İş Akışı ve Sistem

Firmaların iş akışı ve sistem yönetimi konusuna hoş geldiniz.

Firma içerisinde bilgi akışını sağlıklı ve hızlı bir şekilde ulaştırmak gerekir.

Sadece ekip içerisine değil, müşterilerinde hızlı bir şekilde firma sahibine ya da yöneticisine ulaşmak zorunda kalmadan sağlıklı bilgiye ulaşmasını sağlamak ve merkezsiz bir sistem kurmayı hedefler bu yazı. Çünkü merkezi sistemlerde iş ilk zamanlarda iyi gitmesine rağmen belli bir noktadan sonra firma sahibinin veya yöneticisinin üstüne çöktüğü için nefes aldırmayacak hale gelir.

Girişimci adayların girişimciliğe başlama sebebin başlangıçta özgürlük olmasına rağmen tamamıyla ayaklarına prangaya bağlanmış gibi hissediyorlar ve nefes alamaz hale geliyorlar.

Bu kadar bilginin altında boğulmamak için MERKEZSİZ bir sisteme ihtiyacı vardır. Bu konu bir iş geliştirme amacını taşır. Ama burada da ekip kurma içerisinde oluşturulabilecek bilgi havuzcuklarıyla bir nebzede nasıl şirket sahibini rahatlatabiliriz; bunu amaçladığımız bir yazı olacak. Yoksa bir çırpıda bu yazımızda hepsini çözebilmek mümkün değil. Çünkü bir sürü sistemler çözebilmemiz gerekiyor.

Şimdi neden işlerimiz kaos oluyor?

Çünkü birçok girişimci işe tek başına başlıyor, bütün ayrıntılara tek başına sahip.  Bu startup (girişimciliğin başı) başlangıç kültürü aslında. Bir işin nasıl yapılacağını bilir fakat BÜTÜN SÜREÇ KAFASININ İÇERİSİNDEDİR. Girişimci bütün işin ortasında durur. Başlangıçta işler yolunda ilerlemesine rağmen müşteri ve ürün sayısı arttıkça beklenti artacak bu da kaosa neden olacaktır. Bu başlangıçta aslında iyidir.

Örneğin bir girişimci reklam danışmanlığı yapsın diyelim. Bu girişimcinin, tasarımı bilmesi, reklam metnin doğru yazılması, müşterilerin içsel ve dışsal arzu ve problemlerini iyi analiz etmesi, reklam yönetimini, funnel kurmayı, email pazarlama yapmayı ve KPI ları okumayı bilmesi gerekecektir. Bunların hepsinde uzman olmasa bile bu konuların herbirinde bilgi sahibi olması şarttır.

Reklam danışmanlığı işine başlandığından başta birkaç müşteriyle anlaşıp satış yapıyordunuz. Ama bu müşteriler o kadar fazla olmaya başlıyor ki bir müddet sonra, parasal yönetiminden, müşteri memnuniyetine, stok ve ürün bilgilerin takibinden fatura işlerine kadar artık işin içinden çıkılmaz bir hal alıyor. Bu kadar şeyle birilerinin tek başına yapması zordur.

Artık belli bir noktaya kadar iyi giden işiniz, MÜŞTERİ SAYISI ARTTIKÇA, reklam bütçeleri arttıkça, operasyon büyüdükçe, artık işin içinden çıkılmaz bir hale gelmesi, sizlerin asistan ya da freelancer (serbest meslek sahipleri) ile çalışmalara itiyor. Fakat birlikte çalışacağınız ekip bile kendileri işin içinden çıkamıyorlar çünkü onlar bu işi sizin kadar bilemiyorlar. Bütün işleyişi bilen tek kişi sizsiniz.

Bu süreç başlangıç açısından iyi ve bütün operasyona hâkim oluyorsunuz ve EKİBİNİZİ DE DOĞRU ZAMANDA YÖNETEBİLİYOR VE YÖNLENDİREBİLİYORSUNUZ. TEST EDİP ÖLÇÜMLEYİP, PERFORMANSLARINI ARTTIRABİLİYORSUNUZ. Bu güzel bir şey aslında. Süreç hakkında AYRINTILI BİR DOKUMANTASYON OLMADIĞI için kimse iş süreçlerinin nasıl işlediğiyle ilgili bilgi sahibi olamıyor.

