Kararlar Başarının Tohumlarıdır
Herkes hızlı tempolu bir dünyada yaşadığımızı biliyor. Bu bazı açılardan iyi bir şey çünkü bizden yüzyıllar önce burada olan insanlardan daha fazla konfor ve hızın tadını çıkarabiliyoruz.
Ancak her erdemin bir de dezavantajı vardır.
Dünyamızın doğası, kararların hızlı bir şekilde alınmasını gerektiriyor. Bu durum özellikle yönetim kademesindekiler için geçerli. İşini ve sektörünü en ince ayrıntısına kadar bilenler, ihtiyaç duyulduğunda iyi kararlar vermek için daha iyi bir konumda olacaklardır.
Her gün, acil kararlar gerektiren durumlarla karşı karşıya kalıyoruz. Baskı altındayken iyi kararlar almanın zor olduğunu bilecek kadar zekiyiz. Ancak işlerin hızını yavaşlatmak bizim elimizde olmadığına göre, ortada bir soru var: Bu paradoksu nasıl yönetebiliriz ve mümkün olan en iyi kararları rekor sürede almamızı nasıl sağlayabiliriz?
İşte bu yazımız tam da bununla ilgili. Birazdan okuyacağınız bölümler, mevcut herhangi bir zaman dilimi içinde çarpıcı kararlar almanıza yardımcı olacak strateji ve teknikleri öğretecek.
Öğreneceklerimiz
– Karar vermek için dört farklı referans çerçevesi
– Hedef belirleme ve hedeflere ulaşma stratejileri
– SWOT ve PEST analizi ve bunların kuruluşunuza nasıl yardımcı olabileceği
– Kafa karıştırıcı iş sorunlarının temel nedenini bulmak için iki tamamlayıcı strateji ve çok daha fazlası.
Dikkatli Gözlem Yapmak ve Düşünmek İçin Zaman Ayırmak Harika Kararlar Vermenize Yardımcı Olacaktır
Referans çerçeveleri, beynin karar verirken geçirdiği süreçleri ifade eder. Çeşitli çerçeve türleri vardır, bunlardan ikisini bu bölümde, ikisini de bir sonraki bölümde ele alacağız. Hepsini not edin ve hangi çerçevenin sizin için en iyi olacağını görün.
Yaratıcı gözlem ve işiniz veya sektörünüz hakkında öğrenebileceğiniz her şeyi öğrenmek sizi daha iyi bir karar verici yapacaktır.
OODA döngüsü
Bu strateji ilk olarak Albay John Boyd tarafından hava muharebesi için askeri bir karar verme modeli olarak kullanılmak üzere tasarlanmıştır. Ancak rakiplerinize karşı verdiğiniz herhangi bir iş kararına da uygulanabilir. OODA döngüsü, Gözlemle, Oryantasyon, Karar Ver ve Harekete Geç anlamına gelir.
Gözlem aşaması, fiziksel, zihinsel veya iş ortamınızın farkına varmanızı gerektirir. Ortamın çeşitli unsurlarının yerinde olup olmadığını gözlemleyin. Örneğin, bir yönetim kurulu toplantısındaysanız, kuruldaki üyeleri gözlemleyebilirsiniz. Aranıza yeni biri katıldı mı? Yüzlerindeki ifade ne söylüyor? Ortam gergin mi, değil mi?
Temel olarak, gözlem aşamasında yaptığınız şey etrafınızdaki gerçekleri ele almaktır. Unutmayın, bu ilk olarak savaş pilotları için geliştirilmiştir. Pilotlar bu aşamaya geldiklerinde, rakiplerini daha iyi vurabilmek için çevrelerini anlamaya çalışacaklardır.
Gözlemden sonra, kişiliğinizle çok ilgisi olan oryantasyon aşamasına geçersiniz. Buradaki en büyük soru, gözlemlenen bilgiler ışığında ne yapacağınızdır? Bu aşamadaki başarınızı büyük ölçüde deneyimleriniz, bilgi birikiminiz ve bu bilginin ne kadar doğru ya da etkili olduğu belirler. Bu nedenle karar verme konumundaki kişilere öğrenmeyi asla bırakmamaları tavsiye edilir,
Karar aşamasında, mevcut tüm seçenekleri karşılaştırır ve olası sonuçlarının zihinsel resimlerini yaparsınız, ardından kararlarınıza göre hareket edersiniz ve OODA döngüsü tamamlanır.
