Yapılacaklar Listeleri, O Gün İçin Belirlenmiş Görevlerimizi Tamamlamamıza Yardımcı Olur
Modern yaşam, birçok görevi aynı anda yerine getirmemizi gerektiriyor. Sonuç olarak, hayal kırıklığına uğramış ve zamanımız kısıtlı hissediyoruz ve bazen ilk etapta yapmamız gereken şeyleri unutuyoruz. Böylesine ezici bir program kaygıya, bitkinliğe ve mücadeleye yol açar ve sonunda bu hayatın neyle ilgili olduğunu merak etmemize neden olur: neşe veya problem çözme.
Doğru planlama ve disiplin olmadan, tamamlanmamış birçok görevin altında eziliriz.
Bu rahatsız edici gerçeklikten kaçınmak için zamanımızı organize etmeliyiz. Örneğin, doğru bir şekilde derlenmiş bir yapılacaklar listesi, birden fazla günlük görevle meşgul olma baskısını azaltır ve bunların zamanında tamamlanmasına yardımcı olur.
Gününüzü etkili bir şekilde planlamak için yapılacaklar listenizin aşağıdaki işlevleri yerine getirdiğinden emin olun:
- Zamanınızı yönetmenize yardımcı olur
- Acil görevlerinizi önceliklendirmenize yardımcı olur
- İhtiyaç duyulan işleri zamanında tamamlamanızı sağlar
- Değerli saatlerinizi boşa harcamanızı önler
- Stresi azaltır
- Odaklanmayı geliştirir
- Hayal kırıklığını azaltır
Mükemmel görev yönetimi, her yapılacaklar listesi için kritik öneme sahiptir; Eksikliği kaosa ve üretkenlik paradoksuna yol açar. Örneğin, günün sırası aşırı yüklenmiş ve çok uzun olabilir veya temel görevler daha az önemli olanlar arasında rastgele dağıtılabilir. Bu nedenle, görevlerimizi organize etmek için gündemler oluştursak da, doğru sistemle daha da üretken olabiliriz.
Görev listeniz her şeyi halletmek için bir araç değildir. Aksine, doğru şeyleri yapmanızı sağlayacak bir araçtır- Damon Zahariades
Bu yazımızda, zamandan tasarruf etmek ve hayatınızı düzenli ve yapılandırılmış tutmak için görevleri önceliklendirmek, derlemek ve programlarınızı etkili bir şekilde kullanmak için farklı yaklaşımlar keşfedeceksiniz. Verimliliğimizi zorlayan zihinsel engelleri ele alarak başlayacağız, ardından yapılacaklar listesi sistemlerine bakacağız ve hemen uygulayabileceğiniz bir yürütme stratejisiyle bitireceğiz. Heyecanlı mısın? Hadi başlayalım!
Yapılacaklar Listenizi Tamamlamanızı Engelleyen Faktörlere Dikkat Edin
Bir ajanda oluşturmanın arkasındaki mantık, belirli bir sürenin sonunda maddeleri işaretlemektir. Çoğu insan günlerini planlamanın doğasını ve amacını anlar, ancak yalnızca bazıları tüm kutuları işaretleyebilir.
Serbest çalışanlar, kendilerini disipline etmenin, programlarını düzenli tutmanın ve iş yüklerini etkili bir şekilde dağıtmanın ne kadar zor olduğunu bilirler. Bununla birlikte, zaman ve görev yönetimi belirli meslekler veya işlerle sınırlı değildir. Meşgul ebeveynler, öğrenciler ve hatta ev hanımları daha kısa sürede daha fazlasını başarmak ister. Yapılacaklar listeleri bunun için var.
Ne yazık ki, günün düzenini oluşturmaya çalışan birçok kişi tüm görevlerini yerine getiremiyor. Benzer bir deneyim yaşadıysanız, ajandanızın başarısız olmasının olası nedenleri şunlardır:
- Asıl amacınıza uymadı. Herhangi bir yapılacaklar listesi, daha düşük rütbeli görevlere geçmeden önce kritik görevleri yakalamayı amaçlar.
Önce en değerli görevleri bitirmek, kendinizi memnun ve tatmin olmuş hissetmenizi sağlayacaktır.