Bu noktada bir freelancer veya bir asistan aldığınızı varsayalım. Bir freelancer (binoluk.com da uzmanlığını kiraladığınız kişilerdir) işe alıyorsunuz yapmasını istediğiniz şey faturaları kesip müşterilere göndermesini, ürün takibini ya da reklamlarını çıkacağım şeyin tasarımlarının yapılması konusunda yardım alıyorsunuz. Eğer reklama çıkılacaksa ve bu video formatında olacaksa o zaman da videonun hazırlanmasını ve düzenlemesini yapmalarını yeri geldiğinde istiyorsunuz.

Fakat bionluk.com dan kiraladığınız serbest bir çalışan reklam algoritmasını bilmediği için daha doğrusu siz ona önemli yerleri anlatmadığınız için geleneksel biçimde post atacakmış gibi tasarımlar oluşturabiliyorlar. Fakat algoritmanın dilini siz o kişiye anlatmadığınız bir reklamcı olarak, bunu sizin kadar bilmediğini fark edemediğiniz için, yaptığı tasarımlar size çok saçma geliyor.

Ve bundan dolayı da sürekli kendinize yükleniyorsunuz; “Kendim yapsam daha iyi, bunu sana öğretene kadar kendim yapsam daha iyidi, niye bu kadar berbat sonuçlar çıkıyor?”” diye kendinize sitem etmeye başlıyorsunuz. Neler yapılaması gerektiğini ileriki dakikalarda anlatmaya başlayacağım. Şu anda durumu analiz ediyoruz.

 

MERKEZİ YÖNETİM ŞEKLİ (BÜTÜN KOLLAR SANA BAĞLI)

Merkezi iş modeli nedir?

Aslında birçoğunuzun şirket içerisindeki bilgi toplama modeli yukarıdaki resimdeki gibidir. Başlangıç için iyidir, her şeyi yönetebilirsiniz; bütün kollar kendinize bağlanmıştır. Her işi sen yapmıyorsundur belki, yavaş yavaş birilerini işe almaya başlamışsın, yani pazarlamayla ilgili birilerini işe almışsın, satış ilgili birilerini işe almışsın, para yönetimiyle ilgili birilerini işe almışsın ya da daha çok ajanslarda (dijital pazarlama danışmanlığı yapan firmalarda) bu tip problem daha çok görülür.

Mesela reklamlarınızda kullanacağınız tasarımı birileri yapsın diye bir freelancerı işe alırsınız, yani dışarıdan geçici iş yapması için parayla birilerini kiralar ve bu kalıcı bir beraberlik değildir. Yani ihtiyacınız olduğunda parasını öder ve sizde tasarımınızı alırsınız. Sonra işiniz olursa tekrar yine bu tip freelancerlarla çalışmaya devam edebilirsiniz.

Sonrasında işiniz büyüdükçe video hazırlama ve düzenleme konusunda başka freelancerlarla anlaşır anlaşabilirsiniz. Siz hangi konuda yardım almak istiyorsanız doğru serbest çalışanlarla çalışmayı seçebilirsiniz. Operasyon, yönetim, finans gibi konularda uzman birilerini alır ama sistem sürekli işin merkezinde kırmızı noktada olan şirketin sahibine ya da yöneticisine direk bağlanırlar. Girişimci bu iş modelinde müşteriyle de direk muhatap olan, potansiyel müşteriyle görüşende, müşteriyi bağladıktan sonra ilişkiyi sürdürende, çalışanlarla birlikte yöneten de bizzat girişimcinin kendisidir bu etapta. İşin merkezinde olduğu için girişimci direk her şey ona bağlıdır.

Tüm yapılan işlerin takibini yapabilmesi için girişimci bilgiye ihtiyaç duyacaktır ve bu bilgiyi de çalışanlarından almak zorundadır zaten. Kırmızı nokta; Girişimci, Beyaz noktalar ise çalışanların ona aktardığı bilgileri temsil eder yukarıdaki resim.

Bu süreç başta zor gibi görünmez. Yani tüm işlerin sizin kontrolünüzde olduğunu hissedersiniz. Fakat müşterilerin artmasıyla birlikte, anlaşmalar, faturalar, pazarlama, satış, operasyon derken konular girişimciyi zorlamaya başlar bir noktadan sonra.

