Sprint, Doğru Yapıldığı Takdirde Muhteşem Sonuçlara Yol Açacak Harika Bir İş Stratejisidir
İş hayatında, bazen her şeyde çok iyi iş çıkardığınızı fark edebilirsiniz. Bunun nedeni ille de yetersiz çaba değil, daha ziyade odaklanma eksikliğidir.
Odaklanma mükemmel sonuçlar üretir, ancak odaklanma tek bir şeye dikkat etmeyi gerektirir. Bir sprint bunu başarmayı amaçlar.
O halde sprint tam olarak nedir?
Sprint, prototip oluşturma ve fikirlere müşteri girdisi ile tüm önemli soruları yanıtlayan beş günlük özel bir süreçtir.
İş stratejisi, inovasyon, davranış bilimi ve tasarımın doğuştan çocuğu olan ürün, herhangi bir ekibin kullanabileceği iyi tanımlanmış bir süreçtir.
Sprint, her biri bir çalışma haftasındaki beş gün için olmak üzere beş bölüme ayrılmıştır. Pazartesi günü, ele alınması gereken sorunların haritasını çıkarmak ve odaklanılacak bir yer seçmekle geçirilir.
Salı günü, seçilen sorunun üstesinden gelinebilecek farklı olası yolları ortaya koymak içindir. Çarşamba günü zor kararları vermek ve fikrinizi test edilebilecek bir hipotez haline getirmek için çalışmalısınız. Perşembe günü gerçekçi bir prototip oluşturmak için, Cuma günü ise bitmiş işinizi sergilemek ve prototipinizi gerçek insanlarla test etmek içindir.
Yeterince kolay görünüyor, değil mi? Doğru yaptığınızdan emin olduğunuz sürece öyle. Bir sprint’in başarılı bir şekilde yürütülmesi için birkaç anahtarın yerinde olduğundan emin olmalısınız.
Bir sprintin etkisini gerçekten hissetmek için, üzerinde çalıştığınız zorluk büyük olmalıdır. Sprintlerin en iyi sonuç verdiği birkaç zorluk türü şunlardır:
- Yüksek Riskli Zorluklar: Bu, maliyetlerin yüksek olduğu, çok fazla para veya zaman ya da her ikisini birden gerektiren bir zorluktur.
Bir sprint size doğru yönü seçme şansı verir.
- Zaman Baskılı Zorluklar: Bu, son teslim tarihi olan ve hızlı bir şekilde çözüm üretmeniz gereken bir meydan okumadır. Bir sprint, adına uygun olarak hızlıdır.
- Sıkışmış Zorluklar: Bu, sizi hayal kırıklığına uğratan ve nasıl üstesinden geleceğinize dair hiçbir fikriniz olmayan bir zorluktur. Bir sprint, çukurdan çıkmak ve yeni fikirlerle gelmek için tam da ihtiyacınız olan şeydir.
Bu yazımız, bir Sprint’in nasıl etkili bir şekilde yürütüleceğini açıklamaktadır.
Bir Sprintte çok Önemli Bir Faktör, Onu Yürüten Ekiptir
Bir sprintin etkili bir şekilde çalışması için, tıpkı her biri kendi alanında usta olan bir grup suçlunun büyük bir soygun gerçekleştirmek için bir araya geldiği popüler Oceans Eleven filminde olduğu gibi, sorunun üstesinden gelmek için mükemmel bir ekibe ihtiyacınız olacaktır.
Siz bir suçlu olmasanız ve herhangi bir soygun yapmasanız da, tıpkı bunun gibi mükemmel bir uyum içinde çalışan, mükemmel ayarlanmış bir ekibe ihtiyacınız olacak.
İdeal olarak, bir Sprint’in doğru bir şekilde çalışması için sprint ekibinizde yedi veya daha az kişiye ihtiyacınız olacaktır. On bir kişilik bir ekibin yer aldığı filmin aksine, sprintiniz için büyük bir ekip sadece sizi yavaşlatacaktır. Sprint ekibiniz için aşağıdakiler çok önemlidir:
- Karar verici: Bu kişi ekibinizin başıdır, kararları veren ve ipleri elinde tutan kişidir. Bu kişi CEO, kurucu, bölüm başkanı ya da bunlardan herhangi birinin temsilcisi olabilir. Yeter ki sorumluluk sahibi biri olsun.
- Finans uzmanı: CEO, CFO veya iş geliştirme müdürü gibi paranın nereden geldiğini, ne için kullanıldığını ve nereye gittiğini idare edebilen kişidir.
