdan minimum çabayla şirketiniz için çalışacak şekilde özelleştirilebilir.

Şirketinizde politikalarınızı ve prosedürlerinizi belgelemenize yardımcı olacak zamana veya kaynaklara gerçekten sahip değilseniz, bir eğitim kılavuzu ve uygulanabilir bir çalışan el kitabı oluşturmanıza yardımcı olması için her zaman bir iş danışmanı kiralayabilirsiniz. Bu tür bir hizmete harcadığınız para, uzun vadede buna değecektir.

Beşinci Adım: Süreçleri Uygulayın

İşlemlerinizi ve prosedürlerinizi belgelemeye başladıktan sonra, bunları bir test sürüşüne çıkarmak isteyeceksiniz. Temel yapının sağlam olup olmadığını belirlemek için süreçleri uygulamaya başlayın. Yol boyunca çarpmalarla karşılaşırsanız üzülmeyin, hiçbir işletme, büyüklüğü ne olursa olsun, ilk seferinde tamamen doğru olanı yapmaz. İşlemler üzerinde bir test çalışması yaparken, şirketinizin siz uzaktayken sorunsuz bir şekilde çalışabilmesini sağlamak için sürecin yol boyunca ayarlanma potansiyeline sahip olup olmadığını düşünün.

Şirketiniz büyüdükçe, çeşitli departmanlara pozisyonlar eklemeyi, yeni yasa ve yönetmeliklere uyum sağlamak için politika ve prosedürleri ayarlamayı veya eskilerini bölerek yeni departmanlar oluşturmayı gerekli bulacaksınız. Birincil sisteminiz sağlamsa, şirketinizdeki bu yeni gelişmelerle başa çıkmak nispeten acısız olacak ve iş yapma şeklinizi tamamen elden geçirmenizi gerektirmeyecektir.

Altıncı Adım: İşletmenizin Akışının Diyagramını Çizin

Sadece işinizdeki işlevleri tanımlamanız ve önceliklendirmeniz yeterli değildir. Ayrıca, bu temel alanların her biri arasında mantıksal bir bağlantı ve akış olduğundan emin olmanız gerekir.

Her departmanın ne yapması gerektiğini anladıktan sonra bu gereksiz görünse de bunu kolyeye giren mücevherleri yaratmak olarak düşünebilirsiniz. Kendi başlarına güzel olabilirler, ancak doğru bir şekilde bağlanmazlarsa, kimse onları giyemez.

İşletmenizdeki iletişim akışının diyagramını çizme ve tanımlama konusunda size yardımcı olacak bazı fikirler.

• İşlerin her departmanda nasıl aktığının diyagramını çizerek başlayın. Örneğin, yeni bir müşteri siparişi Satış ile başlar, Sipariş İşleme’ye gider, ardından kargolamaya giden yolu bulur ve son olarak faturalandırma ile sona erer. Bir noktada, Müşteri Desteğinin, müşterinin satın alımlarından memnun olduğundan emin olmak ve takip etmekle ilgilenmesi gerekecektir.
• Ardından, akıştaki her ilerlemeden kimin sorumlu veya sorumlu olduğunu belirleyin.
• Siparişin akışının süreç boyunca ilerlemesinin ne kadar sürdüğünü değerlendirin ve herhangi bir alanın iyileştirilmesi gerekip gerekmediğini belirleyin. Çeşitli süreçleri diyagramlamak için zaman ayırmak size birkaç yönden yardımcı olacaktır.

İlk olarak, uyguladığınız politika ve prosedürlerin doğru çalışıp çalışmadığını netleştirecektir. İkincisi, sizin ve ekibinizin iletişimi geliştirebileceğiniz, prosedürleri daha net bir şekilde tanımlayabileceğiniz ve hem zamandan hem de paradan tasarruf etmek için hangi adımların kolaylaştırılabileceği alanları belirlemenize yardımcı olacaktır.

Bu çok fazla iş gibi görünse de başarılması nispeten kolaydır. Bu prosedürleri geliştirmek için harcadığınız ayrıntı ve zamanın derecesi, işletmenizin büyüklüğüne ve doğasına bağlı olacaktır. Bazı adımlar birkaç dakika içinde tamamlanabilirken, diğerlerinin tamamlanması günler veya haftalar alacaktır. İşinize ilk başladığınızda sağlam bir temel oluşturmak, şirketinizi kurduktan ve çalıştırdıktan sonra size önemli miktarda zaman ve para kazandıracaktır.

Bölüm 3: Çevrimiçi İşletmenizi Sistemleştirmek için Araçlar

İstikrarlı, öngörülebilir satışlar üretebilen başarılı bir iş kurmak istiyorsanız, ofiste olmasanız bile işletmenizin çalışmaya devam etmesini sağlayacak sistemler geliştirmeniz gerekir. Günlük olarak uğraştığınız çok sayıda görev, e-posta, proje, müşteri ve sosyal medya pazarlaması nedeniyle stresli hissediyorsanız, birkaç araç görevlerinizi otomatikleştirebilir ve zamanınızı boşaltabilir.

Aşağıdaki araçlar, başarılı bir işletmeyi yürütmek için gereken temel günlük görevlerin çoğunu otomatikleştirmenize yardımcı olacaktır. Bu araçlardan bazılarını kullanarak zamanınızı boşaltabilirsiniz, böylece daha üretken olabilir ve üzerinde çalışmanız gereken görevlere odaklanabilirsiniz.

Asana

Asana (https://asana.com), işinizi ilerletmenize yardımcı olan bir araçtır. Ekibinizin çalışmalarını izlemesi ve sonuç alması için en kolay yoldur. Asana, ekibinizle yaptığınız tüm konuşmalar uygulamada gerçekleştiği için e-postalarınızı serbest bırakmanıza yardımcı olabilir. Asana kuruluşlar tarafından kullanılmak üzere tasarlanmış olsa da, kendi işlerini yürüten bireyler de aracı işlerinde kullanmaktan yararlanabilirler. İşte işinizi sistemleştirmeye çalışıyorsanız bunu mükemmel bir araç haline getiren birkaç önemli nokta.

“Yapılacaklar” listenizi, bu görevlerin ne zaman ödeneceğine, projede çalışmak üzere kimin ayrıldığına ve projenin kendisine bağlı olarak eyleme geçirilebilir görevlere böler. Bu özellik, ekibinizle daha büyük projelerde işbirliği yapmanıza veya küçük, bireysel görevlere odaklanmanıza olanak tanır.

• Görevleri daha verimli bir şekilde devretmenizi sağlar.
• Google Drive ve Dropbox ile çalışır, böylece proje içindeki dosyaları kolayca paylaşabilirsiniz.
• Ücretsizdir.

Ontraport

Ontraport (https://ontraport.com), tüm iş araçlarınızı, müşteri bilgilerinizi ve verilerinizi tek bir uygulamada bir araya getiren hepsi bir arada bir iş otomasyon aracıdır. İşletmenizi e-posta, kartpostal, SMS ve daha fazlasını kullanarak pazarlamanıza izin verecek gerçek bir pazarlama otomasyon sistemidir. Ayrıca, programlarınızı, ürünlerinizi ve hizmetlerinizi, işletmeniz için bir ödeme işleme seçeneğiyle sorunsuz bir şekilde satmanızı sağlayacak bir özelliğe PayPal veya satıcı sağlayıcısına sahiptir. İşte Ontraport’un işletmeniz için harika bir otomasyon aracı olmasının nedenlerinden sadece birkaçı.

• Tüm müşteri yolculuğunuzu haritalandırmanızı sağlar. Çoğu pazarlama aracı size e-postanızın nasıl performans gösterdiğini veya sayfalarınızın nasıl dönüştüğünü gösterirken, Ontraport tüm işletmenizin tek bir kampanya haritasında nasıl performans gösterdiğini gösterir.
• Araçlar kampanya raporlama özelliği aracılığıyla kimin ne zaman dönüşüm sağladığını, nereden geldiklerini ve yaşam boyu değerlerini görebilirsiniz. Aldığınız veriler daha sonra pazarlama etkinliğinize geri bağlanabilir, böylece hangi kampanyaların işe yaradığını bilirsiniz.
• Kampanyanızı sıfırdan oluşturmanıza veya e-postaları, önceden tasarlanmış sayfaları ve kampanyanızı başlatmak için ihtiyacınız olan diğer her şeyi içeren geniş anahtar teslim şablon kitaplığından bir kampanya seçmenize olanak tanır.

Slack

Slack (https://slack.com), ekibinizin bir proje başlatmasına, yeni çalışanlar işe almasına, bir satış sözleşmesini gözden geçirmesine, bütçenizi tamamlamasına, ölçmesine ve A / B testine ve daha fazlasına olanak tanıyan bir iş aracıdır; hepsi kullanımı kolay arayüzünden. Program, mesajlaşma, dosyalar ve araçlar için tek bir yer sağlayarak ekibinizle işbirliği yaparken zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. İşte Slack’in işletmenize sunması gereken özelliklerden sadece birkaçı.

• Konuşmaları bir araya getirmek için kanalları kullanan organize konuşmalar. Kanallar takım, proje veya istemci tarafından düzenlenebilir ve ekip üyelerinin gerektiğinde herhangi bir kanala katılmasına ve ayrılmasına izin verebilir. Ayrıca, yan konuşmaların eldeki projeyi veya konuyu raydan çıkarmasını engelleyen iş parçacıklarına da sahiptir.
• Slack ayrıca konuşmaları aramanıza ve bunları ortak bilgiye dönüştürmenize olanak tanır. Kullanıcılar, sorunlarının zaten çözülüp çözülmediğini görmek için kanallarda yayınlanan her şeyi keşfedebilir.

Deadline Funnel

Deadline Funnel (https://deadlinefunnel.com), programlarınızı web seminerleri aracılığıyla canlı olarak satmanıza ve müşterilerinizin sepetin sona ermesine kadar geri sayım yapan zamanlayıcıları kullanarak tamamen otomatik olan mini lansmanlara girmelerine izin verecek bir programdır. Son teslim tarihi dönüşüm hunisinin kullandığı geri sayım sayaçları, her ziyaretçiye göre kişiselleştirilerek pazarlama huninize aciliyet hissi eklemenize olanak tanır. Son teslim tarihi dönüşüm hunisiyle, abonelerinizin her birine kendi son teslim tarihlerini sağlayan gerçek, yaprak dökmeyen kampanyalar oluşturabilirsiniz. İşte işletmelerin şirketlerinde son teslim tarihi hunisini kullanmalarının birkaç nedeni.

• Herkes için aynı son tarihi belirleyebilme özelliği ile ürün lansmanlarınız için son tarih kampanyaları oluşturabilirsiniz. ActiveCampaign, HubSpot, MailChimp ve Ontraport dahil olmak üzere birçok güçlü iş sistemiyle entegre olur.

Lead Pages

Potansiyel Müşteri Sayfaları (https://leadpages.net), işletmelerin kolayca çarpıcı katılım kampanyaları oluşturmalarına yardımcı olarak potansiyel müşterileri hızlı bir şekilde yakalamalarına, müşterileri dönüştürmelerine ve kampanyalarını en sevdikleri tüm dijital pazarlama araçlarına entegre etmelerine olanak tanır.

• Hedef kitlenizin en sevdiği bağlı cihazlara sorunsuz bir şekilde uyum sağlayan mobil uyumlu şablonlar oluşturun.
• Anında ilgi çekici reklamlar oluşturmak için içeriği doğrudan sayfanızdan çeken bütünleşmiş Facebook Reklam Oluşturucu ile kolayca reklam oluşturun.
• Kampanyalarınıza hızlı bir şekilde ince ayar yapın ve reklamın birden fazla sürümünü yan yana test ederek maksimum etki yaratın, böylece neyin işe yaradığını koruyabilir ve neyin işe yaramadığını anlayabilirsiniz.

Calendly

Calendly (https://calendly.com), işletmelerin ileri geri e-postalar olmadan toplantılar planlamasına yardımcı olur. Calendly, basit kurallar oluşturmanıza ve Calendly’nizi e-posta yoluyla veya web sitenize gömülü bağlantılar aracılığıyla paylaşmanıza olanak tanır. Calendly, Outlook, Google, iCloud veya Office 365 takvimlerinizle çalıştığından, hiçbir zaman iki kez rezerve edilmezsiniz. İşte Calendly’de işletme sahiplerinin sevdiği özelliklerden bazıları.

• Programları üzerinde tam kontrole sahiptirler. Program, toplantılar arasında arabellek süreleri ayarlamanıza, son dakika toplantılarını önlemenize, gizli etkinlikler oluşturmanıza ve daha fazlasını yapmanıza olanak tanır.
• Program son derece esnektir ve ortak kullanılabilirlik toplantılarını, hepsini bir kez deneme toplantılarını ve bire bir toplantıları destekler.
• Salesforce, GoToMeeting, Zapier ve çok daha fazlası gibi tüm favori iş uygulamalarınızla çalışır.