 

Diyelim ki 3 tane müşteriniz var. Hepsi tekstilci ya da inşaatçı olsa bile ki bu iyi bir senaryo çünkü bilirsiniz dijital medya ajansları çok farklı sektörlerle iş yaptıkları için bir de çok farklı konularda ilgilenmeleri gerekiyor. Yani inşaat sektöründe sektör analizi yapılıyor, müşteri hedef kitle analizleri yapılıyor, onların problemlerine, arzularına, beklentilerine göre reklam metinleri hazırlanıyor, reklam stratejisi geliştiriliyor, bütçe belirleniyor, tam onu ayarladıktan sonra dönüyor şirketin sahibi inşaatçı bekliyor. Ar-Ge var, finansa bakıyor kar azalıyor. Satışlar berbat ve tam şirket sahibi için bu durum bir kaosa dönüşüyor.

Şirketin tam göbeğinde olan girişimci sahibi olduğu için belli bir noktada süreç tepesine yıkılmaya başlıyor. Bu ciddi problemlerden bir tanesi.

Aslında bu süreci yönetebilmeniz için İŞ GELİŞTİRME KONSEPTİ, TAMAMİYLE BU SÜRECİ YÖNETMEKLE İLGİLİ eğitimler vardır ve kendiniz bununla ilgili konuları araştırabilirsiniz.

Gelin bu girişimcinin biraz acısını azaltalım.

Merkezsiz İş Modelinde

• Bilginin merkezi tek nokta olamaz.
• Tek yol işe yeni insanlar almak değildir.
• Otomasyon ve bilgi havuzları kurulur. (Google Doc. Trello, Teachable, Vimeo FB Gruplan…vb.)
• Aynı sayıda müşteri ile daha az yoğunluk. Müşteri de daha hızlı cevap bulduğu için mutlu olur.
• Müşterinin iyiliği için merkezsiz sistemler ve bilgi havuzları yaratılır

MERKEZSİZ İŞ MODELİ (Tüm Bilgiler 20 Kişiden Alınması Yerine, 6 KİŞİDEN ALINACAK ŞEKİLDE YAPILANMA ŞEKLİ MERKESSİZ SİSTEM. Yani ORDU MANTIĞI)

Bilginin merkezi tek noktada olamaz.

Şimdi acıyı azaltmak için merkezsiz iş modeline geçiyoruz. Bilginin merkezi tek noktada olamaz, olmamalı. Tek yol, işe yeni insan almak da değildir.

İşin merkeziyle ilgilenen merkezli sistemde nokta sayısı (kaynak bilgi isteyen kişi sayısı) 20 iken, merkezsiz sistemde işin merkezinde bulunan kişiden 6 tane merkezde bulunan kaynak iş sahibinden bilgi istiyor.

Merkezi bilgi yönetiminde bir sürü kaynak sizden ilgi(bilgi) bekliyor. 20 kişiye mi bilgi vermek mantıklı yoksa kaynak sayısını azaltarak yukarıdaki gibi 6 tane merkez bilgi havuzları oluşturulup yukarıda herkesin oraya ulaşıp bilgiyi oradan alma imkanları artıyor ve sizin zamanınızı da artarak bu kişilere bilgi vermekten kurtuluyorsunuz. Bu da bizi işimiz hafifletir.

Aslında bilgi havuzu dediğimiz şey, sizin haricinizde buradaki diğer 3 kişinin şuradaki diğer 4 kişiye ulaşacağı yeni bir kaynak inşa etmektir.

Mesela çalıştığım firmada, raporlama nasıl yapılır adı altında bir video hazırlandı ve bunu şirketin ortak(server) havuzuna koyarak, firmadaki 8 kişi daha sonra ihtiyaç duyduğunda oradan o bilgiye ulaşıp nasıl yapacağına bakıp öğrenebiliyordu. Fakat uygulamada başta bu çok etkili olamadı. Çünkü çoğu ofis uygulamalarına aşina değildi ve neyi bilmesi gerektiğini de bilemediği için bu bilgi havuzları da etkili kullanılamadı.

Önce ofis uygulamalarıyla ilgili eğitimler alındı ve word dokümanları hazırlandı. Sonra tekrar uygulamaya konuldu ve bir ay içinde durum düzeldi.