Tanıma Öncelikli Karar Modeli (RPD)
Bu karar verme modeli 1989 yılında Gary Klein tarafından geliştirilmiştir. Farkında bile olmadan bilinçaltınızda uyguluyor olabileceğiniz çok yaygın bir stratejidir.
Tanınmaya dayalı karar modeli, bir sorun hakkında düşünmeyi ve becerilerinize ve geçmiş deneyimlerinize dayanarak tek bir çözüm hazırlamayı içerir.
RPD modeli yalnızca geçmişte aynı sorunla veya benzer bir sorunla karşılaştığınızda yararlıdır.
Uzun vadeli karar verme süreci için hedef belirlemek ve doğru planlama yapmak gereklidir
Bir önceki bölümde iki karar verme çerçevesini ele almıştık, burada kalan ikisinin üzerinden geçeceğiz.
GROW
Bunun açılımı Hedefler, Gerçeklik, Seçenekler! Engeller ve İrade anlamına gelir. Bu modelde hedefler en önemlisidir. Başarılı olmak isteyen her kuruluşun net nihai hedefleri olmalıdır. İş hedefleri SMART (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana Bağlı) olmalıdır.
Hedeflerinize ulaşmak, bu süreçte yaşayacağınız büyüme kadar önemli değildir.
Hedeflerinizi belirledikten sonra, mevcut gerçekliğinizin ne olduğunu sorun. Hedefler şu anki karar verme zamanından önce belirlendiyse, onlara ulaşmada ne kadar ilerlediniz?
Mevcut durumunuzu analiz ettikten sonra Seçenekler/Engeller bölümüne geçin. Burada olası seçeneklerinizi ve bunların önündeki çeşitli engelleri değerlendirin. Ardından, engellerini kolayca aşabileceğiniz en umut verici seçeneği seçin. Bu bizi İrade aşamasına getirir.
Temel olarak bu son aşama şu soruyu sorar: Mevcut tüm faktörleri göz önünde bulundurarak ne yapacaksınız? Bu model bir karar verme stratejisinden çok bir koçluk sistemidir. Kararların hızlı bir şekilde alınması gerektiğinde etkili değildir.
PDSA Döngüsü
Bu döngü çoğu sağlık sistemi arasında yaygındır. Etkili ve iyi yapılandırılmış bir stratejidir, ancak zaman alıcıdır ve tek seferlik bir sistem olarak kullanılamaz. PDSA’daki P, Plan anlamına gelir – döngüde çok önemli bir aşamadır. Planlama sırasında, nihai hedeflerinizi etkileyebilecek mevcut faktörleri incelersiniz (bunları zaten belirlediğinizi varsayarak).
Bu faktörler daha sonra size istediğiniz sonuçları elde etmek için en iyi stratejiyi nasıl oluşturacağınızı söyleyecektir. Bundan sonra Yap aşamasına geçersiniz. Bu aşamada, Planlama’dan topladığınız bilgilere dayanarak hareket edersiniz. Sonuçlarınızı inceleyin ve ne kadar başarılı olduğunuzu görün.
Stratejiniz işe yaradı mı? İstediğiniz sonuçlara ulaşabildiniz mi, yoksa yeniden strateji geliştirmeye ihtiyaç var mı?
Bu sorulara vereceğiniz yanıtlar nasıl hareket edeceğinizi belirler.
Hareket aşamasında temel olarak üç seçeneğiniz vardır:
– Plana devam edin
– Planı ayarlayın
– Planı sonlandırın
Unutmayın, gerçek bir karar yeni bir eyleme geçmenizle ölçülür. Eğer harekete geçmediyseniz, gerçekten karar vermemişsiniz demektir. – Tony Robbins –
İşletme Sahipleri Daha İyi Kararlar Almak İçin Çeşitli Analitik Araçlardan Yararlanıyor
İşle ilgili kararlar verirken dikkatli olmanız gerekir. Bazı kararlar pazar payınıza mal olacak kadar ciddi olabilir.
Böyle bir durumda, rakiplerinizin işgal ettiği pozisyonları yeniden kazanmanız yıllar süren bir emek ve büyük miktarda para gerektirebilir. Ne yazık ki, bazı işletmeler bazı hatalardan asla kurtulamazlar.
