Verimlilik

Enerji ve Odak Parametreleri,

Enerji x Odak = Sonuç    

2        x   100  = 200 

4        x   50    = 200 

Eğer “Odak” 100 ise enerji düşükse 200, “Enerji” 4, Odak burada düşük olmasına rağmen sonuç yani çıktı aynı oluyor. 

Eğer bu denklemde bir sıkıntı varsa ya enerjide bir sıkıntı vardır ya da odak da bir sıkıntı var.  

Burada üzerinde duracağımız şey Odak olacak. Fakat enerjimizi etkileyen şeylerde girdi olarak düşüneceğiz

Girdilerimiz

Enerjiyi Etkileyen Faktörler 

1. Uyku 
2. Spor 
3. Meditasyon 
4. Sağlıklı Beslenme 

Önemli: Enerjini, Doğru beslenme ve Sporla çıkartabilirsin. İkisi bir araya geldiğinde enerji ortaya çıkıyor. 

Çıktılarımız-Sonuçlarımız Ne?

Parametreler; “Satışlar arttı mı, Marketing iyi mi, Finansal kaynakları doğru kullanabiliyor muyuz, Yeni ürünler çıkarabiliyor muyuz, doğru yetkinliğe sahip personel alabiliyor muyuz, müşterilerimizi yeterli mutlu edebiliyor muyuz, iyi yönetebiliyor muyuz?” gibi…  

 

Büyük Resim açıdan baktığımızda, senin bir konsantre kapasiten var ve bu kapasiteyle pazarlamaya bakıyorsun diyelim. Pazarlamayla ilgili olarak neler yapabiliriz?

• Youtube reklamı yapılacak
• Burada süreç nasıl olmalı?
• Hedef kitlemizi belirlemeliyiz, doğru kitlelere ulaşmalıyız.
• Sonra KPI’ları belirliyoruz yani; Tıklama başına maliyetlerimiz ne olmalı vs.
• Sonrasında yapıyı kuruyorsunuz:

Bizim ekipte Özgür diye bir arkadaş var, YouTube reklamlarıyla ilgileniyor. Özgür diyorsun “Süreç bu, Sistem bu, sen de bununla ilgileniyorsun.” Şimdi artık bunları inşa ettikten sonra sadece pazarlama alanına odaklandığımızda soruyoruz kendimize; konsantrasyonumla nasıl sonuç çıktı, bu kadar verim alabildik mi odaklanıyoruz… Bu varyasyon çalıştı mı, aradaki sonuç iyi mi? Eğer iyi se, buraya konsantre olmana gerek yok diyebilirsin, burayı Özgür’e bırakabiliriz diyebilirsin. 

Sen artık pazarlama işleyişini iyi olduğunu gördüğün zaman bu departmanın işleyişini bırakıp artık operasyona odaklanabiliriz. Müşteriyi mutlu edersek, funnelarla yüksek satışlar elde edilebilirsin.

• Burada da aynı şey SÜRECİ belirledin (İhtiyaçlar ne?)
• SİSTEMİ belirledim (Önemli, kritik, hayati olan değişken verileri takip etme yeri, Kaç müşteri aradın, kaçı mutlu oldu, kaçı şikâyet etti; yani KPI ayları takip etme yeri)
• Sonra da YAPIYI kurdum; (Bu işi kime atadın?)

Operasyon kısmını da Facebook gruplarında neler yapılması gerektiğini, Facebook gruplarında canlı yayın yapılması gerektiğini, Whats’up desteği ve Telegram grubu kurarak soru cevap oluşturarak bu iş takibini de “Ahmet’e isminde bir çalışanımıza verdik. Ahmet’e bu işi atadık. Kontrol onda artık) Sonuç iyise operasyon da iyi gidiyorsa artık odağımız bu işten de çekebiliriz diyebiliriz. 

Burada odağımı arttırmam gerekiyor, enerjim yüksek olmalı ki odaklandığım şeyi diğer insanlar 1 yılda hallederken ben 1 haftada halletmem gerekir. Yani sadece bilgiyle çözemeyiz bunu. Tam konsantrasyonla yapılaması gerekiyor.  