Mesela siz bir girişimciyseniz ve birçok müşterileriniz sizden hep aynı bilgiyi istiyorsa siz de bu bilgilerin hazırlanmasıyla ilgili yapılacak bir çeklist dokümanı oluşturabilir veya videoda oluşturabilirseniz. Bu bilgi tipleri Google dokuman olabilir, YouTube olabilir veya bulut da OneDrive gibi yere ekleyebilir ve herkes istediği bilgileri buradan çekebilir. Hazırladığınız bu bilgileri ekibinizden birine de devredebilir onu bu konuda nasıl yapacağıyla ilgili birkaç çalışma yaptıktan sonra bu işi ona devredebilirsiniz.

Otomasyon ve bilgi havuzları dediğimiz Google, Trello, Teacable, Vimeo, Youtube, Fb grupları gibi platformlardır ve bilgilerinizi bu platforma yükleyerek müşterilerinizin bilgi almalarını kolaylaştırabilirsiniz. Diyelim ki 20 kişiye bir eğitim, danışmanlık veriyorsunuzdur bu 20 kişinin sizden eğer merkezi bir sisteminiz olsaydı bu 20 kişiye siz tek tek destek vermek zorunda kalacaktınız. Ve 20 kişiyle ilgilenmeniz mümkün değil. Onların iyiliği için bu bilgi havuzlarını oluşturuyorsunuz.

Eğer müşterileriniz sizden günlük raporlar istiyorsa Google Dokuman oluşturup her bir müşterinize o platforma girip raporları oradan takip etmesini isteyebilirsiniz. Sonuçta sizin zamanınız değerli ve boşa gitmeyecektir.

Merkezsiz sistemin avantajında aynı sayıyla müşteriyle daha az yoğunluk sağlar. Müşteri daha hızlı cevap bulduğu için mutlu olur. Müşterinin iyiliği için merkezsiz sistemler bilgi havuzcukları oluşturmak elzemdir. Müşterinin ilk etapta sizle görüşmek isteyebilir ve şöyle diyebilir: “Ya Okan Bey ben size hemen ulaşmak istiyorum. ” Bunun insancıl bir şekilde onların iyiliği için bunların yapılması gerektiğini anlattığınızda anlayışla karşılayacaklardır.

Yani şöyle de diyebilirsiniz müşterinize: “Şu an 1.000 kişiye eğitim veriyorum ve bu 1.000 kişiyle ben teker teker Instagram’da mesajlaşsam, ya da sesli mesajlar versem, WhatsApplarla mesajlaşsam sabah akşam bu 1000 kişiden ortalama %10 mesaj alsam bu 100 kişi yapar. Her birine 5 dakika ayırdığımda 100*5= 500 dakika, o da 500/60= 8,3 yaklaşık 8,5 saatimi alır. Bunlarla uğraşırken bunun haricinde ben senin için nasıl strateji geliştireceğim nasıl sana yeni içerikler üretebileyim, nasıl daha faydalı olabilirim, nasıl belge hazırlayabilirim vs. şeyler söylediğinizde müşteri de sizi anlayışla karşılayacaktır.

Merkezi Sistemden Merkezsiz Sisteme Nasıl Geçeriz?  

Başlangıçta merkezi sistemle başlamak avantajlı çünkü, bütün sistemi siz ayrıntısıyla bildiğiniz için belgelemeniz gerekiyor. Ayrıntısıyla öğreniyorsunuz bütün sistemi ve ilerleyen zamanda bu işleri ekibinize devrettiğiniz zaman kişilerin performanslarını nasıl ölçebileceğinizi, nerelerde hatalar yapacaklarını anlayabiliyorsunuz.

He şeyi outsource (yani freelancer kiralamak) o kadar mantıklı değildir; bütün eğitimlerinin başlangıcında anlattığımız bir şey vardır: Nasıl değil, Kim sorusudur.

Tamam bu kim önemli bir felsefeydi “O, işe alacağın kim deki kişiyi neye göre ve dayanarak denetleyeceksiniz? Hangi KPIlar (Anahtar Performans Değerlendirmesini) Nereden bakacağınızı ekibine katacağın bu kişinin işini iyi yapıp yapmadığını anlaman gerekecektir. Ekibine katacağının kişinin verimli çalışıp çalışmadığını senin o işi iyi bilip bilmemenle ilgilidir. O yüzden bir girişimci başta tüm iş akış ve sistemlerini adım gibi bilmelidir.

