Projeleri Ele Almak için Kullanılan Scrum Yöntemi Karlılık Sağlar
Scrum, bir takımın topu sahada ilerletmek için birlikte nasıl çalıştığını anlatan bir rugby terimidir. Bu terim uzun zamandır kullanılmaktadır, ancak Scrum’ın hedef belirleme ve ekip çalışmasına uygulanması nispeten yenidir – ancak projelerin hızlı bir şekilde yürütülmesindeki etkinliğini kanıtlamıştır.
Scrum yöntemi, her dalda maksimum düzeyde üretken bir yöntemdir. İş çıktısını artırmanın yanı sıra diğer toplumsal sorunları ele almak için de kullanabiliriz. Ancak bu özetin odak noktası, ekiplerin işte daha üretken olmalarına yardımcı olmaktır.
Maksimum üretken bir şekilde çalışmak – Scrum yöntemi iş dünyasıyla sınırlı olmak zorunda değildir- Jeff Sutherland
Projeleri ele almanın iki yolu vardır.
Şelale yöntemi, sorun çözmeye yönelik doğrusal bir yaklaşıma öncelik verir ve bir değişken kendinden öncekinin başarısına bağlıdır. Şelale yöntemi genellikle kayda değer bir sonuç olmaksızın para israfıyla sonuçlanır.
– Scrum yöntemi daha az israf ve daha az insan içeren bir çerçevedir ve daha etkili çalışmanıza yardımcı olabilir. Bir kişi veya ekip olarak ilkelerini kullanmak, işte muazzam bir başarı elde etmenize ve sıradanlıktan kurtulmanıza yardımcı olabilir.
Her ekip hedeflerine ulaşmak için büyük çaba sarf eder, bu nedenle daha akıllıca çalışabilirlerse herkes mutlu olacaktır.
Doğru tahmin ve ekip çalışması, özellikle yeni projeler üzerinde çalışan ekipler için milyonlarca dolar ve saatin boşa harcanmasını önler. Eğer bu konuyla ilgileniyorsanız, bu özet tam size göre!
Bu yazıda ilerledikçe, hedeflere ulaşmanın neden uzun zaman aldığını ve bu süreçte israftan nasıl kaçınacağınızı öğreneceksiniz. Ayrıca ekiplerin bir projenin ne kadar süreceğini ve ne kadar çaba gerektirdiğini hesaplama konusunda neden bu kadar kötü olduklarını da göreceksiniz.
Scrum Verimli Bir İş Yapma Yöntemi Sunar
Bir savaş pilotu olarak Jeff Sutherland’ın hayatı sık sık tehlikedeydi, bu yüzden dört adımlı hayatta kalma sürecinin önemini öğrendi:
- Gözlemle
- Yönlendir
- Karar ver
- Harekete Geç
Bu şu anlama geliyor:
- Önemli bölgeyi gözlemleyin.
- Düşman bölgesine girmek ve çıkmak için bir rota çizin.
- Acil bir durumda bir yedekleme planlayın.
- Kararlar alın ve uygulayın.
Scrum da aynı teknikleri gerektirir.
Japon dövüş sanatları kavramı Shu Ha Ri, Scrum yöntemini daha da açıklamaktadır. Shu Ha Ri, farklı durumlarda bir ustalık seviyesini tanımlar:
Sha seviyesi en monoton olanıdır. Burada, kendinizi kurallara alıştırır ve bunları dini olarak tekrarlarsınız. Ha aşamasında değişim ve yenilik için bir fırsat vardır, ancak bu çok küçüktür.
Ri aşaması tamamen yaratıcı olduğunuz ve engellenmediğiniz yerdir, Shu’da öğrendiğiniz tüm adımları bir kenara bırakabilir ve yenilik yapabilirsiniz çünkü artık ustalığa yakınsınızdır. Scrum tam olarak bu şekildedir; işin kolayca aktığı yeni bir duruma ulaşmak için sürekli bir çabadır.
Kahramanlık yok. İşleri halletmek için bir kahramana ihtiyacınız varsa, bir sorununuz var demektir. Kahramanca çabalar planlama hatası olarak görülmelidir– Jeff Sutherland
Scrum inovasyonu genel kabul görmüştür. Projelerin geç kalmasını ve bütçelerin çok yukarılara çıkmasını engelliyor. Daha önce en popüler çalışma yöntemi olan Şelale yöntemi artık daha az yaygın.
Scrum diyor ki: işleri yapmanın farklı yolları vardır; en karmaşık, zaman alıcı veya pahalı şekilde çalışmak zorunda değilsiniz.