GoToWebinar

Web seminerleri birçok çevrimiçi işletmenin büyük bir parçası haline geldi. GoToWebinar (https://gotomeeting.com), çalışanlarla, potansiyel müşterilerle ve müşterilerle hızlı ve daha verimli bir şekilde iletişim kurmanızı sağlar. Büyük insan gruplarını kolayca idare edebilir ve sunumunuzu bir sohbete ve konuşmayı satışa dönüştürebilir. Hem büyük şirketler hem de küçük işletmeler GoToWebinar ile hikayelerini anlatabilir ve izleyicilerine ulaşabilir. Aşağıdaki özellikler GoToWebinar’ı herhangi bir işletme için vazgeçilmez bir araç haline getirir.

• E-posta otomasyon özelliği, kullanıcıların özel e-posta davetiyeleri, onaylar ve hatırlatıcılar oluşturmasına olanak tanır. Otomatik e-posta şablonlarıyla, aracın tüm işi sizin yerinize yapmasına izin verebilirsiniz.
• Web seminerini gerçekten sizin yapmak için GoToWebinar, web seminerlerinizde kullanılan tüm materyallerde şirket logonuzu ve özel resminizi görüntülemenizi sağlar.
• Web seminerlerinizi daha etkili hale getirmek için video paylaşma yeteneği ekleyin. MP4 dosyaları yükleyin veya YouTube’da video klipler paylaşın ya da yüksek kaliteli videoyla bir tanıtım videosu ve daha fazlasını paylaşın.

DropBox

Dropbox (https://dropbox.com) işi ile şirketinizin hassas verileri ve diğer faaliyetleri üzerinde tam kontrol sahibi olurken şirketinizi sınırsız bir şekilde büyütebilirsiniz. Esnek depolama planları ve ekip depolama yönetimi, güçlü dosya paylaşımı iş aracının özelliklerinden sadece birkaçıdır.

• Yönetici kontrol paneli ile ekip etkinliğini izleyebilir, bağlı cihazları görüntüleyebilir ve paylaşım etkinliğini tek bir yerden denetleyebilirsiniz.
• Uzaktan silme özelliği, tüm şirket dosyalarınızın yanlış ellere geçmesini önlemek için kayıp veya çalıntı cihazlardaki dosyaları temizlemenize olanak tanır.

Dropbox kağıt özelliği, yönetici kontrollerinin ek avantajıyla ekibinizin tüm üyelerini senkronize etmenin, paylaşmanın ve tutmanın basit ama güçlü bir yoludur.

Google Docs

Google Dokümanlar (https://docs.google.com), ekip üyelerinin dokümanlar üzerinde gerçek zamanlı olarak çalışmasına olanak tanıyan sağlam bir belge paylaşım ve düzenleme aracıdır. Anında senkronizasyon yetenekleri ile program, birisinin başkasının katkısını geçersiz kılma olasılığını azaltır. Google Dokümanlar, metin ve paragrafları biçimlendirmeyi kolaylaştıran akıllı düzenleme ve stil araçlarıyla tüm işletme dokümanlarınıza hayat verir. Diğer özellikler şunlardır:

• İşinizi daha profesyonel ve hayatınızı çok daha konforlu hale getirmek için tasarlanmış yüzlerce şablon. Çok çeşitli rapor, özgeçmiş ve diğer önceden hazırlanmış belgelerle, tüm belge oluşturma gereksinimlerinize hızlı bir başlangıç yapabilirsiniz.
• Google Dokümanlar web tabanlı bir araç olduğundan, tüm belgelerinizi istediğiniz zaman ve istediğiniz yerden alabilirsiniz. Siz ve tüm ekibiniz, bağlantı olmasa bile favori aygıtlarınızdan belgelere erişebilir, bunları oluşturabilir ve düzenleyebilirsiniz.
• Belgelerde yapılan tüm değişiklikler siz yazarken otomatik olarak kaydedilir. Program ayrıca düzeltme geçmişini de tutar, böylece raporun eski sürümlerini hızlı bir şekilde görüntüleyebilir ve değişiklikleri yapıldıkları tarihe veya değişikliği kimin yaptığına göre sıralayabilirsiniz.

Google Calendar

Google Takvim (https://calendar.google.com) ile günlerinizden en iyi şekilde yararlanın. Yeni tasarlanan uygulama, programınızı yönetmek için daha az, keyfini çıkarmak için daha fazla zaman harcamanıza yardımcı olur. Google Takvim’e eklediğiniz tüm etkinlikler çevrimiçi olarak depolanır, böylece telefonunuzu kaybederseniz programınızı kaybetmezsiniz.

Asistler özelliği ile sadece birkaç dokunuşla etkinlik oluşturabilirsiniz. Akıllı öneri ile hızlı ve kolay bir şekilde etkinlik başlıkları oluşturabilir, takviminize kişi ve yer ekleyebilirsiniz.

• Gününüz, haftanız ve ayınız için birden fazla görünüm elde edin. Davetlileri etkinliklerinize kolayca davet edin ve takviminizi web’de görüntüleyin.
• Gmail hesabınızdaki etkinlikler otomatik olarak takviminize eklenir

Webinar Jam (funnel Platformu)

Webinar Jam (https://webinarjam.com), işletme sahiplerine eşleştirilemeyecek bir değerde eşsiz esneklik ve yüksek teknoloji hassasiyeti sunar. Altı adede kadar ortak sunucu davet etme yeteneği ile Webinar Jammer, piyasadaki en iyi iş birliği araçlarından biridir. Program, tüm tarayıcılar, işletim sistemleri ve cihazlarla uyumludur ve herkesin web seminerinize katılmasını kolaylaştırır.

• Doğrudan ekranınızda çizim yapın ve işaretleyin ve beyaz tahta fikirlerinizi gerçeğe dönüştürün. Sunumları, eğitimleri, yazılım demolarını, dersleri çalıştırırken veya zihin haritalarını paylaşırken ekranda ek açıklamaları hızla vurgulayabilir ve yazabilirsiniz.

Screencast-o-Matic

Screencast-o-Matic (https://screencast-o-matic.com) ile video oluşturmak, yönetmek ve ekibinizle paylaşmak için ihtiyacınız olan her şeye sahip olursunuz. Entegrasyonlar, platformu uçtan uca veya video düzenleme ve ekran kayıt araçları olarak kullanmanıza olanak tanır. Screencast-o-Matic, her boyuttaki işletme için sezgisel, güçlü bir ekran kayıt ve video düzenleme aracıdır.

• Metin ek açıklamaları, şekiller eklerken veya serbest el çizerken ekranınızı veya web kameranızı yakalamak için gelişmiş bir ekran kaydediciye sahiptir. Ayrıca, diğer video ve ses ortamlarını sorunsuz bir şekilde içe veya dışa aktarabilir ve karıştırabilirsiniz. Gelişmiş video yönetimi ve paylaşımı sayesinde tüm videolarınızı ve bunların nasıl görüntülendiğini verimli bir şekilde yönetebilirsiniz. Kanalları konuya göre hızlı bir şekilde ayarlayın, yorumlar ve notlar gibi kullanıcı seçeneklerini ayarlayın ve videoları kimlerin görebileceği için izinleri ayarlayın.
• API ile iş akışınızı eğitim, iletişim, destek ve öğrenim yönetim sisteminize kolayca entegre edin.

HootSuite

HootSuite (https://hootsuite.com) ile sosyal medyanızla daha fazlasını yapın. HootSuite, yalnızca sosyal medya katılımınızı geliştirmeye değil, aynı zamanda Twitter ve Facebook gibi 35’ten fazla küresel ağda otomatikleştirmenize yardımcı olmaya kendini adamıştır. Sektörünüzdeki sosyal medya etkilerini tanımlar ve sizin için sosyal medya stratejilerini otomatikleştirir.

• Tüm sosyal yayınlarınızı kullanımı kolay bir arayüz aracılığıyla planlayarak değerli zamanınızdan tasarruf edin. Aynı anda yüzlerce sosyal medya gönderisini otomatik olarak planlayarak işletmenizin sosyal varlığını günün her saatinde aktif tutun.
• Programların sosyal analiz özelliği ile sosyal yatırım getirinizi (ROI) izleyin ve kanıtlayın. Kapsamlı raporlarla sosyal medya kampanyalarınızın etkisini hızla ölçün. Her sosyal kanalın dönüşüm oranlarını ölçün ve ücretli ve sahip olunan medya arasında YG’yi ayırın.

Infusionsoft

Infusionsoft (https://infusionsoft.com), küçük işletmelere yardımcı olmak için özel olarak tasarlanmış hepsi bir arada bir pazarlama çözümüdür. Müşteri adayı puanlamasını ve yakalamayı otomatikleştirmenize ve aracın güçlü müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) özelliklerine sahip bir segmente olanak tanır. Geniş uygulama pazarı aracılığıyla yüzlerce üçüncü taraf iş hizmetiyle hızla tümleştirin.

. Infusionsoft ile daha organize olun. Tüm müşteri bilgileriniz tek bir yerde toplanır, bu da önceki tüm müşteri etkileşimlerinizi hızlı bir şekilde gözden geçirmenizi sağlar. Basit panolar ve raporlar, hedef kitlenizin kampanyalarınıza tam olarak nasıl yanıt verdiğini gösterir.

• Müşterilerinizi hedefleyen takip e-posta kampanyaları oluşturarak daha fazla müşteri edinin.
• Pazarlama otomasyonu özelliği, satış hunisindeki potansiyel müşterileri çalıştırmanıza ve çalışan bir satış kanalı oluşturmanıza olanak tanır. Okunması kolay analizlerle neyin işe yarayıp neyin yaramadığını hızlı bir şekilde görebilirsiniz.

MailChimp

MailChimp’in (https://mailchimp.com) birincil odak noktası e-posta pazarlamasıdır ve piyasadaki en uygun fiyatlı otomasyon araçlarından biridir. Pazarlama otomasyonu özellikleri, müşterileri belirli verilere dayanarak hedeflemenizi sağlar. Uygulama programı arayüzleri (API) ile zamanlama ve segmentasyon araçlarıyla müşteri iş akışları oluşturun ve çok sayıda Web teknolojisiyle kolayca entegre olur.

• Hedefli e-posta ve reklam kampanyaları oluşturmak için mağazanızı MailChimp tarafından sunulan yüzlerce e-ticaret entegrasyonundan birine bağlayın.
• Mailchimp’teki sağlam pazarlama otomasyonu, e-postalarınızın doğru zamanda doğru kişilerin önüne çıkmasını sağlar. Müşterileri tercihlere, davranışlara ve önceki satışlara göre hedeflemenize olanak tanır.
• Facebook, Google ve Instagram reklamlarıyla daha geniş bir kitleye ulaşarak kârlılığınızı daha az adımda artırın.

Needls

Needls (https://needls.com) ile tüm dijital reklamlarınızı otomatik olarak oluşturun, hedefleyin ve optimize edin. Başlamak için tek yapmanız gereken resimlerinizi, videolarınızı ve birincil mesajınızı yüklemek ve gerisini Needls’in sizin için yapmasına izin vermek. Mükemmel reklamı bulmak için saatler harcamayı bırakın. Ziyaretçilerinizi satışa dönüştürmek için ihtiyacınız olan tüm araçlarla kendinizi donatın.

. İğneler, isteklerini ve ihtiyaçlarını sosyal medya hesaplarına gönderirken ideal müşterinizi hızlı bir şekilde tanımlayacak ve daha sonra zamanında reklamlar gösterecektir, böylece işlerini kazanma şansınız en yüksek olacaktır.

• Reklamlarınızı yılın 365 günü, 7/24 otomatik olarak optimize edin ve yeniden hedefleyin.
• Daha fazla satış, sorgu ve telefon görüşmesi yakalayan basit, yüksek dönüşüm sağlayan açılış sayfaları oluşturun.

Salesforce

Dünyanın önde gelen iş otomasyonu ve müşteri ilişkileri yönetimi şirketlerinden biri olan Salesforce (https://salesforce.com), dijital pazarlama kampanyalarınızı geliştirmek için işletmeler tarafından kullanılabilir. Güçlü pazarlama ve satış otomasyonu araçları, geniş API pazarı aracılığıyla yüzlerce üçüncü taraf iş uygulamasıyla entegre olabilir.

• Tüm kişilerinizi yönetin ve fırsatları herhangi bir masaüstü veya cihazdan izleyin.
• Tahmine dayalı puanlama, eyleme dönüştürülebilir içgörüler, doğru tahmin ve akıllı otomasyon ile müşteri verilerinizi Sales Cloud Einstein ile kapalı anlaşmalara dönüştürün.
• Bire bir yolculuklara güç katmak için tüketicilerinizin her birinin tek ve kapsamlı bir görünümünü oluşturun.