Şu ana kadar önemini anlatmaya çalıştım…

Şimdi Yapılması gerekenler anlatmaya geldi. (Bu ara “Deep Work” Kitabını okuyun) 

Bugün birçok firmada aynı anda(multitasking) çalışma çok olduğu için normal ortalama konsantrasyon 11 dakikadır. 11 dakikada bir insan ya telefona bakıyor, etrafında birisiyle konuşuyor, e-postalara cevap veriyor, telefonda gelen sese dikkatini veriyor. Bu gerçek bunu kabul etmemiz gerekiyor.  Beyin Pavlov’un köpeği gibi sürekli zil sesi verip, yemek geleceğini bilen köpekte olduğu gibi, biz insanlar normal günde 5-10 dakika telefona ona buna bakmaya alıştığımız için dikkat dağıtan şeylere beyin hemen iştah kabartıyor. 

Bu noktada konsantrasyon süreci çok düştüğü için konsantre olabilenin kıymeti artıyor. Çok az olarak bulunabildiği için burada çok değerli bir şeyden; ODAKTAN konuşacağız 

VERİMLİLİK = HAYATTINIZDAN DİKKAT DAĞICI ŞEYLERİ ÇIKARMAK demektir.

Bir iş yaparken Sosyal Medyayı kesinlikle kapatın.

Verimliliği arttırmanın yollarından biri Telefona her 30 dakikada bir alarm kurmak son 30 dakikada neler yaptığını yazıp gözlemlemektir. 

Bazı firmalarda çalışanlar bu yöntemi uygulamışlar ve bu yöntemi denemeden önce kendilerinin çok yoğun olduklarını söylemişlerdir. Kendi ekibine 2 haftalık bu uygulamayı yaptırmışlar. Gerçekler hiç de beklendiği gibi ortaya çıkmamış. Hepsi gereksiz meşguliyetlerle uğraştığını sonradan fark etmişler.

 

Verimli olmak için hangi adımları atmamız gerekiyor? 

1) Neden Verimli Olmalıyım?

Önce nedeni bulmanız gerekiyor neden 30 dakikalık bu takvimi uygulamalıyım, neden yapmalısın?

Kendinize 1 ile 10 arasında bir puan verin, verimliğin kaç puandır. Şu an verimliliğine 2 puan az olmasının nedeni ne; 5 ise neden 7 değil? Bunu bir düşün kendi kendine madde çıkar. En kolay halledebileceğin şey nedir?

Mesela Sosyal Media, Youtube. Survivor gibi programlar izlediğini varsayalım. En hızlı halledeceğimiz yer burası.

Çok fazla işle ilgilenmekte odağı düşürür. Günü doğru planlayamayabiliyorsundur.

2) Önem Belirleme

Telefonunuzdan saatinizi gün içerisinde her 30 dakikaya ayarlayın. Ve bu 30 dakika içerisinde ne yaptığınızı bir yere not alın. Amacımız sizin zamanınızınen çok nereye gittiğini bulabilmektir.

Mesela

• Benim Ne kadarlık Zamanım Stratejik İşlere gidiyor?
• Ne kadarlık zamanım Kâğıt-Kürek işlerine gidiyor?
• Ne kadarlık Zamanım Operasyon İşlerine gidiyor?”
• vs.

bunlara bakabilirsiniz. Eğer yeni bir girişimciyseniz, %40-50 operasyon; %50-60 strateji olması gerekiyor. Eğer böyle değilse işiniz sıkıntılı olacaktır. Gördüğünüz sonuç yukarıdaki belli oranlara yakın değilse problem var demektir. Yani kâğıt-kürek işleri, müşteri ziyareti, ortaklarla toplantı, müşterilerle toplantılar birçok işe yaramaz şeylere zaman harcıyorsunuz diyebiliriz. 

Bir şirket için önemli 7 yapılacak işler var ya; Pazarlama, Satış, Operasyon, İnsan Kaynakları, ARGE, Finans, Yönetimler; bunların her biri için Excell de sheetler oluşturabilirsin. Bunların KPI ları yani önemli parametrelerini de belirledin ve sonrasında bu işi atayacağın bir sorumlu kişi buldun.