İşinizi her zaman yaptığınız gibi yapmakta ısrar ederseniz, hiper rekabetçi dünyamızda geçerliliğinizi kaybedebilirsiniz. Buna karşılık, Scrum yöntemini kullanan ekipler üretkenliği sürekli olarak artırabilir ve başarılarını çoğaltabilir. Ayrıca yaptıkları işin kalitesini de artırırlar.
Bunu biliyor muydunuz? Shu Ha Ri konsepti ilk olarak 1930’larda Judo’nun kurucusu Jigoro Kano’nun öğrencisi Kenji Tomiki tarafından dövüş sanatları dünyasına tanıtılmıştır. Bu kavram genellikle Japonca “Shu Ha Ri” karakterleriyle temsil edilir; ancak “Ku Shu Ren” veya “Shu Shin Ko” gibi başka karakter kombinasyonlarıyla da temsil edilebilir.
Ekip Çalışması Akıllı İştir
Ekipler iş hayatında kritik öneme sahiptir çünkü işin yapılmasını sağlarlar. Tiyatrodaki bir grup cerrahtan araba üreten otomobil uzmanlarına kadar her yerdeler.
Bir iş yürüten herkes ekiplerin ne kadar değerli olduğunu bilir. İlginç olan ise pek çok liderin bunun yerine bireylere odaklanmayı tercih etmesidir. Sadece belirli katılımcılara odaklanmak ve iş dünyasında diğerlerini ihmal etmek büyük bir hatadır.
İnsanların kendilerini dışlanmış hissetmelerinin yanı sıra, bu yaklaşım büyümenizi engelleyecektir çünkü mevcut herkesin potansiyelini en üst düzeye çıkarmıyorsunuz.
Bir yönetici olarak başarılı olmak için delegasyon sanatında ustalaşmalısınız.
Ancak ekiplere sahip olmak yeterli değildir. Her ekip üyesi kendi başına yüksek performanslı olmalıdır. Mümkün olan en kısa süre içinde en iyi sonuçları sağlayabilmelidirler.
En iyi ekipler, öne çıkmalarına yardımcı olan belirli üretkenlik özelliklerine sahiptir. Bu özelliklerden bazıları şunlardır:
- Aşkınlık
Güçlü amaçları, sıradan olanın ötesine geçerek olağanüstü olana ulaşmalarını sağlar. Aşkınlığı geliştirmenin bir parçası, tek bir bireyin ötesinde, yalnızca ekip çalışması gerektiren büyük ve motive edici bir misyona sahip olmaktır.
- Özerklik
Özerklik, ekiplerin kendi kendilerini organize edebilmeleri ve yönetebilmeleri anlamına gelir. Aynı zamanda, daha üst kademelerden izin almak zorunda kalmadan kendi başlarına önemli kararlar alma gücüne sahip oldukları anlamına gelir.
- Çapraz İşlevsellik
Çapraz İşlevsellik, ekiplerin kendi kendilerine yeterli olduğunu gösterir. Herhangi bir projeyi tamamlamak için ihtiyaç duydukları tüm becerilere sahiptirler. Planlama, satış ve üretim becerileri birbirlerini güçlendirir.
Çok sayıda kişiden oluşan ekipler genellikle daha az sayıda kişiden oluşan ekiplere göre daha fazla çaba harcarlar. Amerikalı yazılım mühendisi Fred Brooks, küçük ekiplerin kalabalık ekiplere göre hedeflere beş kat daha hızlı ulaştığını söylüyor.
Bunun arkasındaki ilke, insan beyninin sınırlı olması ve bu nedenle yalnızca birkaç kişiyle etkili bir şekilde ilişki kurabilmesidir. Bu nedenle ekibinizi mümkün olduğunca küçük tutmanız uygun olacaktır.
Jeff Sutherland’a göre sihirli sayı 7 kişilik bir ekiptir. Artı ya da eksi iki kişi varsa işe yarayabilir, ancak dokuzun üzerindeki her sayı ekibi yavaşlatacaktır. Sutherland ayrıca bazı üç kişilik ekiplerin iyi çalıştığını, ancak acil projelerde hızlanma sorunu yaşayabileceklerini gözlemlemiştir.
Bunu biliyor muydunuz? 2021 yılında Nature.com’da yayınlanan bir araştırma, uzaktan çalışan ekiplerin geleneksel ofis ortamında çalışanlara kıyasla yakın çalışma arkadaşlarıyla daha fazla iletişim kurduğunu bildiriyor.