Peki bu nasıl olacak?

O konuyla ilgili birazcık bilgi sahibi olmamız gerekiyor. Bir sürü freelancer; outsource arkadaşlar var. Onların da performanslarını ölçebilmemiz için en azından ekibinize katacağınız kişinin performansını ölçecek kadar bilgi sahibi olmamız gerekiyor

Şöyle düşünün: Siz bir müşterinin reklamını yönetmeniz için iş aldınız ama bu konuyla ilgili bir şey bilmiyorsunuz. O zaman bu konuyu bilen birisini işe aldınız. Fakat o reklamın iyi bir performans verip vermediğini anlamazsanız müşteriye de yeni müşteri kazandıramaz ve freelancer da sizden paranızı alıp bir daha çalışmazsınız. Muhakkak o konuyla ilgili ileri derecede bilginiz olmasa da krtik konudaki bilgi edinmek için eğitim alarak kendinizi geliştirebilirsiniz.

Siz belli konularda en iyi olun mesela reklam metin yazarlığınız iyise bunu siz yapın başkasından yardım almanıza gerek yok. Diğer iş kollarını başkalarından yardım alarak telafi edebilirsiniz.

YAPILACAKLAR:

• Merkezi sistemden merkezsiz sisteme geçişte Mevcut durumu analiz et.
• Kendi şirketinizde şu anda nasıl bir sistemle bilgi akışı sağlıyorsunuz? Yani kimlere ne tür bilgi vermeniz gerekiyor mevcut durumunuzda? Çünkü her birimiz farklı işler yapıyoruz.
• Şu andaki sisteminizde insanlar ne tür bilgilere ihtiyaç duyuyorlar sırala. Yani müşterileriniz size ne soruyor? Pazarlama ekibiniz varsa size ne soruyorlar? Ya da bir freelance ekibiniz varsa sizden genelde ne soruyorlar ne istiyorlar? Bunları bir sıraya koyup yazmanız gerekiyor.
• Sonrasında en önemli adımdan başlayarak merkezsiz çalışma modelinin iş akışını hazırla. Yani mesela, eğitim şirketinde en önemli benim için müşterinin bilgiye ulaşması. Çünkü sürekli bana soru sorma gereği duyuyorlar onlar için bir bilgi havuzu oluşturmam gerekiyor. Ya da dijital medya ajansınız var en önemli adım şu olabilir; müşteriye sunulacak raporlar ve sürekli bilgilendirmek. Bununla alakalı hemen bir bilgi havuzcuğu oluşturup orda; operasyon diyebilirsiniz bunun adına çünkü operasyon dediğim şey müşterinin mutluluğu -için yapılan bir şeydir. Müşteriyi tatmin etmek ve durumdan haberdar etmek çünkü kafalarında hep “Verdiğimiz paranın karşılığını alıyor muyuz?” düşüncesi endişesi var. Onlar için bir iş akışı oluşturmaya başlayabilirsiniz. En önemli adımlarınızdan biri operasyondur. Yani, ne kadar zamanda biz size bir raporlama yapacağız? İşte yaptığımız adımlar nelerdir? Orada videoları çekip, dokümanlarıyla beraber koyabilirsiniz. Birazdan göstereceğim merak etmeyin. Müşterinin kafasına takılan bir soru olduğunda, müşterinize istediği bilginin nerede olduğunu kendisine söyleyebilirsiniz.

Uyarı! Her zaman tek bir projeye konsantre olun. Yani operasyonla alakalı iş akışını yapmak istiyorsanız ya da operasyonla alakalı bir sistem kurmak istediğinizde, aynı anda pazarlamayı kurmaya çalışmayın. Operasyonu ele alın onu bitirin. Sonra satış, sonra Ar-Ge sonra başka bir şey. Ya da pazarlamayla ilgili bir şey yaparken aynı anda e-mail pazarlama hem de Facebook reklamları yapmaya çalışmayın. Önce bir e-mail pazarlamayı oturtun çok elzemse sonrasında Facebooka geçin. Ayna anda bir sürü işle uğraşmaya çalışmayın.

Peki neden bir iş akışına ihtiyaç duyarız?

