Katkılarımızı İyi Bilmek
İş hayatımızda ne kadar çok yapılacak işler var değil mi? Gerekli gereksiz sandığımız her şey…
Yeni bir işe girdiğimizde aşağı yukarı yapacağımız işi, bizim görev tanımımızı biliriz ve hemen yapacağımız işe odaklanıveririz. Ama durun! Sizin sandığınız görev tanımınız dışında, daha birçok görev verilmiştir ve siz kendi amacınızı (KATKINIZI) unutur, gereksiz gördüğümüz tüm işleri-işimizi kaybetmemek için- üzerimize almış oluruz. Sizden ana görevinizle ilgili bir şey istendiğinde ise, tam olarak yerine getiremediğimizden dolayı da azarı işitiveririz patronumuzdan.
“Ama” diye başladığınız her bir cümleniz, yöneticinizi daha da kızdırmaktan başka bir işe yaramayacaktır. Ve temel görevinizi yerine getirmek için de gece mesailerimiz başlamıştır bile. Peki bunları niye anlatıyorum?
Bizzat bu durumları yaşamış biri olarak size gerçek yaşamımdan bir örnekle devam etmek istiyorum.
Bir şirkette lojistik işine yeni başlamıştım. Görevim, tüm şirket malzemelerin takibi ve raporlanmasıydı. Ama gerçekte malzeme giriş-çıkışları o kadar fazla oluyordu ki, bir de personel sayımızın azlığı, günümü kurtaracak işlere yoğunlaşmama sebep olmuştu. Artık malzeme girişlerin okutmalarında daha fazla hatalar yapmaya başlamış, raporlarım da eksik verilere yol açmış, yani her şeyi bir anda elime yüzüme bulaştırır olmuştum. Neredeyse bu durum iki ay sürmüş ve yöneticimin artık kendimi toplamam konusunda bana güzel bir uyarıda bulunması, işimi daha ciddi almama yol açmıştı.
Kendi işimi bu yoğunlukta hem doğru verileri okutacaktım hem malzeme sirkülasyonunu doğru bir şekilde yönetecektim, hem de ay sonunda temiz sağlıklı bir rapor yöneticime sunacaktım. Yani kendi düzenimi yaratmak zorundaydım. Peki nasıl becerdim bunu sizinle paylaşmak istiyorum izin verin.
Düzen oluşturmanın önemli bir aşaması, yaşamımı basitleştirmektir.
Yani benim için Önceliklerimin Belirlemeliydim. Böyle yaparak başta önemsiz görünen şeyleri bir kenara ittim ve kendimden uzak tutmayı sağladım. Örneğin, o an için yöneticim “Bir e-posta gelmiş istersen hemen bak bu çok önemli olabilir!” dediği zaman bilgisayarımın başına geçiyor, benden ne istendiğini anlayıp, Outlook’um da kırmızıyla işaretleyip, takip listesine almaya başlamıştım.
Veya o an bir telefon çalıyor, bu yöneticim bile olsa önceliğim benim malzeme tedariki veya sevki ise önceliğim hangisiyse ona göre davranıp zaman kazanabiliyordum. Mesela, yakın bir arkadaşım aradığında artık telefonlara bakmıyordum. Bu benim acil bir durumum sayılmıyordu iş yerinde.
Daha önceleri bazen görevlerim konusunda birçok şeyi azalttığımda, kendimi suçlu hisseder ve hemen hepsini bir anda yapamaya karar verirdim. Ama baktım ki bu beni daha da yormaya başlamış ki, işte o zaman etkinliklerimi daha azaltmanın doğru bir karar olduğunu anlamıştım.
ODAKLANMAK
Basitleştirmemin ikinci aşaması ise, Sürekli Olarak Tek Bir İş Yapmayı, Aynı Anda Birden Fazla İş Yapmamayı Öğrenmek Oldu.
Maalesef bazı gerçeklerle yüzleşmek zorunda kalabiliyordum iş hayatımda: Patron zihniyetli bazı yöneticilerim, daha az adamla-maliyeti düşük tutmak için- birçok işi bir kişiye yükleyerek daha karlı olduklarını sanırlar. Ama bilimsel veriler gösteriyor ki, aynı anda iki tavşan kovalamak bizi en iyi yapmıyor maalesef. Çünkü beynin TEK ama TEK bir gelişime ihtiyacı vardır: “ODAKLANMA” Bu kelimeyi hatta yukarıdaki resimde de göreceğiniz gibi lütfen aklınızda hep tutun! “ODAK” Diğer makalelerimde de okuduysanız eğer, Nöroloji dalında birçok deneyler yapılmış olup, beynin daha iyi hale gelebilmenin tek yolu, nöron sayılarının oldukça fazla birbirleriyle bağlantı kurabilmesine bağlıdır. Nöronların oluşabilmesi ise odaklanmamızla ilgilidir. Bilirsiniz biz dünyaya yüz milyar hücreyle gelip, trilyonlarca sinir ağların bağlantılarıyla oluşmuş varlıklarız.