Çalıştığın müşterin varsa bu müşteriye sen, net konuşmamışsan eğer senden sürekli yapılan işler konusunda rapor isteyebilir, seni gün içerisinde arayabilir ama senin bu işi çözmen gerekir. Sadece bir tane müşterin olmayacak ileride.  Ve müşterine şu şekilde konuşabilirsin.  “Ahmet bey, sizi her gün günlük olarak Google’ın sheet bölümünden girip orada düzenli raporlarınızı görebilirsiniz. İşlerim yoğun olacağından beni aramanız gerekmeyecek ve direk bilgisayarınızdan ulaşabilirsiniz bu raporlara” şeklinde söyleyebilirsiniz. 

Önemli!

Daha çok stratejik işleri ön plana koyup, daha sonrasında arkasına operasyon (gündelik hayatta yapmanız gerekenler) işleri koyun.

Burada operasyonelden neyi kastediyorum?

• Toplantılar,
• Banka işleri,
• Tasarım yapmak,
• Reklam hedefleri,
• Gündelik hayatta yapmanız gerekenler vs.

Stratejiden neyi kastediyorum?

• Ürünleriniz,
• Fiyatlarımız
• Rakip firmalarım
• Servisleriniz
• Funnelarım nasıl olur?
• vs.

bunların hepsi stratejik düşünülmesi gereken şeylerle ilgili.

Bu stratejiyi sizden başka hiçbir kişi yapmaz. Bu şirketin başı sizseniz, bunu siz düşünmelisiniz.

Mesela sizin aktar iş modeliniz var yani bir çay satıyorsunuz. Sonrasında düşündünüz “ben aktarım ve çay satıyorum.” Bu çayları öyle güzel hazırlayıp ve bir hediye kutusu yapıp, tek tek veya kilo kilo çay satmaktansa hazırladığım bu ürünü Koç Holdinge götürüp satın alma veya insan kaynaklarıyla görüşüp” Siz yılda 2 kere çalışanlarınıza hediye alıyorsunuz ya, çalışanlarınız hem konsantresini arttırmak hem de hediye paketi olduğu için böyle bir şey yapsak nasıl olur?” şeklinde sizin stratejik şeyler düşünerek gelirinizi arttırmanın yollarını düşünmelisiniz.

Stratejik işleri (Para getirecek yapıları) Sadece Sen Yapmalısın. Mesela Steve Jobs işten atılıyor ve sonrasında tekrar çağırıldığında bakıyor ki 20’den fazla proje var. Bunlardan biri kulaklıklar, birçok alt çeşit ürün grubuyla uğraşıyor ekip. Masamızın üzerinde 20 proje var onları 3’e indirmemiz gerekiyor. Onları da ADIM ADIM yapmamız gerekiyor. Öncelikle, önceliğinizi belirlemeniz gerekiyor, Stratejinizi belirlemeniz gerekiyor. Masanızın üzerinde maksimum 3 tane proje olması gerekiyor daha fazlası olmaz bu çok önemli.  

3) 5 Adım

Öncelikle eğer elinizde 3’ten fazla bir proje varsa bunlardan en önemli 3 projeyi elinize alın. Bu birinci projeyi 5 maddeye bölüyoruz. Eğer siz bu projenizi webinar yapmaya karar verdiyseniz işlenecek süreç şöyle olmalıdır:

1. 3 Konu Belirle: Müşteriyi satışa götürecek aklındaki engeli kaldırmamız gerekecek. Bu seminerde hangi 3 kritik adımı anlatılacaktır? Onu belirlemeliyiz başta. Mesela Ben genelde webinar içerisinde “Reklam Stratejilerini, Metin Yazarlığın Önemini ve Satış Tekniklerini” anlatacağımızı varsayalım.
2. Sosyal Kanıtlar: Bu üç adım için Hangi ÖRNEK VE SOSYAL KANIT sunmamız gerekecek? Bu 3 adımın her birinde NEDEN ÇOK İYİ OLDUĞUMUZU GÖSTEREN SOSYAL KANITLAR OLMASI GEREKİR. 
3. Slaytları Hazırla: Bu slaytları biz mi yapacağım yoksa birisine mi yaptıracağız? Birisi yapacaksa hemen istediğim şeyleri verip yapması gerekiyor. Buna da zaman sınırı koymamız gerekir.
4. Funnel web sayfası hazırlanacak (gerekiyorsa)
5. Reklama Çıkılacak; Organik mi (Google ads dir yani Aylık bütçenizin üzerinde harcamayın ve yalnızca reklamınız tıklandığında ödeme yapın) Paralımı? 