- Ajandanız için bir son kullanma tarihiniz yoktu. Kesin bir son teslim tarihi olmayan bir yapılacaklar listesi teknik olarak bir istek listesidir – yalnızca kesin bir son tarih bir arzuyu eyleme dönüştürebilir.
- Uzun bir liste, birden fazla seçeneği nedeniyle kafanızı karıştırabilir ve cesaretinizi kırabilir. Daha az yazmak ve tam tersini yapmaktan daha iyidir.
Ajandanız kötü yapılandırılmışsa, görevlerde kaybolacak ve birinden diğerine atlayacaksınız.
Yapılacaklar listenizde koşullar, zamanlama veya öncelik hakkında daha fazla bilgiye ihtiyaç vardı. İnsanlar, görevi tamamlamak için gereken süreyi veya ek koşulları belirtmeden öğeleri yazarlar. Örneğin, “Doktor çağırın” yazmak yerine şunu deneyin: “Yarın öğleden sonra için bir terapist randevusu alın.”
Programınız belirsiz unsurlar içeriyordu. Genel olarak tanımlanmış görevler belirsizdir ve ölçülmesi zordur. Örneğin, bir kitap yazmak, bir gün veya haftadan fazla sürecek uzun bir süreçtir. Bu nedenle, birkaç sayfa veya belirli sayıda kelime yazmayı hedefleyin. Bu şekilde, ilerlemenizi stres olmadan takip edebileceksiniz.
Bu nedenle, yapılacaklar listenizi etkili kılmak için kısa, kesin ve anlaşılır olduğundan emin olun. Hedeflerinizi belirlerken gerçekçi olun ve önemli ve acil görevleri ilk sıraya koyun. Bu şekilde, gün boyunca üretken ve odaklanmış kalacaksınız.
Olumsuz Duygular Üretkenliğinizi Bozar
Çoğu insan, duyguların varlığımızı ne kadar güçlü bir şekilde etkilediğinin farkında değildir: işimizi ve kişisel yaşamımızı etkiler, günümüzün ne kadar verimli olacağını belirler ve hatta gelecekte ne kadar başarılı olacağımıza karar verir.
Örneğin, yorgunluk genellikle hayal kırıklığını takip eder ve düşük iş performansına yol açar. Ayrıca, uzun süre devam eden olumsuz bir durum, depresyona yol açarak hayatın her alanında ilerlemeyi engelleyebilir.
Duygular üretkenliğimizi her şeyden daha fazla artırabilir veya engelleyebilir. Mutsuz, stresli veya korkulu olduğunuzda kapasiteniz azalır. Sonuçta, işinizden kopuk hissedersiniz ve daha az yaratıcı ve daha kararsız olursunuz. Ardından, odağınızı kaybedersiniz ve kolayca dikkatiniz dağılır.
Böyle bir duygusal durum sizi hedeflerinize ulaşmaktan ve o gün için planladığınız görevleri yerine getirmekten uzaklaştırır. Kendinizi görevlerinizi yerine getirmeye zorlamak, daha fazla stres ve bitkinliğe neden olarak sizi tükenmişliğe yaklaştırır.
Bu nedenle, hayal kırıklığı ile başa çıkmak için nedenini bulmalı ve ardından semptomlarla ilgilenmelisiniz. Duygularınızı yeniden değerlendirmek ve onları neyin tetiklediğini bulmak için bir adım geri atın. Duygusal bir roller-coaster ile karşı karşıya kalırsanız, yapılacaklar listesini tamamlamak giderek zorlaşır.
Dahası, birçok kutu işaretlenmediğinde, verimsiz bir gün için kendinizi suçlu hissettiğiniz için sizi daha da endişelendirir; O zaman yarın iki kat daha fazla çalışmanız gerekeceğini fark edersiniz. Yine de, gün için yazılı planlar, görevlerinizi organize etmenize ve sizi bunaltıcı bir görev denizinden kurtarmanıza yardımcı olur.
Yapılacaklar listesindeki görevlerin tamamlanmasındaki gecikme, tehlikeli bir erteleme döngüsüne yol açabilir.
Hedeflerinize ulaşmak için şeffaf ve dürüst bir iç gözlem yoluyla duygularınıza hakim olmalısınız. Kaynaklarını bulup gerekli aksiyonu alarak duygularınızı kontrol altına alacak ve arzu ettiğiniz hayatı yaşayacaksınız.