Önemli kararları almadan önce analiz etmek için zaman ayırırsanız, kendinizi ve kuruluşunuzu tüm acı ve pişmanlıklardan kurtarmış olursunuz. SWOT analizi, iş kararlarını analiz etmek için denenmiş ve test edilmiş bir yöntemdir. Bir düşünelim.
Her iş kararı hem dış hem de iç faktörleri içerir. Bu ikisini eleştirel bir şekilde değerlendirmek başarının anahtarıdır.
SWOT ANALİZİ
Açılımı Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler olan SWOT analizi, soyut veriler yerine kuruluş içindeki bireylerin sürece bireysel organik katkılar sağlamasına izin verildiğinde en iyi şekilde çalışır.
Bu analizi açıklamak için pratik bir örnek kullanalım. Yıllık satış ortalaması 100.000 $ olan bir giyim markanız varsa ve önümüzdeki yıl bu rakamı ikiye katlamak istiyorsanız, SWOT analiziniz şu şekilde olabilir:
Güçlü Yönler
Bunlar, hedefinize daha hızlı ulaşmanızı sağlayacak iç faktörlerdir. Giyim hattı için örnekler şunlar olabilir:
– Piyasada öne çıkmanızı sağlayan bir rekabet avantajına sahipsiniz
– Ürünleriniz yüksek kalitede. Uzun süre dayanıyorlar ve çok uygun fiyatlılar
Zayıf Yönler
Bunlar hedeflerinizi engelleyebilecek iç faktörlerdir. Bunları ana hatlarıyla belirtmek, bunların üstesinden nasıl geleceğiniz konusunda size yeni içgörüler sağlayacaktır:
– En yetkin personelinizden biri sağlık sorunları nedeniyle istifa etti
– Çok borçlusunuz
Fırsatlar
Bunlar, hedefinize ulaşmanıza yardımcı olabilecek dış faktörlerdir:
– Birileri giyim hattınıza yatırım yapmak istiyor!
– Eyaletiniz geçen ay önümüzdeki yılın tüm KOBİ’ler için vergiden muaf olduğunu duyurdu
Tehditler
Hedeflerinize ulaşmanızı engelleyebilecek dış faktörler. Örnekler:
– Büyük bir rakip giyim işini sizin bölgenize genişletmeyi düşünüyor
– Nakliye maliyeti inanılmaz derecede yüksektir, bu da çevrimiçi sipariş veren müşterilere ürün teslim etmenizi zorlaştırır.
SWOT analizi yalnızca kapsamlı bir şekilde yapıldığında işe yarar, bu nedenle zaman ayırın ve tek tek faktörleri gerçekten analiz edin.
Biliyor muydunuz? SWOT analizi 1960’larda iş ve yönetim danışmanı Albert Humphrey tarafından geliştirilmiştir.
İşinizi Etkileyen Dış Faktörleri Belirlemek Sizi Büyüme İçin Konumlandırabilir
SWOT analizi temel olarak iç faktörleri ve birkaç dış faktörü dikkate alır, ancak PEST analizi kontrol edemediğiniz, ancak bunları dikkate almaz ve yolunuzu bulmazsanız işinizi felç edebilecek dış faktörlerle ilgilidir. PEST, Politik, Ekonomik, Sosyal ve Teknolojik analiz anlamına gelmektedir.
Uzun süre başarılı olmak isteyen her iş lideri, öngörülerini keskinleştirmeyi öğrenmelidir.
Politik Faktörler
Bunlar size yardımcı olabilecek ya da iş hedeflerinize ulaşmanızı engelleyebilecek tüm siyasi faktörlerdir. Bunlara örnek olarak hükümet düzenlemeleri, siyasi istikrar, istihdam ve çevre yasaları verilebilir.
Ekonomik Faktörler
Örnekler arasında vergiler, enflasyon, deflasyon ve ekonominin genel durumu yer almaktadır.
Sosyal Faktörler
İşletmenizi veya kuruluşunuzu etkileyebilecek sosyal faktörlere örnek olarak müşteri sadakati, demografi, kültür ve medya verilebilir.
Teknolojik Faktörler
Bu, listenin son sırasında yer alıyor. İşletmeleri etkileyen yaygın teknolojik faktörler yapay zeka ve inovasyondur.