Örneğin müşterinin Facebook reklamları yapılacaksa Bunun 5 adımı şunlar: Ben bunu kurduktan sonra en baştan tasarımları düşünmeme gerek var mı? Tabii ki de yok sırlama belli. Yaptığınız her işi bu 5 adıma uydurabiliriz. 

1. Hedef Kitle Nedir? 
2. Hedef Kitlenin Problem, Arzu, İhtiyaçları 
3. Oltalar (Reklam başlıkları)
4. Reklam Tasarımları 
5. KPI ların takibi (Kritik Raporları; parasal, sayısal, yüzdesel vs. takip etme)

4) Mükemmele doğru yolcuk

Herhangi bir şeyde yetkinlikle alakalı kendinizi mükemmele yaklaştırabilirsiniz. Siz webinarda veya funnel kurmada veya metin yazarlığında ya da liderlikte kendinizi geliştirebilirsiniz.  Hangi konuda kendi yetkinliğinizi daha iyi hale getireceğinizi siz bilirsiniz. 

 

Alanınız neyse o alana sadece full konsantrasyon olmanız yetmiyor. O konuda kendinize konsantre olmanız ve o konuda en iyi olmanız gerekiyor ya; bunu da:

a) Uzmanlık Tanımın Ne?

Uzman olduğunuz yeri mevkii tanımlamanız gerekiyor. Hangi konuda çok iyi olmak istiyorsunuz? Bir insan her konuda çok iyi olamaz. Mesela ben en iyi pazarlamacı değilim ki bunu iddia etmiyorum. Çünkü dünyada bir sürü şey oluyor. Takip etmiyorum ki. Ben artık reklamcı değilim artık iş adamayım. Fakat ben kendi ekibindeki reklamcının Türkiye’nin en iyi reklamcısı olmasını isterim. Onun içinde sürekli eğitimler, yazılımlar; daha geçen gün 3500 dolara bir yazılım aldık. Diyorum ki kendime ben Fatih Çoban olarak, Webinarda çok iyi olmam lazım, liderlikte çok iyi olmam lazım, strateji belirlemekte çok iyi olmam lazım. Kendinizle alakalı hangi konuda çok iyi olmanız lazım. Önce bunu seç ve Tanımla Bu birincisi okey! 

b)  Yetkinlik İnşası

Bu yeteneği inşa etmen için gereken küçük adımları belirle, yani parçalara böl; küçük hedeflere… Daha önce söylediğimiz gibi; webinarla ilgili 1. Adımda 3 adımlık süreçte çok iyi olmam gerekiyor, 2. Adımda çok sağlam sosyal kanıtlar sunmam gerekecek, 3 adım da ilgi uyandıracak slaytlar hazırlamam gerekecek, 4 adımda funnel yapıp satışa geçerken yumuşak bir adımla geçiş yapmam gerekiyor ve her birini parçalara böl, düşün ve yap. Öncelikle bu 5 adımı parçalıyorsun her birine konsantre oluyorsun. 

c) Bu olaya DUYGUSAL anlam Yükle

Bütün hayatımız boyunca her şeyde bir “NEDEN” olayı var dikkat ettiyseniz. “Neden” yoksa, “Nasılı” bulamazsınız.

Neden ben bu konuda iyi olmam gerekiyor ki?

Neden ben webinarda iyi olmam lazım? Çünkü o satış senin kişisel bir markan, kimseye yaptıramazsın. Başkasına verirsem, yarına kadar bile başkasından verim alamayacağım ve kişisel markam yok olabilir korkusuyla kendimiz yapmamız gerekebilir. 

d) KPI

Kritik KPI lar belirlenmesi gerekiyor. Yani kritik KPI ‘arı belirleyerek zayıf yanlarımızı geliştirebiliriz. Hangi değerlere bakarak kendimdeki boşlukları doldurup ona göre bu boşlukları doldurabilirim. KPI, performans ölçümüdür. Mesela bu alt başlıklarda hangi konuda yeterli görmüyorsun bunu görüp alt başlıklar altında yaz ve geliştir. İhtiyacın, kritik bilgiler neler bunlarla kendini gözlemle. Mesela sizin maliyetiniz, satışınızı bilmeniz gerekiyor. Bunları çıkarmanız gerekir.