IFTTT

“If This Then That” anlamına gelen IFFTT (https://ifttt.com), işletmelerin önceden tanımlanmış tetikleyicilere dayanarak belirli eylemler gerçekleştiren tarifler oluşturmasına olanak tanıyan kolaylaştırılmış bir otomasyon aracıdır. Şu anda işletmenizi web üzerinden otomatikleştirmeniz için 240’tan fazla üçüncü taraf uygulama bağlantısı bulunmaktadır.

• Tek bir düğmeye dokunarak tüm uygulamalarınızı ve cihazlarınızı yeni yollarla birbirleriyle konuşturun.

Bu otomasyon teknolojileri, gereksiz süreçleri tamamlamak için harcadığınız zamandan tasarruf etmenizi sağlar, böylece dikkatinizi işinizi büyütmek için gereken görevlere odaklamaya başlayabilirsiniz. Ekip iş birliği araçları ve belgeleme araçlarıyla, nerede olurlarsa olsunlar projelerin zirvesinde kolayca kalabilir ve çalışanlarınızla sorunsuz bir şekilde çalışabilirsiniz.

Bölüm 4: Süreçlerinizi Nasıl Belgeleyebilirsiniz – Standart Nasıl Oluşturulur

Çalışma Prosedürleri (SÇP’ler)

İşletmenizi gerçekten sistematikleştirmek ve sorunsuz çalışmaya devam etmesini sağlamak için süreçlerinizi belgelemeniz ve Standart Çalışma Prosedürleri El Kitabı veya SÇP oluşturmanız gerekir. Standart işletim prosedürleri, herhangi bir şirket için işletim sisteminin önemli bir parçasıdır. Bu fikir basit bir fikirdir ve ABD ordusu ve McDonald’s gibi başarılı işletmeler tarafından kullanılmaktadır.

SÇP yönergeleri, iş yapma şeklinizin tamamını kolaylaştırmak için oluşturulmuştur. İşlerin daha sorunsuz ve zahmetsiz çalışmasını sağlamak ve maliyetli hataların oluşmasını önlemeye yardımcı olmak için tasarlanmıştır. SÇP’ler yalnızca işletmenizdeki her görevi basitleştirip resmileştirmekle kalmaz, aynı zamanda bunu da gerçekleştirir, böylece şirketinizdeki hiçbir süreç yalnızca ekibinizin tek bir üyesinin ellerine kalmaz.

İşletmenizdeki SÇP’lerin eksikliği, kilit kişilerin ayrılması durumunda bilgi ve uzmanlıklarının onlarla kaybolmaması koşulu yaratır. Bu sistemler olmadan, işinizin sonunda sakat kalma riskiyle karşı karşıya kalırsınız, çünkü iş modelinizin “gizli sosunu” bilen tek kişi olan bir avuç insanın uzmanlığına operasyonel olarak güvenirsiniz. SÇP’lerin uygulanması, kilit kişilerin kaybının işinizi sakat bırakabileceği konusunda endişelenmenize gerek kalmayacağı anlamına gelir.

İş Sistemlerinizi Nasıl Belgeleyebilirsiniz?

İş sistemlerinizi belgelendirirken ve bir SÇP oluştururken, hem görevin nasıl yapıldığını, hem de görevin neden yapıldığını ve görevin işletmenin genel başarısı için önemini dahil etmek önemlidir. Çalışanlarınız, bir işlevin ne kadar önemsiz olduğunu düşünürlerse düşünsünler, aslında işin başarısı için genel tasarımın önemli bir parçası olduğunu anlamalıdır. Her prosedürün ilk taslağı aşağıdakileri içermelidir:

• SÇP(Standart Çalışma Prosedürü)’nin başlığı
• SÇP(Standart Çalışma Prosedürü)’nin nedeni
• Görevi tamamlamak için gereken özel eylem adımları

Sürecin başarılı olabilmesi için bu üç maddenin taslakta ele alınması gerekmektedir. Belgenin taslağını hazırlama yöntemi basittir. Bunu, görevi tamamlamak istediğiniz bir kişiyle sohbet etmek olarak düşünmek istersiniz. Esasen yazılı bir iletişiminiz var ve sürecin başlangıcından tamamlanmasına kadar her adımını kapsıyorsunuz. Belgeye fotoğraf eklemeyi yararlı bulabilirsiniz. Görevleri göstermek, kişinin görevi anlayabilmesi için gerekli olabilir. Sürecin videoları, çok adımlı bir süreci göstermede de yardımcı olabilir. Yöntemlerinizi belgelemenin amacı, nasıl ve neden olduğu konusunda ortaya çıkabilecek olası soruları ortadan kaldırma görevini tamamen göstermektir.

Adlandırma Kuralları Geliştirme

Kalemi kâğıda dökmeden önce yapmanız gereken ilk şey, oluşturacağınız belgeler için standartlaştırılmış bir adlandırma kuralı geliştirmektir. Standartlaştırılmış bir adlandırma kuralına sahip olmak, tutarlı kalmanızı sağlayacak ve çalışanların doğru malzemeyi bulmasını kolaylaştıracaktır. Başlamak için yalnızca birkaç belgelenmiş prosedürünüz olsa da işiniz büyüdükçe SÇP (Standart Çalışma Prosedürü)’niz de büyüyecektir.

Adlandırma Kuralları nelerdir?

Basitçe söylemek gerekirse, adlandırma kuralları, belgelerinizi yapılandırılmış bir şekilde adlandırma şeklinizdir. Önemli olan, SÇP(Standart Çalışma Prosedürü)’ler arasında tutarlılığa sahip olmaktır. Bir adlandırma kuralının benimsenmesindeki birincil amacınız, sizin ve başkalarının tüm SÇP(Standart Çalışma Prosedürü) belgelerinin türünü ve amacını hızlı bir şekilde tanımlayabilmenizdir. Takip etmesi kolay, ekibinizdeki herkes tarafından anlaşılan ve anlamlı olan bir adlandırma kuralı kullandığınızdan emin olmak istersiniz. Belirsiz veya şifreli terimler kullanmaktan kaçınmak istersiniz, çünkü pratik olmadıkları takdirde SÇP(Standart Çalışma Prosedürü)’leri yazmakla görevli olanlar yönergeleri kullanmayı bırakabilirler. SÇP belgelerinizin isimlendirilmesi için uymanız gereken önemli yönergeler aşağıda verilmiştir.

• Müşteri Adı veya SÇP Belge Sahibi – ör. RAM
• Proje Adı – örneğin, Satın Alma için PUR veya Yönetim için ADM (Administration)
• Standart bir çalışma prosedürü olduğunu gösteren SÇP(Standart Çalışma Prosedürü)
• Kısaltılmış Başlık – örneğin, ReceivingProducts
• Sürüm Numarası – örneğin, v1_0, v1_1, v2_0
• Belge Numarası – ör. 21

Bu yönergeler kullanıldığında SÇP(Standart Çalışma Prosedürü)’nin resmi adı şöyle görünür:

RAM_PUR_SOP_RecievingProducts_v1_1_21

SÇP(Standart Çalışma Prosedürü)’lerinizi yazmaya başlamadan önce, SÇP’lerin gelecekte nasıl yönetileceği konusunda biraz düşünmeniz önemlidir. Farklı sürümlere ve durum denetimlerine sahip yüzlerce belgenin nasıl yönetileceğini düşünmeniz gerekir.

SÇP(Standart Çalışma Prosedürü)’lerin oluşturulması sürecini bir kişi devralırsa aynı standartları kullanabilmesi ve belgelerinizi tek tip tutabilmesi için anlamlı sözleşmeler oluşturduğunuzdan ve bunları belgelediğinizden emin olun.

İlk Prosedürünüzü Yazma

Standart çalışma prosedürleriniz, belirli bir görevi tamamlamak için talimatlardan başka bir şey değildir. Belgelediğiniz süreci tam olarak anlamak için, kendinizi görevi yerine getirecek olanların yerine koymanız ve belgeyi onların bakış açısından yazmanız gerekir. Prosedürlerinizi kaydetmeye başladığınızda, aşağıdakileri aklınızda bulundurmak isteyeceksiniz.

• Şimdiki zamanda yazın. Prosedürü izleyen kişinin görevi şimdi gerçekleştirdiğini unutmayın.
• Talimatlarınızla belirsiz olmaktan kaçının.
• Kısa ve öz olun.
• Konuya gelin ve kelimeleri kısa tutun.
• Adımları mantıklı bir sırada tutun. Adımlar birbirini mantıklı bir şekilde takip etmelidir.
• İstisnaları vurgulayın. Özel durumları işaretlemek ve bu özel durumları işlemeye devam etmek için bir sembol kullanabilirsiniz.
• Uyarıları vurgulayın. Kullanıcının görevi yerine getirirken dikkatli olması gereken uyarılar öne çıkmalıdır. Prosedürlerinizde uyarılar varsa, bu alanları vurgulamak için daha büyük bir yazı tipi veya farklı bir renk kullanın.
• Metne yerleştirmeden önce kısaltmaların anlamlarını ekleyin.
• İşlemdeki her adımı numaralandırın.

Son olarak, SÇP (Standart çalışma prosedürleriniz)’nizin yazılması süreci, herhangi bir çalışmaya başlamadan önce prosedürdeki tüm eylem adımlarını göz önünde bulundurmanızı ve bir risk değerlendirmesi yapmanızı gerektirir.

Prosedürdeki Adımları Numaralandırma

Her prosedür, görevi tamamlamak için yapılması gereken tüm eylemleri listelemelidir. İşleri basit tutmak için, eylem adımlarını 1’den başlayarak sıralı sırayla kaydedin ve yukarı doğru çalışmaya devam edin. Eylem adımlarını numaralandırmanın en kritik yönü, stili tutarlı tutmaktır. SÇP’nizi oluştururken stilleri değiştirmeyin.

Prosedürdeki her adımı numaralandırarak, okuyucunun doğru yerde başlayacağından emin olursunuz ve adımları numaralandırmazsanız oluşabilecek belirsizliği veya yanlış anlamaları ortadan kaldırır. Numaralandırma ayrıca tüm çalışanların aynı görevi yerine getirmesi için üzerinde anlaşmaya varılmış bir yol olmasını sağlar.

İşlemleriniz için Eylem Adımları Oluşturma

Eylem adımları, her yordamda gerçekleştirilen tek tek adımlardan başka bir şey değildir. Belgeleyeceğiniz sistemlerin çoğu bir dizi olarak sunulacaktır. Bununla birlikte, bir görevi yerine getirirken birden çok seçenek, tamamlanması gerekebilecek ikincil işlevler ve diğer ilgili yordamlar gibi diğer faktörleri de göz önünde bulundurmanız gerekir. Sistemi sonuçlandırmak için, bağlam içine koymaya yardımcı olabilir. Sistemin daha büyük bir şemada nerede oluştuğunu ve kullanıcının başlamadan önce tamamlaması gereken bir şey olup olmadığını ve kaçınılması gereken şeyleri düşünmek istersiniz.

Eylem Adımları Oluşturma Yordamları

1. Bir özet cümle ekleyin. Prosedürünüzde herhangi bir adım yazmadan önce, işlemi gerçekleştirerek nelerin başarılacağını açıklayan bir özet cümle ile açmak isteyeceksiniz. Özet cümle okuyucuyu yönlendirmeye yardımcı olur, böylece doğru sayfada olup olmadıklarını hızlı bir bakışla anlarlar. Özet cümleyi kısa ve öz tutmak istiyorsunuz. Aşağıda, ürünleri almak için özet bir cümle örneği verilmiştir.

Ürünleri alırken, doğru miktarda ürünün teslim edildiğinden ve sipariş edilen, kabul edilen ve ödenen ürün sayısının faturaya doğru bir şekilde yansıtıldığından emin olmak için uygulamanız gereken birkaç adım vardır.

2. Ana görevi tanımlayın. Yordam başlığında, birincil görevi tanımlamanız gerekir. Ana görevin tanımlanması, yordamın başlangıç noktasını tanımlar. ING ile biten bir fiil kullanılarak yazılmalıdır.

Mesela: “Ürün Siparişlerini Alma”

3. Eylem adımlarını yazın. Prosedürdeki her adımı açıkça yazın ve her adımın sıralı sırayla numaralandırıldığından emin olun.
4. Alınan öğelerin sipariş edilenle eşleştiğini doğrulamak için aşağıdaki denetimleri gerçekleştirmeniz gerekir.
5. Ürün kalitesinin ürününüzün teknik özellikleriyle eşleştiğini onaylayın.
6. Her şey beklentilerinizi karşılıyorsa, faturayı imzalayarak siparişi kabul edin. Üründen herhangi birinden memnun değilseniz, ürünü reddetme prosedürünü izleyin ve reddettiğiniz ürün için bir iade faturası isteyin.
7. Siparişi kabul ettikten sonra, ürünü depoya taşıyın. Önce tüm soğutulmuş ve dondurulmuş ürünlerle ilgilenmeniz gerekecektir.