PEST analizinin özellikle büyük kuruluşlar için önemli olmasının nedeni, işinizi etkileyebilecek risk faktörlerini belirlemenize yardımcı olması ve böylece etkili karar alma için sizi daha iyi konumlandırmasıdır. Kuruluşunuzda önemli bir karar vericiyseniz, tek başınıza (veya ekibinizle birlikte) biraz zaman ayırın ve kuruluşunuzun durumunu tüm PEST faktörleri ışığında analiz edin.
PEST altındaki diğer modeller şunlardır: Yasal ve çevresel faktörleri ekleyen PESTEL; etik faktörleri ekleyen STEEP; ve etik, çevresel, demografik ve yasal faktörleri ekleyen STEEPLED.
Not: “Bu kısaltışmış kelimeler İngilizce kelimelerdir.”
Rekabet ve Karlılık Analizi Sağlıklı Bir İşletmeyi Sürdürmek İçin Önemlidir
İş dünyasında, kararlarınızın çoğu içinde bulunduğunuz pazarın veya sektörün doğasından etkilenecektir. Örneğin, Apple ve Samsung mobil teknoloji alanında büyük rakiplerdir.
Samsung’un Galaxy ve Note serileri, yıllar içinde iPhone satışlarında yaşanan düşüşün büyük bir kısmından sorumludur. Bu rekabetin bir sonucu olarak, her iki şirket de üretim kararları alırken dikkatli davranıyor, aksi takdirde ikisinden biri pazar payını diğerine kolayca kaptırabilir.
Ancak tüm sektörler bu kadar rekabetçi değildir. Bu yüzden kendi sektörünüzü tanımanız gerekir.
Sektörünüz ne kadar rekabetçi ve kârlı?
Bu soruya doğru yanıt vermek, akıllıca kararlar almanıza yardımcı olacaktır. Ve size yardımcı olacak bir araç var. Porter’ın beş gücü olarak adlandırılan ve adını geliştiricisi Michael Porter’dan alan bir strateji.
Düzenli durum analizi yapmak, sektörünüzdeki sürekli değişen trendleri takip etmenin en iyi yoludur.
Porter’ın sektör karlılığının göstergesi olarak gözlemlediği beş güç aşağıdaki gibidir:
– Rekabet Derecesi
Bir sektörde rekabet ne kadar fazlaysa, o sektör o kadar az kârlı hale gelir; rekabet ne kadar azsa, yüksek kâr elde etme şansı da o kadar yüksek olur. Dikkat edilmesi gereken rekabet göstergeleri arasında inovasyon, endüstri şeffaflığı ve pazar yoğunlaşması yer alır.
– Yeni Katılımcıların Tehditleri
Yeni bir şirketin sektörünüze girmesi ne kadar kolay? Çok mu kolay? O zaman kemerinizi sıkmanız ve daha akıllı olmanız gerekir, yoksa pazar payınızı kaybetmeye başlarsınız. Genel olarak, giriş engellerinin çok az olduğu ya da hiç olmadığı sektörler kolayca doygunluğa ulaşma tehlikesiyle karşı karşıyadır.
– İkame Ürünlere Yönelik Tehditler
Kolayca değiştirilebilir değilseniz yüksek talep görürsünüz. Ürünleriniz veya hizmetleriniz değiştirilebilir mi? Müşteriler neden diğer sektördeki rakiplerinizden değil de sizden satın almalı? Bunu hızlı bir şekilde çözmeniz gerekiyor.
– Alıcıların Pazarlık Gücü
Bu, bir önceki faktöre benzer. Alıcıların birden fazla seçeneği varsa, fiyatları etkileme gücüne sahip olacaklardır. Her iş insanı, bunun iyi bir şey olmadığını bilir.
– Tedarikçilerin Pazarlık Gücü
Çok sayıda tedarikçi olması da fiyatı etkiler. Bir tedarikçinin uzmanlaşma derecesi ve tedarikçi değiştirmenin ne kadar zor olduğu, tedarikçinin pazarlık gücünü etkiler.
Genel olarak, yukarıdaki beş güçten herhangi biri ne kadar güçlü olursa, sektör o kadar az çekici (karlı) olur ve bir işletmenin başarılı olmak için o kadar akıllı olması gerekir.
Sorununuzun Kök Nedenini Bulmak Onu Çözmenin Anahtarıdır
Herhangi bir iş sorununun temel nedenini bulmak için kullanabileceğiniz iki tamamlayıcı teknik vardır.