Bir girişimci sürekli sonuçlar almak ister. Bir müşterinize belli bir reklam bütçesiyle 5 katı bir ciro yaptırabiliyorsanız, başka bir müşterinize 1’e 2 kazandırmamanız gerekiyor. Bir müşterinize 1’e 5 kazandırıyorsanız, diğer müşterinize de 1’e 5 kazandırmalısınız. Yani bunu kalıcı bir şekilde sürekli sonuç aldıracak bir sistem kurmanız gerekiyor. Yani inişler çıkışlar zikzaklar olmaması gerekiyor.

Müşteri şunu dememesi gerekiyor “Ya biz sizinle geçen ay Facebook ve Instagram reklamları yaptık sonuç harikaydı. Fakat kataloğu değiştirdik sonuçlar berbat oldu.” Bu sorunun kaynağı resimlerden mi yoksa katalog yapısından mı kaynaklandı? Hayır. Eğer reklamı yöneten kişi şirketin sahibiyse ya da reklamı kim yönetiyorsa bunları yaparken bir iş akışınız yoksa kafasına göre; “Önce şunu yapalım, sonra şunu yapalım, sonra böyle bir strateji izleyelim, soğuk kitleye bunu, ılık kitleye bunu yapalım” deyip kafasının içerisinde not almayıp bir sistem kurmadığında veya bir iş akışına uymadığında sonuçlar her zaman değişebilir.

Bunu insan faktörünün hatasını minimuma getirecek şekilde önceden planlı şekilde yapılması gerekiyor.  İş akışları insana dayalı hataları minimuma indirir. Benim ihalede evrak hazırlama konusunda bir çeklistim var. Her ihale hazırladığımda ne kadar bilirsem de bileyim ona bakarak hazırlarım ve her seferinde bir şey unuturum. Bu işi doğru yapmanın yoludur. 10.000 saat Uçan pilotlar bile aynı yoldan kaç defa geçse de bilmiyor mu yolu her defasında uçuş yapıyor. Tekrar tekrar çeklist yapıyorlar. Her zaman doğru hazırlanmış çekliste göre hareket etmek gerekiyor.

Başta yeni başlayanlar bu çeklistleri hemen hazırlayamayacaktır çünkü henüz ispatlanmış bir sonuç yok ortada. Şöyle düşünün: Annenize diyorsunuz ki “Anne bu pasta berbat, tadı çok kötü, bunun tarifini versene ben de yapayım. Zaten tadı kötü tarifini ne yapayım onun. Kötü olan bir şeyi tekrar tekrar yapmak mı istersiniz? İyi olan bir tarif önce bulmamız gerekiyor. Sonra o tarifi biz tekrar tekrar yapmamız gerekiyor. İyi sonuç ortaya çıktığı zaman sizin onun iş akışını yani çeklistini hazırlayabilirsiniz artık.

İş Akışı Nasıl Oluşturulur Derseniz;

1) Kendi iş modelinin süreçlerini(adımlarını) sıralayın; yani pazarlamayla ilgili ne yapıyorsunuz, reklama çıkmadan önce neler yapıyorsunuz, neyse sizin iş modeliniz… Satışla alakalı operasyonla alakalı. Web iste mi yapıyorsunuz, e-ticaret mi yapıyorsunuz ne yapıyorsanız onun süreçlerini sıralamanız gerekiyor.

Mesela reklam ajanslığı yaptığımızı düşünelim ve bir iş akışı oluşturalım:

• Çekilen ürün fotoğrafları müşteriden alınır geliyor.
• 20 tane gelen ürün fotoğraflarından 5 tane seçilir
• O seçilen 5 ürün fotoğrafı tasarım ekibine gönderilir
• Tasarım ekibi bu 5 ürün fotoğrafından slay ve videolar hazırlar
• Hedef Kitlenin içsel ve dışsal problem ve arzuları çıkarılıyor
• Ürün ve hedef kitleye uygun reklam metni yazılması için metin yazma ekibine bu bilgi ve resimler verilir
• Resim & Video ve reklam metinleri pazarlama ekibine gönderilir.
• Test reklamlarına çıkılır
• Sonra reklamdan gelen veri sonuçları şirket sahibiyle paylaşılır
• Veri sonuçlarına göre hangi reklam tuttuysa o reklamla devam edilmesi ve diğer reklamların kapatılması konusunda reklam ekibine bilgisi verilir.