Scrum Yönteminde Zaman ve Ritim Büyük Önem Taşır
İnsan çabalarında zaman çok önemlidir. İşten eğlenceye kadar yaptığımız her şeyi etkiler. Bu inanılmaz önemi gördükten sonra, onu boşa harcamamak gerekir. Ne yazık ki iş yerinde de böyle oluyor; görevler ve projeler için genellikle gereğinden fazla zaman harcıyoruz. En kötüsü de ekiplerin en başta hiç başlamamaları gereken projelerde zaman kaybetmeleridir.
Scrum yöntemi, işleri hızlı bir şekilde tamamlanabilecek küçük görevlere bölerek zamanı sınırlı olarak ele almayı teşvik eder. Zaman bilincine sahip olmak, her çabanın sonunda değerli bir şey elde etmeyi hedeflediğiniz anlamına gelir.
Kişisel olarak ve ekip olarak zamanın aciliyetini hissetmenin kesin bir yolu, yapılması gereken her şey için son tarihler belirlemektir. Jeff Sutherland bunu “Sprint” olarak adlandırıyor. Ekibi bu yöntemi ayda bir parça çalışan yazılım üretmek için kullanıyor.
Sprint kullanmanın avantajı, tamamlanma hızının yanı sıra, ekiplerin pazar tarafından talep edilmeyen bir projeye çok fazla şey koymadan önce geri bildirim almalarına yardımcı olmasıdır. Sprint tekniğini başka bir seviyeye taşıyan ve büyük kazanç sağlayan bir başka grup da otomobil üretimi yapan bir şirket olan “Team WIKISPEED “dir. Somut sonuçlar elde etmek için bir haftalık Sprintlerden yararlanıyorlar.
WIKISPEED Ekibi işleri üçe ayırıyor: birikmiş işler, yapılmakta olan işler ve tamamlanmış işler. Bu yaklaşım, tüm ekip arkadaşlarının bir başkasının ne üzerinde çalıştığından ve ne kadar ilerlediğinden haberdar olmasını sağlıyor. Bir müşteri ürünü kullanana kadar hiçbir şey tamamlandı kategorisine girmez.
Proje teslim tarihlerini (diğer adıyla zaman bloklarını) belirlemek yeterli değildir. Ayrıca, bu zaman bloklarını kilitleyerek bir çalışma ritmi oluşturduğunuzdan emin olun. Belirli bir dönem için ne yapılacağına karar verdikten sonra ekstra görevler eklemek için yer olmamalıdır. Bunu yapmak, ekibinizin sürekli olarak akış durumunda kalmasına yardımcı olur.
Ekipleri mikro yönetmekten kaçının; onlara yeterince güven ve yaratıcı özgürlük verin.
Scrum’ın özü ritimdir. İnsanların doğal olarak kalıpları arzulayan alışkanlık güdümlü yaratıklar olduğunu kabul eder. Scrum bu bilgiyi insanların kendilerinin daha iyi versiyonları olmalarına yardımcı olmak için kullanır. Ancak, ekip olarak edindiğiniz tüm alışkanlıkların üretken olmadığını unutmayın. Neyin işe yarayıp neyin yaramadığını görmek için daima analiz edin. Cesur olun ve daha üretken olabilecek faaliyetleri veya kalıpları ortadan kaldırın.
Çoklu Görev Üretkenliği Artırmaz
Aynı anda pek çok şeyi yapabilme becerisi, bu hızlı çağda cazip görünebilir. Ancak, birçok şeyi aynı anda yapmak ve bunları mükemmel bir şekilde yerine getirmek neredeyse imkansızdır. Yapabileceğimizi düşündüğümüzde bile yapamayız.
Örneğin, bazı insanlar araba kullanabileceklerine ve cep telefonlarıyla konuşabileceklerine inanırlar. Gerçek anlamda, bunu yapan insanlar yapmayanlara göre daha fazla kaza yaparlar.
Çoklu görevler genellikle günün sonunda etkili ya da üretken değildir. Bunun nedeni, beynin aynı anda birçok isteği işlemesini sağlamanızdır. Başka bir görev tarafından kesintiye uğrarsanız.
ilk projede ihtiyacınız olan dikkati ve farkındalığı geri getirmeniz dakikalar veya saatler alabilir. Bu da beklediğinizden daha fazla israf yaşamanıza neden olacaktır. İsrafı en aza indirmek için erteleme, çoklu görev ve bir işi yarım yapmaktan kaçının. Scrum, süreçte çok uzun süre kalan herhangi bir projenin israf olduğuna inanır.