Görevleri kağıda dökerek zihnimizden çıkarıyoruz.
Biliyor muydunuz? Amerikan Enstitüsü’ne göre, çalışanların %40’ı işlerinin son derece stresli olduğunu söylüyor ve %25’i bunu hayatlarındaki bir numaralı stres faktörü olarak listeliyor. Genç çalışanların oranları daha da dramatik, %48’i çoğu zaman endişeli veya stresli hissediyor.
Programınızı Etkili Kılmak İçin İhtiyaçlarınıza ve Tercihlerinize Uyum Sağlayın
Yapılacaklar listesi oluşturmak için kişiye uygun olana bağlı olarak birden fazla yaklaşım vardır. İşte dört basit ve popüler yöntem:
- Her şeyi kapsayan liste, kafanızdaki tüm ödevleri içerir. Uzun, yapılandırılmamış ve çok fazla seçenek sunduğu için birçok dezavantajı vardır. Ayrıca strese de yol açabilir çünkü tüm görevleri tamamlama olasılığınız düşüktür.
Son tarih ve başlangıç tarihini içeren ajanda, zamanlamayı vurguladığı için daha fazla avantaja sahiptir. Başlangıç tarihi ertelemenizi önlerken, bitiş tarihi ilerlemenizi izlemenize ve görevi bir dilekten ziyade bir görev olarak görmenize yardımcı olur.
- Uzun ve günlük yapılacaklar listesini birleştirmek, olası her angarya işi not etmenize ve ardından günün iş listesine aktarmanıza olanak tanır. Örneğin, kız kardeşiniz için bir doğum günü hediyesi almanız gerekiyorsa, bunu her şey dahil listesine ekleyin. Daha sonra bunu günlük listenize aktarabilir ve öncelikli görev olarak işaretleyebilirsiniz.
Uygulanabilir bir yapılacaklar listesi sizi bekleyen aşılmaz görevlerle boğmamalıdır.
- “Üç artı iki yaklaşımı” görevlerinizi “büyük” ve “küçük” olarak sınıflandırır.
Bu tekniğe göre şunları seçersiniz
Gün içinde tamamlamanız gereken üç büyük ve iki küçük ödev. Büyük görevler bir saatten fazla, küçük görevler ise 30 dakikadan az sürmelidir. Bu yaklaşım sizi seçim yapma sıkıntısından kurtarsa da, birçok küçük işi tamamlama olasılığını ortadan kaldırır. Bu nedenle, tüm ihtiyaçlarınızı karşılamayabilir.
- Başka bir strateji ise bir büyük ödev, üç orta büyüklükte ödev ve beş küçük işten oluşur. Bu yaklaşım, daha fazla seçenek sunduğu ve daha fazla kategori içerdiği için “üç artı bir” tekniğinden daha esnektir.
Yapısı da zamanınızı buna göre planlamanıza yardımcı olur. Bununla birlikte, tıpkı önceki yöntemde olduğu gibi, görevlere herhangi bir bağlam sağlamaz: acil veya önemli olup olmadığını bilemezsiniz, bu nedenle görevleri öncelik sırasına göre tamamlayamazsınız.
Bu nedenle, yapılacaklar listesi yaklaşımınızı seçerken, kendinize buna neden ihtiyaç duyduğunuzu sorun. Örneğin, tüm görevlerinizi kağıda dökmeniz gerekiyorsa, böylece kafanızda vızıldamaları durur veya bir şeyi unutmaktan korkuyorsanız, her şey dahil yöntemini kullanın.
Biliyor muydunuz? Benjamin Franklin yapılacaklar listelerinin vaftiz babasıdır – bunları kişisel gelişim için kullanmıştır.
Karmaşık Planlama Sistemleri Daha Fazla Zaman Gerektirir Ancak Daha İyi Sonuçlar Verir
Program oluşturmanın diğer yöntemleri, organizasyon becerilerinden ziyade yaratıcılığa dayanır ve daha büyük hedeflerinizi yansıtan bir günlük düzen merceğinin ötesine geçer:
- Proje bazlı teknik, ödevleri konularına göre sınıflandırır. Birkaç büyük proje seçer ve tamamlamanız gereken öğeleri belirlersiniz.