Bu yaptığımız şimdi nedir? Bir süreç değil mi? Sürekli takip ettiğiniz bir süreçtir. Adım adım takip etmeniz gereken şeyler hangi şeyleri içeriyorsa o aslında bir iş akışıdır. Aslında bütün hayatımızda yaptığımız her şey bir iş akışı.

2) Sonrasında kendi süreçlerinizi en önemliden başlayarak numaralandırın: Pazarlama sizin için çok mu önemli, operasyon mu sizin için çok önemli bunları sıralayın. Sonrasında en önemli süreç için iş akışı oluşturmaya başlayın. Yani bizim en önemli işimiz e-mail pazarlama mı yoksa en önemli işimiz Facebook-Instagram reklamları mı yoksa eğer bu değilse bizim en önemli işimiz YouTube içerik üretmek midir? Hangisi sizin için?

En önemli iş neyse onun işi akışı hazırlanmaya başlanır. O konuyu seçtin ve onun için bir iş akışı hazırlıyorsun.

Mesela YouTube içerik üretecekseniz eğer o anda YouTube içerik üretecekseniz YouTube un iş akışını hazırlayarak içerik üretelim. Şu anda biz ne yapıyoruz?

1. Birincisi kameramanlar ekipmanları kontrol edecekler
2. Sonra Kameramanlar çıktılar fenomenlerle vide çekimi için görüşecekler
3. Sonra fenomenlerle buluşulacak
4. Sonra çekilecek videoya karar verilecek
5. Sonra videonun başlığına karar verilecek
6. Sonra tanıtıma karar verilecek
7. Sonra konukla röportaj yapılacak
8. vs.

gibi önem sırasına göre alt alta bu şekilde iş akışını oluşturuyorsunuz.

Bu önem sıralarını hazırlarken işin içindeyken not almanız gerekiyor. Önceden ya da sonradan düşünmeyin bunu. Yoksa öncesinde ve sonrasında ayrıntıları kaçırabiliyorsunuz. Burada zamanlama önemlidir.

Mesela aşağıda email pazarlama hazırlarken bir iş akış örneğini görebilirsiniz:

Email Pazarlama İş Akış Süreç Örneği

1. Adım

Neden Yapıyorsun? Ne için biz e-mail pazarlama yapıyoruz? Amacımız ne, bunun bir anlamı olmalıdır?

Tanım: Soğuk mail listesini ısıtarak sıcak listeye aktarmak ve sıcak listeyi de daha da ısıtarak tekrarlı satışlar yapmak için yapacam.

2. Adım

Şimdi Çeklist Oluşturuyoruz: Gerekli olanlar neler?

Şimdi tasarlamaya başlıyorum: Bir e-mail pazarlamada oluşturmada neler gerekiyor?

Dizayn: Alt başlıkların belirlenmesi

• Alt başlıkların belirlenmesi
• Mail listelerin segmentlerin ayrılması (soğuk, ılık ve sıcağı) ayırmamız gerekiyor
• Sonrasında her segmente (soğuk, ılık ve sıcak) uygun başlıkların belirlenmesi gerekiyor. Mesela benim hiçbir seminerime katılmamış bir kişiye (soğuk kitleye) gidip, üst düzey satış stratejilerinden ya da Funneldan bahseden bir mail atsam, kişi “Ne saçmalıyorsun!” der. O yüzden konu başlıkları önemlidir.
• Konu başlıklarına uygun metinler yazılıyor.
• Sonra da maililer gönderilecek tarihler belirleniyor.

Bu bir süreç değil mi; izleyeceğimiz adımlar bunlar

3. Adım

Sistem: (Neye göre takip ediyorum süreci veya performansı mı?)

Bundan sonra da sistemlerini kuruyorsunuz; sizin yaptığınız işin işe yarayıp yaramadığını görmeniz gerekir değil mi? Bu performans takibi süreklilik sağlamaya yardımcı olur. Sayı, kalite, zaman, yüzde gibi maliyetleri takip edebiliriz. Anahtar süreçlerin sonuçlarını ölçmek gerekir. Mesela takip metodumuz ne, hemen size aşağıdaki örnek resmi gösterelim, neye göre takip ediyoruz performansı?