- Pazarlama uzmanı: CMO, PR, Pazarlamacı veya topluluk yöneticisi gibi şirketinizin ürününü reklam ve çok daha fazlasında pazarlamaktan sorumlu kişidir.
- Müşteri uzmanı: Araştırmacı, satış temsilcisi veya müşteri destek temsilcisi gibi müşterilerle bire bir görüşen, müşteri hizmetlerinden sorumlu kişidir.
- Teknoloji/Lojistik uzmanı: Bu kişi, CTO veya Mühendis gibi şirketinizin ARGE bölümündene üretebileceğini ve teslim edebileceğini anlayan kişidir.
- Tasarım uzmanı: Tasarımcı veya ürün müdürü gibi şirketinizin ürettiği ürünleri tasarlamaktan sorumlu kişidir.
- Sorun Çıkaran Kişi: Bu, dahil edilmediği takdirde güçlü ve aykırı fikirlere sahip olabilecek bir kişidir. Eklendiğinde, projeye yatırım yaptıklarını hissedeceklerdir. Sorun çıkaran kişi aynı zamanda sorunları herkesten farklı görecektir ve çılgın fikirleri doğru olabilir. Doğru olmasa bile, odada muhalif bir görüşün olması herkesi projenin yürümesi için daha fazla çalışmaya itecektir.
Tüm bu insanlar bir araya geldiğinde su geçirmez sprint ekibinizi oluşturacaktır.
Sprintler, Daha Kısa Sürelerde Yapılan İşi En Üst Düzeye Çıkarmayı Amaçlar
Ofisteki normal günler her zaman yoğundur, ancak mutlaka üretken değildir. Bunun nedeni gerçekten yoğun olmayıp sadece yoğun görünmesidir.
Normal iş günleri toplantılar ve e-posta kontrolleriyle doludur ve ofiste geçirilen onca saate rağmen gün içinde çalışmak için çok fazla zaman kalmaz.
Bu nedenle sprint, işleri biraz değiştirir.
İlk dört sprint gününde işe sabah 10’da başlayacak ve akşam 5’te bitireceksiniz. Saat 10’da başlamak herkese e-postaları ve her şeyi gözden geçirmek için zaman verir, böylece iş başlamadan önce sabah için kendilerini iyi hissederler. Gösteri zamanı olan Cuma günü, biraz daha erken, 9’da başlayacaksınız. 5’te kapanış, herkesin çok yorulmadan eve gitmesini sağlar.
Gün boyunca 3 mola verilecektir. Saat 11:30’a kadar kısa bir sabah molası, bir saatlik öğle yemeği molası ve ardından saat 15:30’a kadar kısa bir akşam molası. Bu şekilde molalar vermek, beyninizi dinlendirdiğiniz ve sprint dışında gerçekleşen işleri yakaladığınız için daha da üretken olmanıza yardımcı olacaktır.
Sprintte zaman çok önemlidir, bu nedenle dikkatinizi dağıtacak hiçbir şey olmamalıdır.
Sprintinizin işe yaraması için katı bir “Cihaz Yok” kuralına ihtiyacınız olacak.
iPad’lerinizi, telefonlarınızı veya dizüstü bilgisayarlarınızı kullanamazsınız. Bu doğru, eski usule dönmek.
Kesinlikle, ilk başta garip olacak, ancak bunun neden gerekli olduğunu çabucak anlayacaksınız. Sprint çalışması sırasında cihazlarınızla birlikte olduğunuzda, tartışılan veya yapılan şeye olan ilginizi kaybetmek çok kolay hale gelir. Ekranınıza bakarken, herhangi bir şey kıyaslandığında hızla sıkıcı hale gelebilir.
Özellikle bu kadar çok teknolojinin olduğu bir dünyada gerçekten demode görünebilir, ancak sprintler için beyaz tahtalar ve keçeli kalemler kullanacaksınız.
İnsanlar kısa süreli hafızaya pek sahip değildir ama uzamsal hafızamız çok iyidir. Bir sprint odasını notlar, diyagramlar ve çıktılarla doldurmak, söz konusu mekânsal hafızadan yararlanır ve odayı ekip için ortak bir beyin haline getirir.
Tıpkı dedektiflerin bir dava bitene kadar kaldırılmayan bir soruşturma panosuna sahip olması gibi, ortak beyin de bir gecede silinmemelidir.