 

4. Tüm alt adımları ekleyin. Yordam bir dizi seçenek gerektiriyorsa, numaralandırmaya devam etmek yerine, 1.a, 1.b ve 1.c gibi alt adımlar oluşturmak istersiniz. Bu, okuyucunun bu adımların adım numarası 1 altında gerçekleştiğini görmesine yardımcı olur. Bunu daha da vurgulamak için, aşağıdaki örnekte olduğu gibi her bir alt adımı girintilendirin.
5. Alınan öğelerin sipariş edilenle eşleştiğini doğrulamak için aşağıdaki kontrolleri yapmanız gerekir.
6. Faturada belirtilen tutarın aldığınız siparişle eşleştiğinden emin olmak için ürün miktarını ve ağırlığını denetleyin.
7. Faturadaki birim fiyatın satın alma siparişindeki birim fiyatla eşleştiğinden emin olmak için ürün birim fiyatını denetleyin.
8. İkincil görevleri tanımlayın. Birincil görevle veya görev karmaşıksa ikinci adım serisiyle gerçekleştirilmesi gerekebilecek ikincil işlevleri tanımlayın. Bu, okuyucuya prosedürün gerçekten iki bölüm olduğunu ve onları yaklaşmakta olan şeye hazırladığını gösterir.
9. Uyarıları ve notları ekleyin. Okuyucunun görevi yerine getirirken karşılaşabileceği olası riskleri ve okuyucuya daha fazla bilgi sağlamak için notları vurguladığınızdan emin olmak istersiniz. Örneğin, prosedürü tamamlamak için tehlikeli ekipman kullanılıyorsa, öne çıkmalarını sağlamak için simgeler kullanarak bu tehlikeleri vurgulayın.
10. İlgili Bilgileri Dahil Edin. Her prosedür daha büyük bir şeyin parçasıdır; hiçbir sistem tek başına durmaz. Her işlemin sonunda, ilgili işlemleri listeleyen bir “Daha Fazla Bilgi İçin” bölümü oluşturun.

Daha Fazla Bilgi İçin:

Önemli Öğelerin Sıcaklıklarını Kontrol Etme

Depolama Ürünleri

Kimyasal Depolama

Sıralı Ürünler

Amacınız, okuyucunun yardım istemek veya başka bir belgeye bakmak zorunda kalmadan görevi tamamlamak için yeterli bilgiye sahip olmasını sağlamaktır. Prosedürlerinizi yazarken karşılaşacağınız zorluklardan biri, okuyucuların sistem hakkındaki deneyimlerini ve bilgilerini belirleyebilmektir. İşte QuickBooks’ta bir satış makbuzu oluşturma sürecinin nasıl görüneceği.

Satış Makbuzları Oluşturma

1. QuickBooks’u açın
2. QuickBooks ana sayfasından birinde, “Satış Makbuzu Oluştur” simgesini seçin.
3. “Müşteri İşi” olarak adlandırılan alana bir müşteri veya iş adı girerek satışı takip edin.
4. Mevcut müşteriler için, açılır menüden mevcut bir müşteriyi seçmek üzere alanın yanındaki oku kullanın.
5. Satılan öğeyi girmek için öğe sütununa tıklayın. Açılır menüden mevcut bir öğeyi seçin veya sağlanan alana yeni bir öğe adı girin.
6. Öğe yeniyse, “Yeni Öğe” açılır penceresinde bulunan “Tür” menüsünden öğe türünü seçin.
7. “Açıklama” penceresine öğenin açıklamasını girin.
8. “Hesap” menüsünü kullanarak satıştan elde edilen gelirin uygulanacağı hesap türünü seçin.
9. Kalemin fiyatını ve vergi kodunu uygun kutuya girin.
10. Satış makbuzu penceresine dönmek için “Kaydet ve Kapat” düğmesine basın.
11. Satış Girişi Penceresinde, satılan miktarı seçin.
12. Satış için kullanılan ödeme yöntemini seçmek için “Ödeme Yöntemi” okuna tıklayın.
13. Makbuzun yazdırılıp yazdırılmayacağını veya müşteriye e-postayla gönderilip gönderilmeyeceğine karar vermek için “yazdırılacak” kutusuna veya “e-postayla gönderilecek” kutusuna bir onay işareti koyun.
14. Kayıtlarınızın makbuzunu kaydetmek için “Kaydet ve Kapat” düğmesine tıklayın.

Yeni Standart Çalışma Prosedürlerinizi Uygulama

İş sistemlerinizi belgeledikten sonra, bunları günlük operasyonlarınızda uygulamaya başlamanız gerekir. Bunları tam olarak uygulamadan önce, sizin katılımınız olmadan çalıştığından emin olmak için her belgelenmiş süreci test etmek ve ölçmek için zaman ayırmak isteyeceksiniz.

Yeni sistemleri bir hafta veya bir ay gibi bir süre için uygulayın. Çalışanlarınızın yeni süreçleri takip etmek için oluşturduğunuz belgeleri kullanmasına izin verin. Üzerinde anlaşmaya varılan zaman diliminin sonunda, personeliniz, satıcılarınız, tedarikçileriniz ve müşterilerinizle konuşun ve onlardan geri bildirimlerini isteyin. Sistemleri gözden geçirmek ve geliştirmek için bu geri bildirimi kullanın. Tüm süreçleri güncel tutmak için bunu düzenli olarak yapmanız gerekecektir.

Çalışan Katılımını Sağlayın

Yeni iş sistemlerinizi geliştirirken ve yenilerken, çalışanlarınızı mümkün olduğunca dahil edin. Çalışanlarınız görevleri tamamlamakta olanlardır ve yeni belgelenmiş sistemleri ileriye dönük olarak kullanacak olanlar olacaktır. Çalışanların süreçlerin ilk taslağını geliştirmelerini bile sağlayabilir, böylece sizi son sürümleri gözden geçirmeye ve oluşturmaya bırakabilirsiniz. Bu, süreci hızlandırmaya yardımcı olabilir ve personelinize sürecin sahipliğini verir.

İşletmeniz için süreçler geliştirmek ve belgelemek, işinizi yürütmekle ilgili daha kritik görevlere odaklanmak için zamanınızı boşaltmanıza ve ofis dışındayken işinizin sorunsuz çalışmasını sağlamaya yardımcı olmak için süreçlerinizi sistematikleştirmenize olanak tanır.

Bölüm 5: Bir Profesyonel Gibi Görevler Nasıl Dış Kaynak Kullanılır

Sınırsız paranız yoksa, işinize ilk başladığınızda çeşitli temel işlevleri yerine getirmek için birçok tam zamanlı çalışanı işe alamazsınız. Daha büyük bir şirketle aynı verimliliklere sahip olmanız için küçük bir çevrimiçi işletme sahibi olarak, işletmenizin temel işlevlerinin çoğunu dış kaynak olarak kullanmanız gerekecektir.

Çoğu insan dış kaynak kullanımı hakkında düşündüğünde, işletme sahibi arkanıza yaslanıp rahatlarken her şeyi yapan bir “süperstar sanal asistan” hayal ederler. Ne yazık ki, bu gerçeğe yakın bir yerde değil. Gerçekte, hiçbir çevrimiçi işletme otomatik pilotta çalışamaz. Başarılı olmak için, aktif bir rol üstlenmeniz ve önemli kararları verme konusunda orada olmanız gerekir.

Dış kaynak kullanımı, herkesin gerekli görevleri tamamlamasına izin veren yerleşik bir çerçeveye ve belgelenmiş süreçlere sahip olduğunuzda en iyi şekilde çalışır. Her şeyi yapabilecek tek bir kişi aramak yerine, işletmenizin küçük yönlerini ele alabilecek farklı insanları işe almak en iyisidir. Farklı insanlara dış kaynak kullanarak,

aşağıdaki avantajları elde edin.

• Belirli bir iş için işe aldığınız için doğru kişiyi elde edersiniz.
• Paradan tasarruf edersiniz çünkü tamamlanacak bir iş olmasa bile ödeme alan tam zamanlı çalışanlar çalıştırmazsınız.
• Bir işçi hastalanırsa veya istifa ederse işinizin durma noktasına geldiği “tek bir başarısızlık noktası” ile karşılaşmazsınız.
• Birisi iş için uygunsa endişelenmenize gerek kalmayacak.

Dış kaynak kullanımının büyük bir güçlük olduğunu düşünebilirsiniz çünkü birden fazla kişiyle uğraşmak zorundasınız. Bununla birlikte, özellikle yeni bir işletme sahibi olduğunuzda akıllı bir iş kararıdır, çünkü her proje uygun maliyetli hale gelir ve ne yaptığını bilen insanlar tarafından tamamlanır.

Dış kaynak kullanımındaki nihai stratejiniz, her üyenin bir şeyi gerçekten iyi yapma konusunda uzmanlaştığı yetenekli bir ekip oluşturmaktır. Dış kaynak kullanımı, temel iş işlevlerinizin her birinin uygun maliyetli olduğundan emin olurken profesyonel bir görüntü sunmanıza olanak tanır.

İşte harika bir serbest çalışanı bulmak ve işe almak için beş adımlı bir süreç. Yaptığınız her yeni işe alım için bu stratejiyi izleyin ve yakında her bir projede mükemmel iş çıkarabilecek yetenekli insanlarla dolu bir ekibiniz olacak.

Birinci Adım: Dış Kaynak Kullanımı Görevinizi Tanımlayın

Başarılı olmak için, her projeye tam olarak ne başarmak istediğinizi bilerek başlamalısınız. Görevi tamamlamak için hangi becerilerin gerekli olduğunu, hangi sonucu aradığınızı ve başarılı olmak için gereken uzmanlık seviyesini bilmeniz gerekecektir. Bu, belirli bir iş için doğru kişiyi bulmanın ve işe almanın en iyi yoludur.

Projenin açıklamasını yazmadan önce, aşağıdaki soruları cevaplamanız gerekecektir.

• Projenin kesin amacı nedir?
• Hangi sorunu çözecek?
• Devam eden bir proje mi yoksa tek seferlik bir çözüm mü?
• İşlemi kendiniz tamamladınız mı?
• İşlem sırasında yaptığınız hataları anlatabilir misiniz?
• Geçmişte bu tür bir proje için bir freelancer tuttunuz mu?
• Deneyimden ne öğrendiniz?

Bu alıştırmayı tamamlamak için zaman ayırın ve soruları cevaplarken kapsamlı olun. Bu adım, siz ve serbest çalışan arasında ortaya çıkabilecek olası sorunları belirlemenize yardımcı olacaktır. Ayrıca, proje açıklamasının serbest çalışanınızın sahip olması için ihtiyacınız olan her özelliği ve öğeyi içerdiğinden emin olmanız için mükemmel bir yoldur.

İkinci Adım: Proje Açıklamanızı Yazın

Kullanacağınız serbest çalışan web sitelerinin çoğu, projeler için bir teklif sistemi uygular. Ne istediğinizin ayrıntılı bir açıklamasını yazmak sizin işiniz. Proje açıklaması sitelerde yayınlandıktan sonra, insanlar bir maliyet tahmini ve uzmanlık düzeyleri hakkında bilgi göndererek proje için teklif verebileceklerdir.

Gönderdiğiniz projeye bağlı olarak, bir avuç tekliften düzinelerce teklife kadar her yerde alabilirsiniz. Aldığınız teklifleri filtrelemeye çalışmak göz korkutucu bir görev olabilir ve sizi hızla bunaltabilir. Aldığınız teklifleri değerlendirmeye başlamanın bazı yolları şunlardır.

• Fiyat
• Geri bildirim değerlendirmesi
• Önceki iş deneyimi
• İletişim becerileri
• İş örnekleri

Her serbest çalışan web sitesi yetenekli serbest çalışanlarla doludur. Dikkatlerini çekmenin püf noktası, zorlayıcı bir proje açıklaması yazmaktır. Birinci sınıf serbest çalışanları yanıt vermeye teşvik ederken, niteliksiz serbest çalışanları ustaca caydıracak şekilde yazılması gerekir. Her iş tanımına aşağıdaki yedi unsuru dahil etmek, en iyi serbest çalışanların gönderinize cevap vermesini sağlayacaktır.

Birinci Öğe: Belirli Bir Proje Başlığını Ekleme

Proje başlığınızla sevimli olmak yerine, tamamlamak istediğiniz işin kısa bir açıklamasını yazmak daha iyidir. Örneğin, 10.000 kelimelik bir sosyal medya pazarlama raporu için bir yazar kiralamanız gerekiyorsa, şunları yazmalısınız: “10.000 kelimelik bir sosyal medya pazarlama raporu için Profesyonel Yazara İhtiyacınız Var.” Proje başlığını yazın, böylece birincil hedefe odaklanır. Bir yakalama başlığı yazarak daha fazla dikkat çekmeye çalışmayın. Bu projeyle ilgilenen insanları istiyorsunuz, sadece işe ihtiyaçları olduğu için teklif vermelerini değil.