İlkine “balık kılçığı analizi” denir. Bu tekniğin arkasındaki temel fikir, uygun bir çözüme karar verirken odaklanabilmek için sorununuzun nedenlerini farklı kategorilere ayırmaktır.
Örneğin, bir pazarlama sorunuyla karşı karşıyaysanız, sorunu şu kategorilere ayırabilirsiniz: ürün, fiyat, yer, promosyon, insanlar, süreç, fiziksel kanıtlar. Bir sonraki adım, düşüncelerinizi her bir kategorideki sorunları bulmaya odaklamaktır. İşiniz bitene ve sorununuzun tam olarak ne olduğunu ve iyi bir eylem nedenini bulana kadar bunu yapın.
Bir kategori sizi varlığından haberdar olmadığınız farklı bir kategoriye yönlendiriyorsa sorun değil. Sadece özenle takip edin.
Bir sorun, elinizden gelenin en iyisini yapmanız için bir şanstır. – Duke Ellington –
Sorunlarınızı çözmeye çalışmadan önce yukarıdaki tekniği kullanarak doğru bir şekilde tanımlayın, böylece kendinizi temel neden yerine semptomu çözmekten kurtarın.
Düzenli pazar araştırması ve müşteri erişimleri çoğu iş sorununun önlenmesine yardımcı olacaktır.
İkinci tekniğe Japon mucit Sakichi Toyoda tarafından geliştirilen “5 neden tekniği” adı verilir.
Bir sonuca varmadan önce beş neden sorulmasını içeren basit bir tekniktir. İşletmenizin beklediğiniz gibi satış yapmadığını düşünelim. Bunun neden olduğunu sormakla başlayın. Bir yanıt bulun ve ardından başka bir neden sorun. Örneğin ilk neden pazarlamanızın yeterince güçlü olmamasıysa, bunun neden böyle olduğunu sorun. Beşinci cevaba ulaşana kadar sormaya devam edin.
İşin özü; “Balık Kılçığı” ve “5 Neden” teknikleri birbirini tamamlar. Bir balık kılçığı analizi yaptıktan sonra, sonuçlarınızı 5 neden tekniğinden geçirin.
Sonuç olarak
Çözmeniz gereken bir sorun olduğunda, işe doğru ve net düşünebilecek kadar rahat olduğunuzdan emin olarak başlayın.
Fiziksel ve zihinsel durumunuz optimal seviyelerde olmalıdır. Bu, fiziksel olarak bitkin olduğunuzda veya güçlü duygularla uğraştığınızda ciddi kararlar almamanız gerektiği anlamına gelir.
Optimum koşullarda olduğunuzdan emin olduktan sonra yapmanız gereken bir sonraki şey, elinizdeki sorunu incelemektir. Bir sonuca varmadan önce olası tüm açılardan bakın. Bir grup kararı alıyorsanız ekipteki herkesi dinlemek önemlidir.
Eğer lider sizseniz, karar verme süreci başlamadan önce ekipteki herkesin rahat olduğundan emin olun. Ekip üyeleri eleştirilme korkusuyla fikirlerini açıklamaktan çekinirse egzersizden en iyi şekilde yararlanamazsınız.
Karar alma sürecinde beyniniz her zaman dostunuz değildir. Ve beynin nasıl çalıştığını bilmiyorsanız, iyi kararlar almak için ondan yararlanamazsınız.
Örneğin, bir sorunu çözmeye çalışırken, birçoğumuz aklımıza gelen fikirleri filtreleyecek ve yalnızca üzerinde düşünmek için iyi olanları seçeceğiz. Bu eylem beyni büyük ölçüde sınırlar. Yapmanız gereken şey, fikirlerinizin özgürce akmasına izin vermektir.
Fikir üretme sürecinde hepsini yazın, sonra düşünmeyi bitirdiğinizde en iyilerini seçin. Bu sizi iyi fikirlerin akışını kesmekten kurtaracaktır. Ayrıca, grup üyelerinizden yanlarında yazı malzemeleri ile gelmelerini isteyin. Bu, fikir üretme süreci sırasında tüm düşüncelerini belgelemek içindir.
Bunu deneyin.
İlk kararınızı vermek için OODA döngüsünü kullanın ve sizin için ne kadar iyi çalıştığını görün! Sırayı hatırlayın-Çevrenizi gözlemleyin, Sorunu benzersiz kişiliğinize yönlendirin, Bir eylem planına karar verin, Kararınıza göre hareket edin.