Bir Sprintte, Her Gün Farklı Bir Görev İçin Ayrılır Ve Uyumu Sağlamak İçin Her Günün Görevlerini Etkili Bir Şekilde Ele Alın
Bir Sprint haftası böyle görünüyor:
Pazartesi: Hedefler belirleyin. Söz konusu hedefe nasıl ulaşacağınızı detaylandıran bir zorluk haritası oluşturun.
Şirketinizdeki uzmanlardan seçtiğiniz zorlukla ilgili bilgilerini paylaşmalarını isteyin ve son olarak bir hedef seçin – bir hafta içinde çözebileceğiniz iddialı ancak yönetilebilir bir sorun parçası.
Salı günü: Bugün çözüm günü. Sizin
Salı günü, yeniden düzenleyeceğiniz ve geliştireceğiniz mevcut fikirlerin gözden geçirilmesi olan ilham ile başlamalıdır. Bundan sonra, ekibinizin her bir üyesi, sanattan ziyade eleştirel düşünceyi vurgulayan dört adımlı bir süreç taslağı çizecektir.
Çarşamba: Bu, çalışmanızın ortasıdır.
Sprint haftası, yani çarşamba sabahına kadar bir yığın çözümünüz olacak. Bu iyi bir şey ama aynı zamanda bir sorun çünkü birçok cevap doğru cevap anlamına gelmiyor, bu nedenle Çarşamba gününü her bir çözümü inceleyerek ve hangilerinin hedefinize ulaşmanıza yardımcı olma konusunda en iyi şansa sahip olduğuna karar verene kadar onları ayırarak geçireceksiniz. Karar verdiğinizde, bu çözümleri alacak ve prototipiniz için adım adım plan olan bir hikaye tahtasına dokuyacaksınız.
Perşembe: Sprint neredeyse bitti ve
Şüphesiz işler şimdi kızışıyor. Perşembe günü, ekibiniz “taklit et” felsefesini benimseyecek ve hikayeyi gerçekçi bir prototipe dönüştürecek. Doğru zihniyet, strateji ve araçlarla bu sadece yedi saat içinde başarılabilir.
Cuma günü: Cuma gününe kadar, siz ve ekibiniz umut verici çözümler yaratmış, en iyisini seçmiş ve gerçekçi bir prototip oluşturmuş olacaksınız. Müşterilerinizle görüşecek ve prototipinize verdikleri tepkileri izleyerek öğreneceksiniz. Bu size ne kadar başardığınızı, daha ne kadar ilerlemeniz gerektiğini ve bundan sonra ne yapmanız gerektiğini öğretecek.
Prototip zihniyeti. Her şeyin prototipini yapabilirsiniz. Prototipler tek kullanımlıktır. Öğrenmeye yetecek kadar üretin ama daha fazlasını değil. Prototip gerçek gibi görünmelidir- Jake Knapp
Sprint için ihtiyacınız olan araçlar alışılmışın dışındadır ve geçmişe bir yolculuk yapmanızı gerektirebilir
Daha önce de belirtildiği gibi, bir sprintte cihazlara izin verilmez. Bu nedenle, çalışma malzemelerinizi biraz eski usul kullanmanız gerekecek ve bunlar ihtiyacınız olacak birkaç şey:
Beyaz tahtalar: Daha önce de belirtildiği gibi, sprint’inizde en az iki büyük beyaz tahtaya ihtiyacınız olacak. Beyaz tahtanız tüm aksiyonun gerçekleşeceği yerdir. Duvarlara bantlanmış kağıtlarla da değiştirebilirsiniz.
Sarı 3’e 5 yapışkan notlar: Sarı renk belirtilmiştir çünkü çok renkli notlar almak gereksiz bilişsel aşırı yüklenmeye neden olacaktır. Bu yapışkan notlar bir şeyleri not edeceğiniz ve sprint odanızın her yerine yapıştıracağınız yer olacağından 15 adet not kağıdına ihtiyacınız olacak.
Siyah beyaz tahta kalemleri: Beklendiği gibi, beyaz tahtalara bakarak, keçeli kalemlere ihtiyacınız olacak. Kalın bir keçeli kalem kullanmak fikirlerinizi kısa ve öz tutacak ve herkesin okumasını kolaylaştıracaktır. İdeal olarak yaklaşık on adet siyah keçeli kaleme ihtiyacınız olacaktır.
Kalemler daha az kokar ve beyaz tahtanızda silinmez bir iz bırakma konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.