İkinci Öğe: Gerekli Becerileri Listeleyin

Sadece bir iş tanımı yayınlamak yeterli değildir, özellikle de proje için doğru serbest çalışanı bulmak istiyorsanız. Doğru kişiyi aramaya devam etmenin en iyi yolu, görevle ilgili belirli bir deneyim istemektir. Başka bir deyişle, genelci olan herkesi veya projenizde mükemmel bir teklif verme işi yapabileceklerini düşünenleri caydıracak belirli beceriler eklemek istersiniz. Bunun yerine, dış kaynak kullanmak istediğiniz proje türünü tamamlamada arka plan ve uzmanlık gösterebilen serbest çalışanları çekmek istersiniz.

Örneğin, basın bültenleri oluşturmak için birini işe almanız gerektiğini varsayalım. Bu tür belgeler genellikle resmi, üçüncü şahıs biçiminde yazıldığından, yalnızca blog oluşturma veya makale oluşturma deneyimi olan birini işe almak istemezsiniz. Bunun yerine, mükemmel basın bültenleri oluşturan kapsamlı bir geçmişe sahip birini bulmak istersiniz. Açıklamanın bir parçası olarak, benzer projelerin örneklerini istemek istiyorsunuz. Serbest çalışan bunları tekliflerine eklemeli veya size bunları kontrol edebileceğiniz ve çalışmalarını değerlendirebileceğiniz bir köprü sağlamalıdır.

Üçüncü Unsur: Belirli Adayları Elemek

Dış kaynak kullanımı söz konusu olduğunda, bazı insanlar iş için haklıdır ve olmayanlar da vardır. Kendinize bir ton zaman kazandırmak için, tekliflerini vermeden önce iş için doğru olmayanları ayıklamak en iyisidir. Yapabileceğiniz en iyi şey, en başından beri neye ihtiyacınız olduğu konusunda net olmaktır. Bu şekilde, iş için uygun olmadıklarını düşünüyorsanız, bir serbest çalışanın zamanını boşa harcamayacaksınız.

Örneğin, bir yazarı işe alırken, ana dili İngilizce olan birini istemek isteyebilirsiniz, çünkü İngilizceyi ikinci dil olarak konuşan biriyle genellikle elde edemeyeceğiniz gayri resmi ve konuşma tarzını istersiniz.

Zamanla, projeleriniz için neye ihtiyacınız olduğuna dair bir his geliştirmeye başlayacaksınız. Gereksinimlerinizi gizlemeyin. Bunun yerine, özellikle ihtiyacınız olanı ilk proje açıklamasında yayınlayın, böylece kendinizin veya serbest çalışanın zamanını boşa harcamazsınız.

Dördüncü Öğe: Belirli Parametreler Sağlayın

Proje için yazdığınız açıklamanın, neyin gerekli olduğu konusunda inanılmaz derecede ayrıntılı olması önemlidir. Projenizde teklif verenlerin doğru bir teklif fiyatı sağlayabilmesi için olası her öğeyi dahil etmeniz gerekir.

Örneğin, aşağıdakileri ekleyebilirsiniz:

• Projeyi tamamlamak için gereken özel teknik beceriler
• Herhangi bir programlama dili
• Proje için kesin kelime sayıları
• Ürün için niş pazar
• Hedef kitlenin tanımı
• Örnek ürünler ve web siteleri
• Mevcut ürün hattınıza bağlantılar
• Rekabetiniz hakkında beğendiğiniz unsurlar

Projenin ayrıntılı açıklamalarını ve neye ihtiyacınız olduğunu sağlamak, tembel serbest çalışanları ayıklamaya yardımcı olacaktır. Ayrıntılı iş tanımları genellikle projeye teklif veren kişilerin kaliteli bir proje sunma yeteneklerinden emin olmalarını sağlar.

Beşinci Öğe: Özel Açıklama Oluşturma (İsteğe Bağlı)

Bazen dış kaynak kullandığınız iş belirli bir gizlilik seviyesi gerektirir çünkü işiniz hakkında çok fazla bilgi vermek istemezsiniz. Bu gibi durumlarda, adaya, seçilen adaylar için bir takip açıklamasında daha fazla açıklayacağınızı bildiren belirsiz bir açıklama yazacaksınız. Oradan, projenin geri kalan ayrıntılarını vermeden önce onlara bir gizlilik sözleşmesi imzalatacaksınız.

Altıncı Unsur: Bilgi Hırsızlığı Hakkında Bir İfade Ekleyin

Ne yazık ki, bir yazarı işe alırken, intihal (bilgi hırsızlığı) dikkate alınması gereken bir şeydir. Arada bir, aynı içeriği başka birinin web sitesinden kullanmanın uygun olduğunu düşünen bir serbest çalışanla karşılaşacaksınız. Bununla mücadele etmek için, intihali ele alan prosedürünüzün açıklamasına bir “sıfır tolerans” politikası eklemeniz gerekir. Teklif sahiplerine, içeriği Copyscape(Benzer metin içeriğinin web’in başka bir yerinde görünüp görünmediğini kontrol eden çevrimiçi bir intihal algılama hizmeti.) gibi bir intihal (Bilgi Hırsızlığı) kontrol sitesi aracılığıyla çalıştırarak her projede intihal olup olmadığını kontrol edeceğinizi önceden bildirin.

Yedinci Öğe: Bir Kod İfadesi Katıştırma

Ayrıntılara dikkat etmek, öğretilemeyen bir beceridir. Ya birisi talimatları iyice okumanın ne kadar hayati olduğunu anlar ya da anlamaz. Yapmayanlar için, işinize dahil olmalarını istemeyin.

Birinin detaylara olan dikkatini test etmenin basit bir yolu, iş tanımınızın bir yerine bir “kod cümlesi” eklemektir. İş tanımının sonunda veya uzun bir paragrafın ortasında bir yerde. Proje açıklamanızın ayrıntılarına kimlerin dikkat ettiğini görmek ve talimatları takip edebilecek serbest çalışanlar bulmak için, tekliflerini en üstteki kod tümceciğiyle göndermelerini sağlayın.

Üçüncü Adım: Niteliksiz teklifleri ortadan kaldırın

Projeye bağlı olarak, genellikle inanılmaz derecede ezici olabilecek düzinelerce teklif alırsınız. Her birini incelemeniz çok önemli olsa da, her adayın iş geçmişini gözden geçirmek çok fazla zaman alacaktır. İşte niteliksiz adayları hızlı bir şekilde elemenizi sağlayacak basit bir sistem.

• Şablon gibi görünen ve sorularınıza cevap vermeyen teklifleri ortadan kaldırın. Yalnızca sorularınıza net cevaplar veren teklifleri saklayın.
• Kod tümceciği içermeyen teklifleri ortadan kaldırın.
• Benzer projelerin örneklerini içermeyen teklifleri ortadan kaldırın.
• Sitede herhangi bir iş geçmişi olmayan adayları ortadan kaldırın.
• En az 4,5 veya daha iyi bir geri bildirim eşiğine sahip olmayan adayları ortadan kaldırın.
• İhtiyacınız olan belirli becerilere sahip olmayan adayları ortadan kaldırın.

Şaşırtıcı bir şekilde, bu altı kuralla birçok serbest çalışanı ortadan kaldırabilirsiniz. Maliyetin bu listeye dahil edilmediğine dikkat edin. Şu anda, sürecin bu noktasında, listelenen proje için uygun olmayan serbest çalışanları ortadan kaldırmak daha önemlidir.

Dördüncü Adım: 3 ila 5 Nitelikli Aday Seçin

Niteliksiz adayları hızlı bir şekilde ortadan kaldırdıktan sonra, sıralamanız gereken geniş bir serbest çalışan havuzuna sahip olacaksınız. Bu, listeyi tekrar gözden geçirmenizi ve belirli adayları diskalifiye etmenizi gerektirecektir. Bu adımla amacınız, seçimlerinizi 3 ila 5 nitelikli adaya daraltmaktır. Bu adım zor olabilir çünkü aday havuzu artık mükemmel serbest çalışanlarla doludur. Şimdi her teklife dikkatlice bakmanın ve projeniz için hangisinin en nitelikli aday olduğuna karar vermenin zamanı geldi.

Seçimlerinizi tekrar daraltmak için aşağıdaki ölçütlere bakın.

Teklif Fiyatı

Bu, maliyeti göz önünde bulundurmanız gereken süreçteki adımdır. Bir adaya karar verirken, sizin için kabul edilebilir bir dizi teklif fiyatı seçmek ve bu sayının üzerinde olan veya rakamın altına düşen adayları ortadan kaldırmak isteyeceksiniz. Ödediğinizin karşılığını aldığınızı hatırlamak önemlidir, bu nedenle düşük teklifleri ortadan kaldırdığınızdan emin olmak istersiniz, çünkü bu genellikle kötü hizmet alacağınızın iyi bir göstergesidir.

Şirketler ve Bireyler

Teklifin diline çok dikkat edin. Teklif “biz” veya “bize” gibi kelimeler içeriyorsa, bir şirketi temsil ettiklerinin iyi bir işaretidir. Şirketleri ve ajansları otomatik olarak ortadan kaldırmak zorunda olmasanız da, maliyetteki artışa değdiklerinden emin olmak için çalışma geçmişlerini analiz ederken dikkatli olmanız gerekir.

Kişiselleştirme

Aldığınız tekliflerin çoğu, proje açıklamasının tam olarak okunmadığını gösteren bir “kes ve yapıştır” yanıtı olacaktır. Teklif sahibi kod ifadesini eklemiş olsa da, bunu herhangi bir kişilik ve bağlantıdan yoksun genel bir yanıtta yaparlar.

Teklifleri incelerken, proje üzerinde çalışmakla gerçekten ilgileniyormuş gibi görünen serbest çalışanları aramak istersiniz. Projeniz üzerinde çalışmak için benzersiz niteliklere sahip oldukları ve açıklamanızın bölümlerini geçmişte yaptıkları bir şeyle ilişkilendirebilecekleri hakkında yorumlar içeren serbest çalışanlar aramak istersiniz.

Proje Örnekleri

Her zaman serbest çalışanın teklifleriyle birlikte sağladığı çalışma örneklerine bakın. Bu, yazdıkları bir makaleye, bir uygulamaya, bir resme veya tasarladıkları bir web sitesine bağlantı olabilir. Ayrıca, çalışma geçmişlerinin örneklerini doğrudan tekliflerine ekleyen serbest çalışanlar da alacaksınız. Beklentilerinizi nasıl karşıladıklarını görmek için bu örnekleri dikkatlice inceleyin.

Geçmiş Geri Bildirim Derecelendirmeleri

Kalan her teklif sahibi için geri bildirim derecelendirmelerine tıklayın ve serbest çalışan web sitesinde tamamladıkları çalışmaları inceleyin. Bir serbest çalışanın yüksek bir geri bildirim seviyesine sahip olmasına rağmen, sizinkilere benzer projeler üzerinde çalışma deneyimine sahip oldukları anlamına gelmez. İlgili iş deneyimine sahip olmayan herkesi ortadan kaldırın.

Zaman çizelgesi

En deneyimli serbest çalışanlar bile, bir projeyi zamanında tamamlayamazlarsa para kaybı olabilir. Aldığınız her teklif, tamamlanması için size beklenen bir zaman çizelgesi verecektir. Gönderilen teslimat tarihlerine çok dikkat edin ve normların ötesine geçen teklifleri ortadan kaldırın.

Bu birkaç basit kural, geniş bir aday havuzunu azaltmanıza izin verecektir. Kısa listeye doğru adayları bulmak için bu özel adımı birkaç kez tekrarlamaya hazır olun. Birkaç nitelikli serbest çalışanınız seçildikten sonra, artık projenizi tamamlamak için en nitelikli adayı seçerek ilerleyebilirsiniz.

Beşinci Adım: En Nitelikli Serbest Çalışanı Seçin

Burası son kararınızı vereceğiniz ve projenizi tamamlamanıza yardımcı olacak nitelikli bir serbest çalışan kiralayacağınız yerdir. Seçtiğiniz adayların her biri, projeniz üzerinde çalışmak için tam nitelikli olmalıdır. Şimdi, hangi kişinin belirli bir görev için uygun olduğunu belirlemelisiniz. İşte proje için bir freelancer(serbest Çalışan) seçerken son bir karar vererek ilerlemek için yapabileceğiniz dört şey.

Küçük Test Oluşturma

Bir işletmeyi yönetirken dakiklik ve detaylara dikkat etmek çok önemlidir. Nitelikli başvuru sahiplerini bu nitelikler için basit bir testi tamamlamalarını sağlayarak test edebilirsiniz. Potansiyel işe alımların her birine, ne kadar hızlı ve doğru bir şekilde başardıklarını görmek için bitirmeleri gereken küçük bir görev verin. İşte kullanabileceğiniz birkaç fikir.