Eğer yapacağımız işi %100 zaman ayırdığımızda bu konuda ustalaşmak kaçınılmaz olacaktır emin olun. Üzülerek söylemeliyim ki, bunu beş parçaya böldüğünüzde ise tek bir işe %20 bir odaklanmayla yerine getirip, ustalaşma konusunda pek yol alamayacağız. Bu da bizi her konuda bilgimiz olduğunu ama en iyi olanı ortaya koyamayacağımızı açık bir göstergesi olacaktır.
Çözümümü, tek bir konu bitene kadar, gerekirse bir gün bile sürse-istisnalar hariç- ona odaklanmak oldu ve büyük bir ilerleme katettim. Bazıları bana “Bırak şunu yap daha önemli! edseler!”deseler bile, -ki çoğu suratlarını asıp kapris yaptıkları çok olmuştur bu konuda- umurumda bile olmamıştır. Ben kendimi daha iyi hale getirmem için bir kere söz vermiştim ve bu benim kuralım olmuştu.
Sürekli olarak yalnızca bir iş yapmamın yolu, öncelikle elimdeki ana görev dışındaki her şeyi masamdan uzaklaştırmam oldu ki, bu benim kafamı daha da karıştırmasın.
Artık bilgisayarıma post-it denen bir uygulama yükledim. Buna “Öncelikle Yapılması Gerekenleri ÖNCE YAP LÜTFEN!” diye yazdım. Buradaki amacım, odağımı hep öncelikler konusunda kendime hatırlatmam oldu. Önceliği unutmak gün içerisinde çok kolay, çünkü o kadar çok uyarıcı var ki, aklım hemen başka yerlere kaçabiliyor ve önceliklerimi hatırlamak konusunda zaman zaman zorlanıyorum.
Size bir çizelge sunmak istiyorum. Bu çizelgeyi internette buldum, belki bazılarınız bunu biliyordur, belki biliyordunuz ama unuttunuz. Yine de bir gün işinize yarar düşüncesiyle bu harika çizelgeyi aşağıdaki gibi hatırlamak isteyebilirsiniz.
|
İŞE KATKIM |
|||
|
Katkı |
Bekleyemez | Bekleyebilir | Zaman Harcar |
 |
 |
 |
 |
Katkı
Yukarıdaki resimde de göreceğiniz gibi, katkımıza öyle bir odaklanalım ki, dikkatimiz her an dağıldığında parmağımızı kaybedecek kadar olmasın. Katkı, bir işte çalıştığımız – bu bir proje olabilir veya başka bir iş dalı- kritik denecek derecede ÖNEM taşıyan çalışmalardır.
Örneğin benim işim Lojistik konusunda, malzemelerin doğru sayılması ve sevk edilmesi ve bunları ay sonunda yöneticime raporlamamdır. Veya bir satış danışmanı iseniz, en önemli işiniz tabii ki ürünü Satabilmektir. Benim katkım, İŞTE TAKİP ve RAPORLAMAYI oluşturur.
Bekleyemez
Bu aşamada, patronunuzun bizden acil olarak bir iş istediğinde (yukarıdaki resim de bize telefon etmiş olabilir) hemen yapılması gerektiğidir. Benim örneğime dönecek olursak, işe katkılarım sürecinde, bir malzemenin acil olarak sayılması gerekiyorsa, raporlama işimi veya başka bir malzeme giriş çıkışlarını takibimi, o ana bırakıp, yönetimin istediği şeyi acil yerine getirmek zorundayım. Önceliklerimizi belirlemek işte bundan dolayı önemlidir.
Bekleyebilir
Bu aşamada gereken, ancak; başta uygulanmayan işleri kapsar. Mesela, dosyaları toplamak ve temizlemek, kağıt işlerini çözümlemek veya çalışma arkadaşlarımızla iletişim içinde olmak gibi. Proje bazlı işlerde, işler bir anda dalga dalga gelir ve o kadar çok erteleyecek şeyleriniz olur ki, bu ertelediklerimiz, işler yavaşladığında artık ele almanın zamanı geldiğini söyler.
Zaman Harcayan:
Bunların neler olduğunu benden daha iyi biliyorsunuzdur: Bilgisayar başında Facebook, Tweeter gibi sosyal ağlarda, takılmak, telefonlarda konuşmak, e-mailleri yanıtlamak, habersiz konuklarla lak lak etmek, ve sayamadığım birçok şey. Evet bir de sabahları evde kahvaltı yapmayıp, iş yerine simitle gelen arkadaşlara da sesleniyorum. Evde kahvaltı yapabilmenin zamanı vardır: erken kalkmak olabilir mi? …
İş hayatımda önemli gördüğüm en önemli konu bu anlattıklarım içinde, Katkı kolonuma sürekli odaklanmak oldu. Bu sizi de beni de iyi yerlere taşıyacak şeydir.
Son sözümle bitirmek istiyorum: “YARINI DEĞİL, BUGÜNÜ ÇÖZÜMLEYELİM”