e) Zihninde Canlandır- Yaşa:

Mesela formüle yarışlarında bazı yarışçıları görürsünüz ya gözlerini kapatır kafalarını sağa sola sallarlar onun nedeni: belki 1000 defa hangi virajda frene basacağını hangisinde gaza basacağını, nerede rakibin önüne geçeceğini kafasında yüzlerce belki binlerce kez canlandırırlar. Başarının ne kadar harika olacağına, başarısızlığın ne kadar acı vereceğini yaşayarak o durma bir değer yüklüyor. Sizde en kritik durumları kafanızda canlandırarak işlerinizi kolaylaştırmanın ve parasal anlamda artışların durumlarını canlandırın.

f) Destek Al:

Seni konfor alanından çıkaracak birileri ihtiyacın var. Birileri sana “Aferin harika bir webinar düzenledin %20 kazandın” diyen birilerinden bir fayda alamazsınız. Böyle kişilerden destek alınmaz. Seni hep bir adım daha zorlayacak birilerinin geri bildirimi gerekir. Mesela %15 olmasının sebebi ne sence, işlerini otomasyona çevirebildin mi sence, şu an webinarları canlı yapıyorsun otomatik olarak webinar yapabilir miyiz acaba ne dersin? Deneylim deriz zorlamadan bilemeyiz deriz. Bu tarz tiplerden destek almalıyız. Ayrıca ekibinizin size %100 doğru geri bildirimler de vermesi gerekiyor.

g) Sürekli daha yüksek hedef koyarak gelişmeye devam et:

Satışlarınızı %16, %17, %18… vs olur mu? Hep bir adım ötesini düşün. Peki fiyatı 2 katına çıkarsak olur mu? diye kendi kendinize sorun. bir ürününüzü 29 dolara satıyorsanız işte harcadığın reklam paranın 2 katını kazanıyorsanız daha ne olacak?” deriz bazen. “Daha ne istiyorsun yeter bu kadar” demek yerine, “Tamam 29 dolarla satışlarımız arttı ve harika olduğunu gördük. Şimdi bir de 49 dolara arttırırsak ne oluyor ona bakalım” demelisiniz. Baktık 79 dolar yapalım hee burada olmuyor o zaman neyi daha iyi yapabiliriz ki 79 dolara satabilelim. Hep zorluyoruz çıtayı. Niye zorlayalım yok…

ı) Başkalarına öğret:

Tüm bu bildiklerinizi başkaların karşısına geçip anlatın. Her yaptığınızda eksik olduğunuz taraflarınızı görüp iyileştireceksiniz ve belli bir süre sonra bu süreçler sizin refleksiniz haline gelecektir.

5) 50 şer dakika prensibi:

“High Performance Habit” diye bir kitap var okumanızı öneririm. Burada bu kitabın yazarı şöyle diyor. Bir araştırma yapılmış üst düzey performansa sahip CEO ların alışkanlıklarına; ortak özelikleri şu zamanlarını 50 şer dakikalık parçalara ayırıyorlar. Tüm ihtiyaçlarını masanda tut, kahveni alacaksan al ve o 50 dakikada da hiç kalkmayacaksın tam konsantre olacaksın.

Eğer Tam konsantre olup iş yapamaya devam ediyorsan 50 dakika sonra zil çalıp bırakman şart. Kalk, bir hareket et, nefes egzersizi yap. Gözlerini kapa o 5 dakikada rahatlamaya çalış. O arada şeytanın huyumu mudur aklına birçok şey gelir genlde; beynin sana  “Mail atılacak, toplantı var, formlar doldurulacak” dediğinde bir kenara not al dinlenmeye odaklan sadece. Sonra bir sonraki 50 dakika neler yapacaksın düşün. Zaten disipline edenler farklı sonuçlar elde ediyor.