• Onlara teklifleri hakkında bir soru sorun
• Teklif fiyatını tekrar onaylamalarını isteyin
• Bir Gizlilik Sözleşmesi imzalamalarını istemek
• Size çalışmalarının başka bir örneğini vermelerini isteyin

Amaç, her adaya tamamlanması birkaç dakikadan fazla sürmemesi gereken basit bir görev vermektir. Yanıt vermeleri için onlara birkaç gün verin. Bir aday size mazeret verirse veya görevi tamamlamak çok uzun sürerse, projenizde aynı tür hizmeti alacağınızın iyi bir göstergesidir.

Küçük Bir Proje Çalıştırın

Projeniz karmaşıksa, küçük bir projeyi tamamlamak için her nitelikli adaya küçük bir ücret teklif etmeyi düşünebilirsiniz. Her adayın niteliklerini belirlemenin en iyi yolu, her birine benzer bir görev vermek ve ne bulduklarını görmektir. Bu adım size küçük bir ücrete mal olsa da, her adayın gerçek deneyim seviyesini test etmenin harika bir yoludur.

Projeye İlgi Duyun

Her adayın onlara atadığınız küçük projeyi iade etmesini beklerken, pazara herhangi bir ilgi gösterip göstermediklerini görmek için portföylerinin her birine bakmak için biraz zaman ayırın. Sunduğunuz proje türü hakkında tutkulu biriyle çalışmak yardımcı olur, ancak hiçbir şekilde zorunlu bir gereklilik değildir.

Seçtiğiniz serbest çalışan biraz daha fazla çalışacak ve pazara biraz ilgi duyuyorlarsa projede mükemmel bir iş çıkarmaya daha istekli olacaktır.

Referansları Kontrol Et

Kısa listeye aldığınız serbest çalışanların çoğu, tamamladıkları önceki çalışmalardan referanslara sahip olacaktır. Bu eski müşterilerle iletişime geçin ve serbest çalışanın iş performansı hakkında onlarla konuşun. Onlarla kalite, iletişim, zamanlama ve projeye karşı tutum düzeyi hakkında konuşun. Belirli bir serbest çalışan hakkında çok fazla geri bildirim denemekten korkmayın. Bu kişi, çevrimiçi işinizin önemli bir parçası olma potansiyeline sahip biridir, bu nedenle onlar hakkında mümkün olduğunca fazla bilgi edinmeye çalışmak mantıklıdır.

Bu dört eylem öğesini takip etmek, projeniz için mükemmel bir uyum sağlayan bir adayı bulmanıza yardımcı olacaktır. Bu noktada, içgüdülerinize güvenmek zorundasınız. Serbest çalışanlardan biri diğerlerinden daha uygun hissediyorsa, işe almanız gereken kişi onlardır. Son kararı verdikten sonra, bir sözleşme oluşturacak ve gerekli görevi tamamlamak için serbest çalışanla çalışmaya başlayacaksınız.

Oluşturduğunuz belgeler üzerinde çalışmanıza yardımcı olacak nitelikli serbest çalışanlar bulmak, tamamen sistemli başarılı bir iş kurmanıza yardımcı olacaktır. Tüm işletme dış kaynak kullanımı ihtiyaçlarınız için en iyi adayları seçmenize yardımcı olması için bu yönergeleri izleyin.

Bölüm 6: Otomasyon Araçlarını Kullanarak Sistemleştirme

Küçük bir işletme sahibi olarak, işletmenizin sosyal medya hesaplarına göndermek gibi basit görevleri otomatikleştirmediğinizde zamanınızın yaklaşık yüzde 10 ila 15’ini kaybediyorsunuz. İş otomasyonu, maliyetleri düşürerek, verilerin doğruluğunu artırarak ve gecikmeleri en aza indirerek bir şirketin performansını iyileştirmeyi amaçlamaktadır. Çoğu standart küçük işletme işlevi yazılım çözümleriyle ele alınabilir. Bir şirket birincil görevlerini otomatikleştirdiğinde, işlerinin diğer yönlerinin daha verimli çalışmaya başlayacağını fark edeceklerdir. İşletmenizin bugün işinizi sistemleştirmek için kullanmaya başlayabileceği en iyi otomasyon araçlarından bazıları

Zapier

Zapier (https://zapier.com) görev otomasyonunda liderlerden biridir. Zapier, tüm uygulamalarınızı birbirine bağlar ve en önemli iş görevlerinize odaklanabilmeniz için bilgileri web uygulamalarınız arasında otomatik olarak taşıyarak iş akışlarınızı otomatikleştirmenize olanak tanır. Slack, Asana ve Google Dokümanlar gibi 1.000’den fazla uygulamayı entegre edebilirsiniz.

• Kod kullanmak zorunda kalmadan entegrasyonları ayarlamanıza ve entegrasyonları yönetmenize olanak tanıyan görsel bir tasarımcıya sahiptir. Kullanımı kolay görsel arayüz, entegrasyonlarınızı kolayca ayarlamanızı sağlar.
• Hemen hemen her uygulama programlama arayüzünü (API) başka bir API’ye kolayca bağlayın. Gerekli olmadıklarında belirli iş akışlarının tetiklenmesini önlemek için bağlantılarınız için mantıksal işlevler ve çok adımlı algoritmalar kullanın.

Flow

Microsoft’un Akışı (https://flow.microsoft.com), şirketinizin yinelenen görevlerini çok adımlı iş akışlarına dönüştürür. Sık kullandığınız uygulamalar ve hizmetler arasında oluşturduğunuz otomatik iş akışları size bildirimler gönderir, dosyaları otomatik olarak eşitler, veri toplar ve çok daha fazlasını yapar.

• Hızlı bir şekilde yanıt vermek ve izin taleplerinden seyahat planlarına, satış fırsatlarına ve belgelerine kadar her şeyi işlemek ve onaylamak için otomatik onay iş akışları oluşturun, kullanın ve paylaşın.
• Bulut tabanlı hizmetlerinize ve şirket içi verilerinize güvenli bir şekilde bağlanın, böylece sahip olduğunuz verilerden en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.

Pipedrive

Bir CRM ve işlem hattı yönetim aracı olan Pipedrive (https://pipedrive.com), önemli eylemlere odaklanmanıza yardımcı olur. Görsel satış kanalı, tüm satış verilerini tek bir yerde toplayarak düzenli kalmanızı, harekete geçmenizi ve karmaşık satış sürecinizi kontrol altında tutmanızı ister.

• Mobil uygulaması, hareket halindeyken iletişim ve anlaşma bilgilerinize erişmenizi sağlar. Etkinlikleri zamanlayın, bir arama veya toplantı sırasında not alın, ofisten uzaktayken arama günlüğü etkinliklerini kolayca kaydedin.
• Anlaşmaları nerede kaybettiğinizi anlamak, sonuçları tahmin etmek ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için Pipedrive’ın raporlama özelliğini kullanın.

TextExpander

TextExpander (https://textexpander.com), siz yazarken bir e-posta, ortak plaka ve diğer içerik koleksiyonundan anında metin parçacıkları eklemenizi sağlar. Hızlı arama özelliğini veya bir kısaltmayı kullanarak en iyi kelimelerinizi anında hatırlayabilirsiniz

• Snippet’lerinizi ekibinizle paylaşabilirsiniz, böylece yolda ve mesajda kalabilirler. Tüm snippet’lerinize TextExpander hesabı olan herhangi bir cihazdan erişin, böylece tüm destek ekibinize tüm müşteri sorularınıza güncel cevaplar verebilirsiniz.
• Ayrıca e-postanızı kolaylaştırabilir ve birden fazla dosyalanmış tür ve sektöre sahip özel formlar oluşturmak için boşluk doldurma özelliğini kullanabilirsiniz.

Alfred

Alfred (https://alfredapp.com), Mac OS X için ödüllü bir uygulamadır. Bir iş akışı otomasyon aracı ve arayüzünüzde klavyenizle hızlı bir şekilde gezinmenizi sağlayan bir kısayol tuşu aracıdır. Bir kısayol tuşundan tetiklediğiniz karmaşık iş akışları oluşturabilir ve otomatikleştirebilirsiniz.

• Uygulamaları başlatın ve Mac’inizdeki ve web’deki dosyaları bulun. Alfred, Mac’inizi nasıl kullandığınızı öğrenir ve sonuçlara öncelik vererek size sayısız saat kazandırır.
• Alfred’in Powerpack özelliği, görevleri daha verimli bir şekilde gerçekleştirmek için güçlü iş akışları kullanır ve değerli zamanınızı tüketen tekrarlayan manuel görevleri azaltmanıza olanak tanır.

IFTTT

IFTT (https://ifttt.com), If This Then That anlamına gelir ve tüm uygulamalarınızı ve cihazlarınızı birbirleriyle konuşmanın ücretsiz yoludur. IFTT ile mobil tabanlı otomasyon araçlarıyla Nesnelerin İnterneti’ni (IoT) cebinize getirebilirsiniz.

• iOS veya Android cihazlarınızdaki bir düğmeye basit bir dokunuşla belirli Applet’leri çalıştırmak için widget’ları kullanın.
• Çok çeşitli uygulamalar, hizmetler ve cihazlar arasındaki görevleri otomatikleştirin. Web ve mobil uygulamalarının kullanımı kolaydır ve IoT cihazlarını ve Google Assist ve Amazon Alexa gibi sesli asistanları destekler.

Shortcat

Shortcat (https://shortcatapp.com), ekranınızda klavyenizle gezinmenizi sağlayarak farenizi işe yaramaz hale getirir. Parmaklarınızı klavyeden çekme ihtiyacını ortadan kaldırarak üretkenliği artırmanıza yardımcı olur.

• Mac OS X ve diğer birçok uygulamayla birlikte gelen tüm uygulamalar tarafından desteklenen Erişilebilirlik API’sinden yararlanır.
• Program, tıklamak için ellerinizi klavyede tutmanıza izin verir, bu da hem zamandan hem de enerjiden tasarruf etmenizi sağlar.

Robotask

Robotask (https://robotask.com), iş akışlarını otomatikleştirmeye kendini adamış PC kullanıcıları için güçlü bir araçtır. Program, PC’nizde uygulamaları başlatmaktan e-postaları kontrol etmeye kadar değişen tekrarlayan görevleri otomatikleştirmenizi sağlar.

• Robotask ile basit veya karmaşık otomasyon görevleri geliştirmek için toplu iş dosyaları oluşturmak veya karmaşık komut dosyaları yazmak zorunda kalmayacaksınız. İhtiyaçlarınıza uyacak eylemleri seçmenize ve birleştirmenize izin vermek için görsel arayüzünü kullanır.
• Otomatik görevler oluşturun ve belirli koşullar geçerli olduğunda bunları otomatik olarak yürütün.

Tallyfy

Tallyfy (https://tallyfy.com) ile iş süreçlerinizdeki kaosu ortadan kaldırın. Bu iş akışı yazılımı, günlük görevlerinizi ve onaylarınızı otomatik, tekrarlanabilir süreçlere dönüştürür. E-postaların, çağrıların, kağıtların, formların ve elektronik tabloların acısını ortadan kaldırır.

• Mevcut akış şemalarını veya SÇP’leri Tallyfy şablonlarına kolayca eşleyebilir ve çalışmalarınızı gerçek hayattaki iş akışlarını yansıtan eyleme dönüştürülebilir adımlara basitleştirebilirsiniz.
• Açık API’si, mevcut araçlarınızın çoğuna bağlanmanızı sağlar.

Intercom

Intercom (https://intercom.com) ile daha fazla müşteri yakalayın, dönüştürün ve elde tutun. İnterkom, müşterilerinizin sizinle doğrudan web’den iletişime geçmesini sağlayan bir müşteri mesajlaşma platformudur. Satış, pazarlama ve destek için mükemmeldir.

• Daha kısa sürede daha fazla potansiyel müşteriyi otomatik olarak nitelendirmek, yönlendirmek ve dönüştürmek için botları ve canlı sohbeti kullanın.
• Müşterileri hızlı bir şekilde dahil etmek ve etkileşimde bulunmak için hedefli e-postalar gönderin ve push ve uygulama içi mesajlar göndererek daha fazla kaydı ödeme yapan müşterilere dönüştürün.

Delivra

Delivra (https://delivra.com), kitlenizle etkileşim kurmayı ve geliri artırmayı son derece kolaylaştıran, sonuç odaklı bir e-posta pazarlama otomasyon platformudur.