Örneğin, yeni bir araba satın almak istiyorsanız, “test sürüşüne çıkmak”, “rahat bir fiyat aralığı seçmek”, “birkaç favoriyi kısa listeye almak” gibi görevleri not edersiniz. Bu sistem, temel hedeflerinizi zihin haritası biçiminde şekillendirmenizi sağlar, ancak programınızla çok az ilgisi vardır. Bu nedenle, uzun vadede etkilidir ancak günlük kullanım için çok katıdır.
- Kanban yöntemi yapılacaklar listesi oluşturmaya görsel bir yaklaşım getirir. Öncelikle bir tablo oluşturup buzdolabınıza, duvarınıza ya da herhangi bir dikey yüzeye yapıştırırsınız. Ardından yapışkan bir nota yeni bir görev yazmalı ve bunu “yapılacaklar” sütununa eklemelisiniz; iş başlar başlamaz bunu “yapılıyor” sütununa taşıyın. İşi tamamladığınızda “tamamlandı” sütununa aktarın.
Kanban yaklaşımı yararlıdır çünkü görsel temsil, önemli görevleri fark etmeyi, önceliklendirmeyi ve genel ilerlemenizi kontrol etmeyi kolaylaştırır. Bununla birlikte, bu teknik yalnızca birkaç işi kapsayabilir çünkü büyük bir yüzeye ihtiyacınız olacak ve sonunda çok sayıda yapışkan not arasında kaybolacaksınız.
Yapılacaklar listeleri, onları oluşturan kişiler kadar benzersizdir; sizin için en uygun olanı bulun.
- Matris Sistemi, görevleri değerlerine ve zamanlamalarına bağlı olarak dört çeyreğe ayırır:
- Önemli ve acil
- Önemli ama acil değil
- Önemli değil ama acil
- Önemli değil ve acil değil
Bu teknik, görevlerinize şeffaf bir bağlam sunar, böylece neyi hemen yapmanız gerektiğini ve neyi devredebileceğinizi veya atlayabileceğinizi bilirsiniz. Örneğin, çok önemli ve zamana bağlı olduğu için bir iş ödevini ilk gruba koyabilirsiniz.
Ancak bu yaklaşım, bir alanda çok sayıda görev birikmesine ve diğerlerinin ihmal edilmesine neden olabilir. Örneğin, insanlar önemli ama acil olmayan görevleri erteleyerek ikinci çeyreğin ödevlerle dolup taşmasına neden olurlar.
- İşleri halletmek (GTD), her şeyi kapsayan bir liste oluşturmak, ardından öğeleri önemlerine göre sıralamak ve ardından haftalık bir rapor hazırlamaktır. Zaman ve çaba gerektirse de, bu yaklaşım esnekliği garanti eder ve ödevlerinize bağlam katarken, haftalık bir check-in ilerlemenizi değerlendirmenize yardımcı olur.
Yapılacaklar Listeniz Mükemmel Olmamalı – Ama Etkili Olmalı
Bir gündem oluşturmanın doğru yolunu bulmak çok çalışma gerektirebilir. Gerçekten de, belirli bir dizi görevi, sorumluluğu ve tercihi olan benzersiz bir kişisiniz, bu nedenle başkasının yolunu izlememelisiniz. Bununla birlikte, ödevlerinizi başarılı bir şekilde organize etmek için, programınız bu bileşenlere dayalı bir yapı izlemelidir:
- Ödevleri mevcut ve gelecekteki görevler olarak ayırın.
Hedef odaklı görevleri yazın. Örneğin, ebeveynlerinizi aramanız ya da onlarla yemek yemeniz fark etmez; amaç onlarla vakit geçirmek ya da nasıl olduklarını kontrol etmektir.
- Büyük bir görevi daha küçük parçalara bölün.
- Her görevi zamana bağlı hale getirin.
- Öğe sayısını yediden az tutun.
Bunları türe, yere veya projeye göre kategorize edin. Yapılacaklar listenizi dileklerden, kararlardan veya anlamsız görevlerden uzak tutun.
- Listedeki her bir öğe için tamamlanma zamanını değerlendirin.
Her göreve aktif bir fiille başlayın. Örneğin, “Ayşe’nin doğum günü” yerine “Çocukları Ayşe’nin doğum günü partisine götür” yazın.
Başarıya giden yol, tamamlanmış yapılacaklar listeleriyle döşenmiştir.