Yeşil ve kırmızı beyaz tahta kalemleri: Şimdiye kadar, gereksiz bilişsel yüklenmeyi önlemek için tek renk önemliydi, ancak bu durumda, yeşil ve kırmızı keçeli kalemler Cuma günü yapacağınız gözlem notları için önemlidir. On adet kırmızı ve on adet yeşil kaleme ihtiyacınız olacak.
Her hedefin altında tehlikeli varsayımlar yatar. Bu varsayımlar ne kadar uzun süre incelenmeden kalırsa, risk de o kadar büyük olur- Jake Knapp
Sprint için İhtiyacınız Olan Araçlar Alışılmışın Dışındadır ve Geçmişe Bir Yolculuk Yapmanızı Gerektirebilir
Daha önce de belirtildiği gibi, bir sprintte cihazlara izin verilmez. Bu nedenle, çalışma malzemelerinizi biraz eski usul kullanmanız gerekecek ve bunlar ihtiyacınız olacak birkaç şey:
Beyaz tahtalar: Daha önce de belirtildiği gibi, sprint’inizde en az iki büyük beyaz tahtaya ihtiyacınız olacak. Beyaz tahtanız tüm aksiyonun gerçekleşeceği yerdir. Duvarlara bantlanmış kağıtlarla da değiştirebilirsiniz.
Sarı 3’e 5 yapışkan notlar: Sarı renk belirtilmiştir çünkü çok renkli notlar almak gereksiz bilişsel aşırı yüklenmeye neden olacaktır. Bu yapışkan notlar bir şeyleri not edeceğiniz ve sprint odanızın her yerine yapıştıracağınız yer olacağından 15 adet not kağıdına ihtiyacınız olacak.
Siyah beyaz tahta kalemleri: Beklendiği gibi, beyaz tahtalara bakarak, keçeli kalemlere ihtiyacınız olacak. Kalın bir keçeli kalem kullanmak fikirlerinizi kısa ve öz tutacak ve herkesin okumasını kolaylaştıracaktır. İdeal olarak yaklaşık on adet siyah keçeli kaleme ihtiyacınız olacaktır.
Renkli işaret kalemleri keçeli kalemlerden daha iyidir çünkü daha çok yönlüdürler.
Kalemler daha az kokar ve beyaz tahtanızda silinmez bir iz bırakma konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.
Yeşil ve kırmızı beyaz tahta kalemleri: Şimdiye kadar, gereksiz bilişsel yüklenmeyi önlemek için tek renk önemliydi, ancak bu durumda, yeşil ve kırmızı keçeli kalemler Cuma günü yapacağınız gözlem notları için önemlidir. On adet kırmızı ve on adet yeşil kaleme ihtiyacınız olacak.
Her hedefin altında tehlikeli varsayımlar yatar. Bu varsayımlar ne kadar uzun süre incelenmeden kalırsa, risk de o kadar büyük olur- Jake Knapp
Sprint Odası, Ek Eşyalar Aramaktan Kaynaklanan Dikkat Dağınıklığını Önlemek İçin Tam Donanımlı Olmalıdır
Önceki bölümde listelenen öğelere ek olarak, bir Sprint Odası aşağıdaki öğeleri içermelidir:
Siyah keçeli kalemler: Siyah keçeli kalemler sizin ve ekibinizin Salı günü yapacağı çizimler içindir.
Mikroskobik yazı yazmayı teşvik edecek süper ince kalemleri almamaya çalışın.
Bunun yerine orta uçlu kalemler alın. On kaleme ihtiyacınız olacak.
Yazıcı kağıdı: Yazıcı kâğıdı Salı eskizleriniz için gereklidir. Her şeyin bir yapışkan nota sığması imkansız olduğu için bunlar üzerine yazacaksınız. Mektup boyutunda ya da A4 boyutunda yüz yaprak yazıcı kağıdına ihtiyacınız olacak.
Maskeleme bandı: Alışılmışın dışında araçlara ihtiyacınız olacağını söylemiştik. Yazıcı kağıdı yapışkan değildir ve bu nedenle çözüm taslaklarınızı duvarlara yapıştırmak için maskeleme bandına ihtiyacınız olacak. Bir ruloya ihtiyacınız olacak.
Küçük nokta çıkartmaları: İnternette aramanız gerekirse, küçük nokta etiketler genellikle “Yuvarlak Renk Kodlama Etiketleri” olarak adlandırılır. Bunlar ısı haritası oylarınız içindir ve hepsi seçtiğiniz bir renkte olmalıdır. Bu 1/4 inçlik noktalardan yaklaşık iki yüz tanesine ihtiyacınız olacak.