• Pazarlama otomasyonu ile, kitleniz için daha verimli ve özelleştirilmiş daha akıllı e-posta kampanyaları dağıtabilirsiniz. Tetiklenen yanıtlar oluşturabilir, aboneleri kolayca segmentlere ayırabilir, tüketici davranışına göre e-posta gönderebilir ve dinamik içerik oluşturabilirsiniz.
• Doğrudan gelen kutunuza gönderilen haftalık raporlarla, her e-posta kampanyasının ilerlemesini ve performansını takip edebilirsiniz. Haftalık bilgiler size konu satırı analizi, en iyi performans gösteren içerik ve kanala göre sosyal paylaşım sayısı sağlar.

Autopilot

Basit ve anlaşılır Autopilot (https://autopilothq.com) programı ile yeni müşteri ilişkileri kurun ve eskilerini yeniden canlandırın. Kişiselleştirilmiş e-postalar, SMS, uygulama içi mesajlar ve kartpostallarla müşterilerinizle doğru zamanda etkileşim kurun.

• Tüm kişilerinizin daha zengin bir görünümünü yakalamak ve davranışlarına göre onlarla etkileşim kurmak için uygulamalarınıza bağlanmak ve görevleri otomatikleştirmek için programı kullanın.
• Hangi mesajların dönüştüğüne, mesajlarınızın nasıl trend olduğuna ve satışları neyin artırdığına dair içgörüler elde etmek için performansınızı kolayca izleyin. Gelir huninizi hızla görselleştirin ve sürecinizi gerçek zamanlı olarak anında optimize edin

mHelpDesk

mHelpDesk (https://mhelpdesk.com) müşteri iletişiminizi, zamanlamanızı, faturalandırmanızı, iletişimlerinizi ve aralarındaki her şeyi otomatikleştirir. Program, tekrarlayan, manuel iş süreçlerinizi güçlendirmek için tasarlanmıştır, böylece gerçekten önemli olana odaklanabilirsiniz.

• İş akışlarınızın tam görünürlüğü ile işin her aşamasını takip edin. Her işin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak görebileceksiniz. Etkinlik Günlüğü özelliğini kullanarak bir işte meydana gelen her değişikliği görün ve ekip üyelerinizi eylemlerinden sorumlu tutar.
• Zamandan ve paradan tasarruf edin ve nakit akışınızı hızlandırın. 60 saniyeden kısa bir sürede, kurulumu kolay ödeme işleme sistemi ile Visa, MasterCard, American Express ve Discover’ı kabul etmeye başlayabilirsiniz.

Çevrimiçi işinizde istikrarlı sistemler kurmaya başladığınızda, bu güçlü ve kullanımı kolay otomasyon araçlarından bir veya daha fazlasını eklemeyi düşünün. Tekrarlanan ve tekrarlanabilir iş görevlerini otomatikleştirmek, zamanınızı ve enerjinizi işinizi büyütmek için gereken temel işlevlere odaklayabilmeniz için zamanınızı ve enerjinizi serbest bırakacaktır.

 

Bölüm 7: İşletmenizi Bir Sonraki Seviyeye Nasıl Ölçeklendirirsiniz (Büyütürsünüz)?

Artık çevrimiçi işletmeniz doğru bir şekilde yapılandırıldığına ve temel işlevleri yerine getirmek için doğru insanlara sahip olduğunuza göre, işinizi ölçeklendirmeye başlamanın zamanı geldi. İyi yapılandırılmış bir operasyona sahip olmak, uzman olduğunuz herhangi bir alanda işinizi büyütmek için kendi becerilerinizi kullanma lüksünü sağlayacaktır.

Çoğu insanın çevrimiçi işlerine başlamaya çalıştığı yer burasıdır. Genel düşünce, belirli bir alanda uzmansanız, başarılı bir işe başlamanız ve yürütmeniz için yeterli olacağıdır. Ancak, bir alandaki yetenek yeterli değildir.

Siz, diğer birçok küçük işletme sahibinin aksine, belirgin bir avantaja sahipsiniz. Kendilerini hızlı bir şekilde kafalarının üzerinde bulan ve aynı anda bir düzine farklı görevde ustalaşmak için çabalayan diğer çevrimiçi işletme sahiplerinin aksine, sizi her küçük görevle kişisel olarak uğraşmak zorunda kalmaktan kurtaran güvenilir bir sisteminiz var. Bunun yerine, işinizi büyütmek için özel yeteneklerinizi kullanmaya yönelik çabalarınızı yoğunlaştırabilirsiniz.

İşinizi ölçeklendirmek, zaten iş ve ev hayatıyla boğuştuğunuzda ilk başta ezici görünebilir. İşletmenizi doğru bir şekilde ölçeklendirmeye odaklanmak için zaman bulmak zor olsa da, aşağıdaki bilgiler süreci terlemeden ele almanıza yardımcı olabilir. Bir işletmeyi ölçeklendirmenin iyi bir kısmı, işi büyütmeye başlamadan önce ördeklerinizi üst üste almayı içerir.

Doğru Stratejik Planı Oluşturun

Stratejik planınız, şirketinizin odağını pazar nişinize hakim olmanızı ve patlayıcı bir büyüme yaratmanızı sağlayacak daha az ve daha iyi şeylere yönlendiren yol haritasıdır. Büyük resme bakmanızı ister. Ayrıca, şirketinizin kaynaklarını en iyi avantajlara göre önceliklendirmenize ve tahsis etmenize yardımcı olur. Son olarak, ekibinizi büyük resme göre hizalamanıza yardımcı olur, böylece sorumluluklarını daha iyi yönetebilir ve şirketin ihtiyaçlarına daha fazla katkıda bulunabilirler.

Stratejik planınızı oluşturmak söz konusu olduğunda, kendinize aşağıdaki üç soruyu sormanız gerekir:

• Şirketiniz neden iş dünyasında? Bu ilk soru, ilk etapta neden iş dünyasında olduğunuzun kalbini keser.
• Tek hedefiniz nedir? Önümüzdeki üç ila beş yıl içinde başarmak için tüm şirket kaynaklarınızı harekete geçirdiğiniz tek hedefi düşünmeniz gerekir.
• Siz ve ekibiniz için neler var?

Stratejik bir plan oluşturmak tek seferlik bir faaliyet değil, işinizi öğrendikçe, geliştirdikçe ve yeniden yarattıkça sürekli olarak gelişecek bir faaliyettir. Her çeyrekte, planınızı tekrar gözden geçirmeniz ve önümüzdeki 90 günün haritasını çıkarmanız gerekir. Önümüzdeki çeyrek için ilk üç stratejik önceliğinizi belirlemek ve işinizi büyütmek ve geliştirmek için o çeyrekte tam olarak ne yapmanız gerektiğini belirten tek sayfalık basit bir eylem planı yazmak isteyeceksiniz.

Bu sürecin bu kadar iyi işlemesinin nedeni, sizi her üç ayda bir işinize yeni bir bakış atmaya zorlaması ve aynı zamanda ekibinizin işinizdeki en önemli alanlarda gerçekten anlamlı bir ilerleme kaydetmenin yürütülmesine derinlemesine dalmasına izin vermesidir.

İyi yapıldığında, bu 90 günlük koşturma, işinizi piyasa taleplerine uyum sağlamak ve değişmek için düzenli fırsatların en önemli avantajlarıyla ödüllendirecektir.

Muhasebe ile Etkinliği Ölçün

Ses sistemleri, işletmeniz genelinde verimliliği artırmanın, sizin ve çalışanlarınızın hedeflere ulaşmanıza ve müşterilerinize her seferinde istediklerini vermenize olanak tanıyan bir yola sahiptir. İşletme muhasebeniz, tüm iş süreçlerinizin etkinliğini ölçebilen işletmenizin ana sistemi olmalıdır. Muhasebe sisteminiz işletmenizin beynidir, işletmenizin faaliyetleriyle ilgili tüm verileri işler ve size büyüme ve karlılığı artırmanıza izin verecek stratejik bilgiler sağlar.

Birçok küçük işletmede, muhasebe yalnızca faturaları ödemek, bankayı uzlaştırmak, müşterileri faturalandırmak ve vergi beyannamelerini hazırlamak için kullanılan sistem olarak görülür. Birçok küçük işletme sahibinin fark etmediği şey, iş zekâsı toplamak için mükemmel bir sistem olmasıdır.

Muhasebe bilgileriniz, işletmenizin güçlü ve zayıf yönlerini ortaya çıkaracaktır. Geçmişte neyin yanlış gittiğini ve gelecekte gelişmek için neler yapılabileceğini size söyleyebilir. İşletmenizde kullandığınız muhasebe sistemleri, büyük miktarda karmaşık veriyi, şirketinizin karşılaşabileceği tüm sorunlar için çözüm tohumlarını içeren anlaşılabilir ve anlaşılır bilgilere dönüştürebilir. Aynı zamanda kritik iş kararları vermenin de temelidir.

Mükemmel bir iş geliştirmek disiplin ve sistematik bir eylem planı gerektirir. Nerede olduğunuzu, nereye gittiğinizi ve oraya nasıl gideceğinizi anlamalısınız. Bunu yapmak için, finansal kontrolü sağlamak için stratejik bilgi ve sistemleri kullanmanız gerekir. Doğru yönetildiğinde ve doğru büyüdüğünde, işletmeniz sizin için ekonomik ve kişisel özgürlük yaratırken karlı hale gelebilir ve paydaşları ödüllendirebilir.

Her işletmenin ekonomik motorunu yönlendiren bir veya iki “anahtar numarası” vardır. İşletmenizi ölçeklendirebilmek istiyorsanız, bu sayılar hakkında bilgi sahibi olmanız ve kontrol sahibi olmanız gerekir. Bu olduğunda, diğer her şey yerine oturacaktır. Bu sayıları henüz tanımlamadıysanız, şimdi tanımlamanız gerekir. Bu kritik sayılara dikkat etmek, başarılı bir işletmeye ölçeklendirme ve büyüme yeteneğinizdeki tüm farkı yaratacaktır.

Satış ve Pazarlamaya Odaklanma

Her şirket potansiyel müşteriler üretmek zorundadır. Herhangi bir potansiyel müşteriniz yoksa, herhangi bir satış yapmazsınız. Herhangi bir satış yapamıyorsanız, o zaman bir işiniz olmaz. Bu kadar basit. İşinizi sürdürülebilir bir şekilde ölçeklendirmek istiyorsanız, kişisel üretiminize dayalı büyümeden, kurduğunuz sistemin, ekiplerin ve kontrollerin istikrarlı tabanına dayalı büyümeye geçmeniz gerekir.

Satış, tekliflerinizi mümkün olduğunca kullanışlı hale getirmek ve satış fırsatlarını kapatmak için bir işletme olarak yaptığınız her şeydir. Teklifleriniz, telefon görüşmeleri yapan çağrı merkezlerinden eğitimli satış temsilcilerine, satış mektuplarından etkileşimli bir web sitesine ve aralarındaki her şeye kadar çeşitli şekillerde sunulabilir. Müşterilerinizi bulacak, satış yapacak ve geliri artıracak satış ve pazarlama çabalarınızdır.

Çok fazla küçük işletme sahibi yalnızca satış ve pazarlamaya odaklanır, çünkü istemek yerine yapmak zorunda olduklarını hissederler. Satış fikrinden korkarlar, ancak başarılı olmak için enerjilerinin çoğunu karlı satışlar üretmeye odaklamaları gerekir. Bunu yapmazsanız, işiniz hayatta kalmak bir yana, asla gelişmeyecektir.

Girişiminize küçük bir işletme sahibi olarak ilk başladığınızda, satışların gerçekleştiğinden emin olmak için zamanınızı ve enerjinizi odaklarsınız, bu da genellikle müşterilerle buluşmak ve anlaşmaları kendiniz kapatmak anlamına gelir. İşinizi ölçeklendirmeye bakmaya başladığınızda, dikkatinizi, çalışmaya katılımınıza bağlı olmayan, tekrarlanabilir ve ölçeklenebilir satış sistemleri oluşturmaya odaklamanız gerekir. Bu, potansiyel müşteriler oluşturacak reklam sistemleri oluşturmayı, anlaşmaları kapatmak için yeni satış temsilcilerini işe almayı ve eğitmeyi veya sonunda devralmak için bir satış ve pazarlama müdürü işe almayı içerebilir.

Siz olmadan çalışabilecek bir satış ve pazarlama departmanı oluşturmak için, aşağıdaki sistemlerin büyüme stratejinize dahil edilmesi gerekir.

• Satış yapmak için gereken potansiyel müşteri hacmini tutarlı bir şekilde oluşturabilen müşteri adayı oluşturma sistemleri.
• Potansiyel müşterileri sürekli olarak ödeme yapan müşterilere dönüştürmek için potansiyel müşteri dönüştürme sistemleri.
• Pazarlama ve satış çalışmalarınızın etkinliğini ölçmek için izleme ve raporlama sistemleri. Bu, satış sisteminizi zaman içinde optimize etmenizi sağlayacaktır.