Yarım kalan görevler hakkında biraz konuşalım. Hiç bir projeye başlayıp hayat şartları nedeniyle yarıda bıraktığınız oldu mu? Belki seyahat etmeniz gerekti ya da işiniz çok yoğundu ve artık zamanınız yoktu.
Hepimiz o yollardan geçtik ve tamamlanmamış projelere geri dönmek her zaman zordur. Bu durumdan mümkün olduğunca kaçınmaya çalışın. Kaçınılmaz olarak tamamlanmamış projelerden oluşan bir birikiminiz olduğunda, ya onlardan kurtulun ya da tamamlanmalarına öncelik verin.
Çevrenizi değiştirmek ya da yeniden düzenlemek erteleme ve tembelliği azaltmanıza yardımcı olabilir.
Dinlenmeden uzun saatler çalışmak daha fazla iş yapılmasını sağlamaz; bunun yerine verimliliği azaltır ve çeşitli hatalara ve yorgunluğa neden olur. Nihayetinde, bir işteki hatalar, işleri düzeltmeye çalışırken zaman kaybetmenize neden olur.
Bundan kaçınmak için Scrum, her bireyin veya kuruluşun bir görevin ne zaman zor veya imkansız olduğunu belirlemek için bir sisteme sahip olması gerektiğine inanır. Ardından ileriye dönük en iyi yola hızla karar verin.
Scrum tekniği kahramanlık anlarının hayranı değildir. Bunun yerine, ekip çalışmasını teşvik eder ve önemli ilerleme kaydetmeyi planlayan her kuruluşa korkudan, duygusal kaostan ve bunu yaratabilecek herhangi bir kişi ya da şeyden kaçınmalarını tavsiye eder.
Biliyor muydunuz? Çoklu görev yapmanın tehlikelerinden bahsetmişken: Ulusal Karayolu Taşımacılığı Güvenlik İdaresi’ne göre, Amerika Birleşik Devletleri’nde dikkati dağınık sürücüler 2020 yılında üç binden fazla kişinin ölümüne neden oldu.
Sonuç Olarak,
Birçok insan için çalışmak, tatmin ve mutluluğun bir ifadesidir. Kişinin daha yüksek bir amaçla uyumlu olduğunu kanıtlayan bir duygudur. Bu noktaya ulaşmış olmanız, anlamlı işe değer verenlerden biri olduğunuzu gösterir.
Umarım bu özetten kaliteli bilgiler edinmişsinizdir. Ana fikirleri tekrar gözden geçirelim, böylece siz ayrılırken taze kalsınlar.
Öncelikle, Scrum yöntemi değişim, keşif ve yeni fikirlerin yalnızca sağlam bir plan olduğunda işe yarayacağını öne sürer. Bu nedenle, hedeflerinizi yazmanız ve bunlara ulaşmak için ayrıntılı bir plana sahip olmanız tavsiye edilir. Hedef belirlemenin ikinci tarafı, başarılarınızı yansıtmak için zaman yaratmaktır, böylece başarıyı tekrarlayabilir ve daha iyi kararlar alabilirsiniz.
Ayrıca, önceki bölümlerde esnek bir zihniyet geliştirmenin daha hızlı büyümenize yardımcı olacağını öğrendiniz. İşleri yapmanın eski yollarına, özellikle de artık verimli olmadıkları zaman, çok fazla takılıp kalmayın.
Gerçek mutluluk sadece nihai sonuçta değil, keyifli çalışma sürecinde bulunur. Bu nedenle Scrum, ilk seferde eksiksiz iş yapmayı vurgular. İşi tekrar tekrar yapmaktan sizi hüsrana uğratan hataları önleyecektir.
Kaçınılmaz hatalar için, bunları mümkün olan en kısa sürede düzeltmek daha iyidir. Hataları sürüncemede bırakmak genellikle zorluklara yol açar ve motivasyonunuzu düşürebilir.
Bunu Deneyin,
En fazla dokuz kişiden oluşan bir ekip oluşturun ve belirli bir hedefe ulaşmak için Scrum tekniklerini kullanarak pratik yapın.
Ve eğer bu mümkün değilse, daha önce de tartışıldığı gibi hemen düşünme pratiği yapın. Bir birey olarak en önemli başarınızı düşünün. Bunu başarmak için ne yaptığınızı ve üzerinde çalıştığınız projeler için aynı şeyi nasıl tekrarlayabileceğinizi belirlemeyi hedefleyin.