Büyük nokta çıkartmaları: Büyük nokta çıkartmaları “Nasıl Yapabiliriz” oylarınız, anketleriniz ve gözetmen oylarınız için kullanılacaktır. Bir kez daha hepsi aynı renkte olmalı, ancak küçük noktalardan farklı bir renkte olmalıdır. Bu 3/4 inçlik noktalardan yüz tanesine ihtiyacınız olacak.
Zamanlayıcılar: Sürat koşunuzda zaman tutmak için zamanlayıcılara ihtiyacınız olacak. İki zamanlayıcı idealdir. Bir zamanlayıcı mevcut aktiviteyi zamanında tutmak için, diğeri ise ne zaman mola vermeniz gerektiğini hatırlatmak için.
Sağlıklı atıştırmalıklar: Cihazlarınızı kullanmanıza izin verilmez, ancak tüm sprint günü boyunca en iyi şekilde koşmaya devam etmek için enerjinizi yüksek tutmanız gerekeceğinden atıştırmanıza izin verilecektir. Elma, muz, peynir, yoğurt ve fındık, ceviz, kaju gibi yiyecekler tüketin. Ayrıca bitter çikolata, kahve ve çay ile de enerjinizi artırabilirsiniz. Herkese yetecek kadar stok yaptığınızdan emin olun.
Sonuç Olarak
Sprintler iş dünyasında çözüm elde etmenin en etkili ve süper hızlı yoludur, ancak aynı zamanda alışılmışın dışındadır ve mükemmel seçilmiş ekipten çok fazla bağlılık, sıkı çalışma ve fedakarlık gerektirir.
Her ne kadar zamanınızın, enerjinizin ve beyin gücünüzün büyük bir kısmını kullanacak olsanız da ve telefonunuz telefon sepetindeyken teknolojiden kopacak olsanız da, bu kadar kısa sürede elde edeceğiniz sonuçlara kesinlikle şaşıracağınız için sprint seçiminden kesinlikle pişman olmayacaksınız.
Beş günlük sprint, kimseyi fazla çalıştırmadan veya strese sokmadan sprint projesinin tüm önemli kısımlarını kapsayacak ve yine de maksimum sonuç verecek şekilde mükemmel bir şekilde kesilmiştir.
Her gün için belirlenen plana uymak, başarılı bir sprintin yanı sıra siz ve ekibiniz için başarılı bir projeyi garanti edecektir. Sprint’in sonunda, müşteriler tarafından test edilmeye hazır bir ürüne sahip olursunuz. Bu hızla giderseniz, bir yıl içinde onlarca fikir üretebilirsiniz. Bu, işte iyi geçirilmiş bir zamandır.
Doğru insanlar, doğru yapı ve dikkat dağıtıcı unsurların ortadan kaldırılması bir Sprint’in başarısının sırlarıdır. Bu görev için doğru insan karışımını dikkatle seçme konusunda bilinçli olun. İki kafa bir kafadan ancak bir sorunun çözümünü içeriyorsa iyidir. Yuvarlak deliklere kare mandallar koymayın.
Sprint odasında hiçbir cihaza izin verilmese de, ekibin her üyesinin mesajlar ve diğer olası acil aramalar için cihazlarını kontrol etmek üzere istedikleri zaman odadan çıkmalarına izin verilmelidir.
Bunu deneyin
Önümüzdeki 5 iş gününü işinizdeki veya hayatınızdaki bir zorluğun üstesinden gelmeye adayın:
- Pazartesi: Zorluğun haritasını çıkarın ve ulaşmak için belirli bir hedef seçin.
- Salı: Soruna yönelik olası çözümlerin taslağını çıkarın.
- Karar verin: İzlenecek en iyi yolu bulmak için her bir çözümü eleştirin.
- Prototip oluşturun: Karar verdiğiniz çözüme dayalı olarak test edilebilir bir model geliştirin.
- Test edin: Ürünü veya çözümü, çözüme ihtiyaç duyan kişiler tarafından çalıştırarak uygulayın.
Perşembe günü hızlı prototipinizi yaparken, bunun sadece bir test olduğunu ve çözümün çalışmayabileceğini unutmayın. İhtiyacınız olan tek şey sunacak bir şeydir, bu nedenle başarısız olması halinde terk etmek istemeyeceğiniz bir prototip oluşturmak için her şeyi yapmayın. Günün sonunda başarısız olabilecek bir prototip yapmak için günaha girmeyin ve fazladan çalışmayın.