Sonuçlarınızla başa çıkmak, işinizi ölçeklendirmenin önemli bir parçasıdır. Bunu, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını söyleyen basit elektronik tablolar oluşturarak yapabilirsiniz. Sayısal verileri topladıktan sonra, en iyi müşteri adayı üreticilerini, en iyi müşteri adayı dönüştürücülerini ve en iyi mevcut müşteri satıcılarını belirleyebilir ve bu çabaları ölçeklendirmeye yatırım yapabilirsiniz.

Satış ve pazarlama çabalarınızı ölçeklendirmenin önündeki engelleri kaldırmanın ilk adımı, şirketinizin en maliyetli potansiyel müşteri oluşturma zayıflıklarını belirlemektir. Aşağıdaki kontrol listesi, şirketinizin müşteri adayı oluşturma zorluklarını değerlendirmenize yardımcı olabilir.

• Satış yapmak için yeterli potansiyel müşteriniz yok veya potansiyel müşteri oluşturma süreciniz kararsız ve güvenemeyeceğiniz tutarlı bir potansiyel müşteri akışınız yok.
• Müşteri adaylarınızı organize etmek ve sürdürmek için bir sisteminiz yok.
• Yapılandırılmış bir müşteri adayı puanlama sisteminiz yok.
• Müşteri adayı oluşturma çabalarınızı sistematik olarak izlemiyorsunuz.
• Müşteri adayları oluşturmak için bir sisteminiz yok.
• Mevcut müşteri adayı oluşturma süreçleriniz ölçeklenebilir değildir.
• Potansiyel müşteri başına mevcut maliyetiniz çok yüksek.
• Müşteri adayınızın kalitesi çok zayıf

 

Şu anda işletmenize zarar veren zorluklardan herhangi biri için kutuyu işaretleyin. Üçten fazla kutuyu işaretlerseniz, listeye geri dönün ve işletmenize en çok zarar veren bir acı noktasını daire içine alın. Başlangıçta odaklanmanız gereken yer burasıdır.

Temel Müşteri Adayı Oluşturma Sistemi Oluşturmak için Beş Adım

Potansiyel müşteriler oluşturmak ve satışları kapatmak için yeni taktikler öğrenmeniz yeterli değildir. Bu görevleri yerine getirmenize yardımcı olacak sistemleri oluşturmanız gerekir.

İşletmenizde gayri resmi sistemlere sahip olmanın sorunu, işinizi savunmasız bırakmalarıdır. Hastalanır veya meşgul olursanız, kafanızda sakladığınız temel süreçleri nasıl yapacağınızı bilen başka kimse yoktur. Sizin ve kilit çalışanlarınızın zihninde kilitli olan gayri resmi sistemler ölçeklenebilir değildir. İşletmenizi ölçeklendirebilmeniz için temel müşteri adayı oluşturma sisteminizi oluşturmak üzere atmanız gereken beş adımı burada bulabilirsiniz.

Birinci Adım: İlk Önce Odaklanılacak Pazarlama Taktiklerini Belirleyin

Kullandığınız tüm potansiyel müşteri bulma taktiklerine bakın ve en önemli olanınızı seçin. İlk önce sistemleştireceğiniz taktik bu olacaktır. Hangisinin en önemli olduğundan emin değilseniz, kendinize yeni potansiyel müşteriler oluşturmak için yalnızca bir şey yapıp yapamayacağınızı sorun, bu ne olurdu?

İkinci Adım: Taktiğin Nasıl Uygulanacağına İlişkin İşlem Katmanını Taslak Haline Getirin

 

Yapışkan notlar kullanarak, bu pazarlama taktiğini uygulamak için izlemeniz gereken adımları yazın. Her yapışkan not tek bir adım içermelidir. Bu, sürecinizi belgelemenin etkili bir yoludur, çünkü adımları düzenlemek ve ilerledikçe düzenlemek için zihninizi serbest bırakır. Pazarlama taktiğini uygulama sürecine sahip olduğunuzda, basit bir adım adım tarife yazın.

Üçüncü Adım: Taktiği İzlemek için Bir Tur Puan Kartı Oluşturun

Bu adımın anahtarı, pazarlama çabalarınızın ne kadar iyi gittiğini size söyleyecek alakalı, objektif veriler toplamaktır. Zamanınızı ve paranızı nereye yatıracağınız konusunda akıllı, stratejik kararlar vermek için taktikleri karşılaştırabilmeniz gerekir.

Dördüncü Adım: İşlemi Paketleyin

Ekibinizin ve işletmenizin istediğiniz sonuçları elde etmek için adımları tutarlı bir şekilde takip etmesini sağlayacak süreci paketlemenin en iyi yolunu belirlemeniz gerekir. Sistemin kritik aşamalarını tutarlı bir şekilde takip edilmesi için paketlemek için en iyi formatın ne olduğunu kendinize sormanız gerekir.

Beşinci Adım: Uygulama, İzleme ve İyileştirme

Yakından dikkat ettiğinizde ve potansiyel müşteri yaratma çabalarınızın sonuçlarını izlediğinizde, sisteminizi geliştirmek için fırsatları tespit etmeye başlayacaksınız. Siz ve ekibiniz, daha fazla ve daha kaliteli potansiyel müşteriler üretmeye devam edebilmeniz için temel müşteri adayı oluşturma sisteminizi sürekli olarak değiştirmenin ve iyileştirmenin yollarını bulacaksınız.

Pazarlama Kontrollerini Uygulama

Pazarlama çabalarınız söz konusu olduğunda, doğru sonuçları elde etmek için doğru adımların doğru zamanda atıldığından emin olmak için sahip olmanız gereken dört temel kontrol vardır. Pazarlama sistemlerinizin, şirketiniz için kaliteli potansiyel müşteriler üretmek üzere sorunsuz bir şekilde çalışmaya devam ettiğinden emin olmak.

Standartlaştırılmış Pazarlama Teminatı

Web sitenize kaydolan herkese gönderilen bir şablon e-posta, satış temsilcilerinizin kullandığı parlak beyaz bir satış broşürü veya potansiyel müşterilerin sitenizden indirebileceği bir teknik doküman geliştirseniz de, standartlaştırılmış pazarlama teminatına sahip olmak, potansiyel müşterilerinizin en iyi satış mesajınızı aldığından emin olmak için etkili bir kontroldür.

Pazarlama teminatınız, yalnızca potansiyel müşterilerinizin ürünleriniz veya hizmetleriniz hakkında bilgi edinmelerine yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda yeni çalışanları ekibinizin üretken bir üyesi olmak için ihtiyaç duyacakları ürün bilgisi konusunda eğitmek için kullanılabilir. Küçük başlayın ve pazarlama teminatınızı ısırık büyüklüğünde parçalar halinde oluşturun.

Pazarlama Skor Tahtası Geliştirme

Pazarlama çabalarınızın üst düzey sonuçlarını veren basit bir skor tablosu oluşturun. Aşağıdaki üç sayıyı kullanarak başlayın.

• Müşteri Adayı Başına Maliyetiniz – Belirli bir pazarlama kampanyasının toplam maliyetini ölçün ve belirli bir dönemde oluşturulan toplam potansiyel müşteri sayısına bölün. Potansiyel müşteri başına maliyetinizi bilmek, hangi potansiyel müşteri taktiklerinin en uygun maliyetli olduğunu karşılaştırmanıza yardımcı olur.
• Satış Başına Maliyetiniz – Belirli bir pazarlama taktiğinin toplam maliyetini ölçün ve bu taktikten yaptığınız toplam satış sayısına bölün.
• Yatırım Getirisi – çeşitli pazarlama taktiklerini eşitlemenin güçlü bir yolu, böylece hangisinin en önemli yatırım getirisine sahip olduğunu görebilirsiniz. Bu taktikle yaptığınız toplam satışları, taktiğe harcadığınız toplam tutara bölerek hesaplayın.

Müşteri İlişkileri Yönetim Sistemi (CRM) Uygulama

CRM’niz, müşteri ve potansiyel müşteri verilerinizi ve bu ilişkileri zaman içinde nasıl yönettiğinizi düzenlemek için kullandığınız sistemdir. CRM’niz doğru kullanıldığında, işletmenizin müşteri adaylarının uygun şekilde yakalanmasını ve zamanında ve etkili bir şekilde takip edilmesini sağlamasına yardımcı olabilir.

Doğru İnsanları İşe Alın

İşinizi büyütmek için, ekibinizin yetenekli üyelerine hem büyümeyi teşvik etmek hem de desteklemek için ihtiyacınız olacak. İster satışları artırmak için satış ekibinize yeni üyeler ekleyin, ister yeni ürünler tasarlamak için mühendisler ekleyin, şirketinizin en önemli kaldıraç kaynağı yetenekli çalışanları çekme, işe alma, entegre etme ve güçlendirme yeteneğidir.

Şirketinizin hızlı bir büyüme yaratmasının ve sürdürmesinin tek yollarından biri, işinizi sistematik olarak büyük yeteneklerin çalışmak istediği bir yer haline getirmenizdir.

İşte bunu yapabileceğiniz bazı basit yollar.

• İdeal çalışanınızı kasıtlı olarak tanımlayın ve profilini oluşturun. İşletmenizin mükemmel çalışanının profilini oluşturmak için zaman ayırın. Belirli nitelikler pozisyonlar arasında değişse de, çalışanlarınızın kapsamasını istediğiniz birkaç ortak özellik, inanç ve dürtüyü düşünebilirsiniz. Profilinize uymayan adayları ayıklamak için işe alım sürecinizde nasıl basit filtreler oluşturabileceğinizi düşünün.
• Ekibinize kimi davet ettiğiniz konusunda seçici olun. Büyük yetenek, diğer yetenekli bireylerle çalışırken gelişme eğilimindedir. İşe alırken standartlarınızı yüksek tutun ve bunu yapma fırsatınız ve nakit akışınız olduğu için zayıf ekip üyelerini yükseltmeyi düşünün.
• Tüm kişiyi görün ve bireysel olarak yönetin. Şirketinizin standart İK politikalarına sahip olması gerekirken, bu standartları uygularken sağduyunuzu kullanmaya devam edebilirsiniz. Amaç, tüm çalışanlarınıza aynı şekilde davranmak değil, ekibinizin en iyi şekilde performans göstermesini sağlayarak şaşırtıcı sonuçlar üretmektir.
• Kötü performans gösterenleri hızlı bir şekilde kaldırın. Ekibinizde düşük performans gösteren oyuncular varsa, onlara uygun rehberlik, koçluk ve eğitim sağlamanız önemlidir. Bununla birlikte, bir süre sonra, etraflarındakilerin seviyesinde performans gösteremeyecekleri anlaşılırsa, o zaman onları hızlı ve kararlı bir şekilde çıkarmanız gerekir.

Artık doğru yeteneği bulduğunuza göre, şirketinizi ölçeklendirmek ve geliştirmek için onları fikir geliştirmeye dahil etmeye başlayabilirsiniz. Her altı ayda bir, ekip üyelerinizin her birinden şirket, departman departman gözden geçirmelerini ve işinizi ölçeklendirmek ve geliştirmek için en iyi üç fikri yazmalarını isteyin.

Tamamlandığında, görevler sonuçların üzerinden geçmek için biraz zaman harcarlar. En iyi önerileri seçin ve sonuçları gözden geçirmek için bir ekip toplantısı yapın ve şirkette hemen uygulanacak en iyi fikirlerden birkaçını seçmenize yardımcı olmalarına izin verin.

Bu süreci zaman içinde tekrarlayın ve şirketinizin fikirlerle nasıl fayda sağladığını ve geliştiğini, ayrıca ekibinizin girdilerini ve fikirlerini ciddiye aldığınızı gördüklerinde nasıl tepki verdiğini ve büyüdüğünü izleyin.

Özetle

Başarılı bir şirket işletmek söz konusu olduğunda, işinizin ve hizmet verdiğiniz pazarların statik olmadığını, ancak sürekli bir akış halinde olduğunu hatırlamak önemlidir. Bu, zamanla sistemlerinizi ve kontrollerinizi iyileştirmeniz ve yeniden tasarlamanız gerekeceği anlamına gelir. Ne kadar büyürseniz, bu büyüme sistemlerinizi o kadar çok geliştirmenizi gerektirecektir.

Hızlı büyüme, modası geçmiş sistemleriniz üzerinde artan taleplerde bulunmaya devam edecektir. Yılda 500.000 dolarlık bir iş için çalışan sistemler artık 5 milyon dolarlık bir şirketle başa çıkmak için yeterli olmayacak. Bu nedenle, işinizi ölçeklendirmeye devam ederken sistemlerinize ve denetimlerinize devam eden bir çalışma olarak yaklaşmanız gerekir.

İşinizi büyüttükçe, başarılı bir iş yürütmek istiyorsanız politikalarınız ve kontrolleriniz de sizinle büyümelidir.