 

Yukarıdaki resimdeki gibi sizin takip metodunuz nedir? Takip edeceğiniz şey bir performans çizelge ya da grafik de olabilir. Burada bizim için önemli gördüğümüz parametreleri belirlemişiz. Yukarıdaki çizelgede takip ettiğimiz önemli parametreleri şöyle belirliyoruz:

• Yeni mail listemize kaç kişi var?
• Bugün kaç kişiye mail atmışız?
• Kaç kişiye ulaşmış?
• Kaç kişi açmış mailimizi?
• Kaç kişi tıklamış gibi

rakamlar benim için önemli demişim.

 

Buraya kadar bu sistemi kurduk diyelim. Artık ya siz ya da bir başkasına bu işi atmaya geldi.

Ekibinizden birine bu işi atadığınızı varsayalım. Artık mail pazarlama işinin ekibimizden Ahmet yapacak. Bundan sonra diyalog eşliğinde devam ediyorum…

Personel: Neler yapacağım patron?

Biz: Hazırladığım dokümanlar var Gdrive’da. Sana göndereceğim maille bu dokümanı paylacam hemen.

Personel: Tamam (Mailini açtı ve dokümanını okumaya başladı. Hangi sorumlulukları olduğunu okumaya başlıyor)

Doküman içerisinde şimdi yapılacakları sıralıyorum:

• Reklam metnini yazan arkadaştan reklam başlık ve konularını al
• Funnel web sayfasına bu metinleri ekliyorsun
• Infusionsoft’a (e-posta pazarlama ve satış platformu) tarihleriyle giriş yapıyorsun
• Müşterilere otomatik giden maillerden sonra mail içerisindeki dataları alıyorsun
• Şablon olarak hazırlanmış (Yukarıda oluşturduğumuz çizelge vardı ya…) belgeye mail datalarını giriyorsun.
• Maillerin açılma durumlarına göre iyi ya da kötü olanları belirliyorsun
• Elde ettiğin mail datalara göre (çıktılarımız-sonuçlarımız) reklam metni yazan ekip arkadaşına geri bildirim veriyorsun. Mail başlıkların hangileri daha çok tuttu, hangileri tutmadı bunları bildiriyorsun.
• Her haftanın pazartesi saat 9:00 da toplantı yapılır. Bu toplantıda kaç tane mail metni ve başlık hazırlandığını, hangilerinin daha iyi performansı olup olmadığı konularda rapor veriyorsun. ve bu sonuca göre yeni kararlar alınıp toplantıyı bitiriyoruz.

İşte bir girişimci olarak sizde aynen bu sistemi izlemeniz yeterli. Çünkü daha önce hepsini siz yapıyordunuz ama doğru bir sistem kurarsanız işleriniz saat gibi tıkır tıkır işleyecektir.

Özet:

Önce yaptığınız iş her neyse onun bir süreçleri veya adımlarını oluşturun. Siz bu adımları önem sırasına göre (o işi içindeyken bu adımları belirliyorsunuz) yaparak sıralıyorsunuz. Bunlara iş akışları veya çeklistler de diyebilirsiniz. Bu süreci işinizde aşağıdaki tüm departmanlar için ayrı ayrı uygulamanız gerekir.

• Operasyon (Müşteri Yönetimi)
• İnsan kaynakları
• Muhasebe
• Yönetim
• Arge
• Pazarlama
• Satış

Hazırladığınız tüm çeklistleri her bir departman için oluşturdunuz. Bunları ister bir Word dokümanına yazın, isterseniz de videoya kaydedin. Ve sizin artık bir bilgi havuzunuz oldu mu? Tabii ki doğru bir şekilde. Neden bahsediyorum? Sizin yaptığınız o iş için girdilerinizle, beklediğiniz sonucu vermelidir. Vermiyorsa bir sorun vardır ve tekrar o istediğiniz sonucu alana kadar süreci devam ettirip sonunda doğru adımları bulduktan sonra bunları dokuman hale getirebilirsiniz. Bu oluşturduğunuz çeklistleri de OneDrive veya Googl’ın Gdrive gibi serverlara koyup ekipteki arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz. İşte size harika bir sistem.

 

Kaynak: KMM Mentorluk- Fatih Çoban