Deep work kitabında de şöyle bir şey var: Mesela kafede çalışıyorsunuz birileri dikkatinizi çeldi baktınız baktınız sonra bir uyandınız enerjiniz düşmüş ve tekrar o performans için ekstra çabalamaya başladınız. O modun içinde kalacaksın. Ne olacak ki değil. Mesaj gelmiş cevap versek ne olacak ki diyenlere enerjin düşüyor. Bu enerjiyi toparlamak yarım saat bir saat gidiyor önemli burası. Nerede olursan tüm benliğinle orda ol.  

6) 20 dakika plan:  

Reklam danışmanı Fatih Çoban’ın her sabah 9:30 toplantıları olurmuş ve her sabah 20 dakika önce gününü planlıyormuş. Sabah dinç kafayla o gün için kiminle ne işi olduğunu, kimlerle görüşmesi gerektiğini, o görüşmeyi daha iyi nasıl verimli kullanacağını, mükemmel bir toplantı nasıl olacağını ya da mükemmel bir gün nasıl olacağını 20 dakikada daha iyi yapabilmek için zihnini zorladığını söylüyor.

ve kendisine,

• Bugünkü beklentim ne?
• Hangi sonucu bekliyorum?
• Ne yaparsam bugün çok verimli bir gün olur?
• vs.

gibi soruları kendisine hep soruyormuş. 

Bir haftalık işleri bir gün önceden hazırladınız diyelim. Mesela birisi mesaj atıyor size “Salı günü uygun musunuz?” ve siz de planladığınız gününüze bakıyorsunuz. “Bu toplantı gerçekten önemli mi, bu görüşme gerçekten önemli mi, gerçekten bu toplantıyı bu kişiyle yapmam önemli mi?” diye soruyor kendisine. Eğer değilse, bir ekibe verebilir ya da hayır diyebilir. Buda verimlilik için gerçekten çok önemli bir konu.

Önemli!

Yapacağınız herhangi bir işte, HEP

1. SÜREÇ
2. SİSTEM
3. YAPI

OLARAK KURGULAYIN işinizi.

Farz edelim sizin sağlık probleminiz var bu yapıyı

Süreç Ne:

(Ne olması gerekiyor, neye ihtiyacın var, ne yapmanız gerekiyor? )

• Disiplinli olarak sağlıklı besinler tüketilecek 
• Disiplinli olarak Spor yapılacak 

Nasıl Besleneceksin, spor yapacaksın, uygulaman nasıl olacak?) 

• Kahvaltında ekmek yemeyeceksin 
• Şekerli gıdalar tüketmeyeceksin 
• Her gün yarım saat yürüyüş yapacaksın. 
• vs.

Sistem (Takip) Ne?

Sırayla yapılıp yapılmayanları takip etmemiz gerekecek. 

Şimdi bu süreci nasıl takip edeceksin. Tablolar olmaz ise kendimiz takip edemeyiz.  Bu süreçte o işler yapılıyor mu yapılıyorsa nelere dikkat edeceğiz, yapılmıyorsa neden yapılmıyor?

“KPI” Belirliyoruz şimdi yani nasıl ölçeceğiz performansımızı, nasıl takip edeceğiz kendimizi? Bunu ölçmek işin xEcell açıyorsun her gün kaydediyorsun. Kahvaltı yapıldı yapılmadı, tatlı yedin mi yemedin mi, enerjin nasıl, yürüyüşü yaptıysan kaç dakika kaç adım attın. Kalori hesaplandı mı hesaplanmadı mı? Kaydettin mi bunların hepsini? Burası takip, geri bildirim yeridir.  

Yapı Ne?

Kim takip edecek bu süreci? Burada doğru besinleri kim ayarlayacak? Diyetisyen mi yoksa sen mi? Sporla alakalı günün hangi saatinde yapılıp yapılmayacağını sen planlayacaksın. Sen spor yapacaksın ama hangi sporları yapacaksın? Bunu da Sporla ilgilenen fizyoterapistin mi ilgilenecek kim ilgilenecek bu durumla? Bunları soracaksın kendine. 

Hepsi bu canlar. Bu yazım tekrar tekrar okumanızı tavsiye ederim. Yorumlarınız veya sorularınız varsa atın cevaplayayım hemen..

Kaynak: KMM Mentorluk- Fatih Çoban