Günlük ajandanızı derledikten sonra, listeden çıkardığınız diğer görevleri, örneğin sürekli kafanızı kurcalayan çok sayıda küçük işi organize etmeniz gerekir. İlginize ihtiyaç duyan ancak günlük listeye girmeye değmeyecek, yatağı toplamak veya çöpü çıkarmak gibi küçük görevlerin bir listesini oluşturmalısınız.
Ayrıca, farklı projelere katıldığınızda bunalmak kolaydır. Bu nedenle, listelerinizi bağlamlarına göre ayırın:
- Aciliyetlerine Göre
- Değerlerine Göre
- Türlerine Göre
- Yerlerine Göre
Bazı projeler uzun sürdüğünde, sorumluluklar arasında kaybolabilir ve değerli bir şeyi unutabilirsiniz. Olumsuz sonuçlardan kaçınmak için listelerinizi güncel tutun ve gerektiğinde yeniden yapılandırın.
Listelerinizi tahmin etmek, bağlılık ve çalışkanlık seviyenizi ölçmek için çok önemlidir.
Son olarak, ilerlemenizi haftalık olarak gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirin. Böyle bir uygulama, görev yönetim sisteminizin kusurlarını ve güçlü yönlerini gösterir. Verimliliğinizi değerlendirerek, bu yaklaşımın sizin için işe yarayıp yaramadığını ve verimliliğini başka nasıl artırabileceğinizi kontrol edebilirsiniz.
Dolayısıyla, gününüzü düzenlemeye yönelik geleneksel sistemler bazıları için işe yarayabilir ancak herkes için işe yaramayabilir. Bu, herkesin kendi ihtiyaç ve tercihlerine göre uyarlaması gereken tek boyutlu bir öğedir.
Bu nedenle, farklı yaklaşımları deneyin, performanslarını analiz edin ve yaşam tarzınıza uygun hale getirin. Nihayetinde, her şey konforunuz ve üretkenliğinizle ilgilidir, mükemmellikle değil.
Ne Tür Bir Yapılacaklar Listesi Oluşturursanız Oluşturun, Amaç Onu Tamamlamaktır
Ajandanızın son özelliği, işleri yapma şeklinize bağlıdır: elle veya teknolojinin yardımıyla. Bazıları uzun listeler veya yapışkan notlar tutmayı tercih ederken, diğerleri çantalarında programlı tabletler taşır. Hangisinin size daha uygun olduğunu belirlemek için yardıma ihtiyacınız varsa, her bir türün avantajlarına göz atın.
Yapılacaklar listesi yazmanın artıları:
- Notlar gününüzü çizimler, zihin haritaları ve renklerle görsel olarak temsil edebilir. Bir not defterinin pili asla bitmez ve en kritik anlarda sizi yarı yolda bırakmaz.
- Kağıt ve kalem kullanmak sizi şunlardan kurtarır
Program oluşturan uygulama ve programların çoklu seçenekleri üzerinde stres yapmak. Not defteri hafif ve küçüktür. Bir şeyi el yazısıyla yazdığınızda hatırlama olasılığınız daha yüksektir.
Çevrimiçi yapılacaklar listesinin artıları:
Dijital versiyon ödevlerinizi sizin için kategorize eder. Belirli bir son tarihe tıklayarak bu tarihten önce yerine getirmeniz gereken tüm görevleri gösterebilirsiniz. Görevleri, üzerlerini çizmeden bir listeden diğerine taşıyabilirsiniz.
– Çevrimiçi sürümler, görevlerinizi takviminize dahil eder, böylece zamana bağlı her hedef için hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz. Görevlerinizi sizin için yapılandırır.
Hangi türü seçerseniz seçin ve hangi sistemi kurarsanız kurun, hedeflerinize ulaşmanın anahtarı tutarlılıkta yatar. Ancak bu başarısız olmayacağınız anlamına gelmez. Daha az zamanda daha fazlasını yapmak ve boş saatlerinizin tadını çıkarmak istiyorsanız önce terlemeye hazır olun.
Tutarlılık, motorun çalışmasını sağlayan yağdır- Damon Zahariales
Liste sonsuza kadar tamamlanmamış olarak kalmamalı ve tamamlanması talep edilmelidir. Bu nedenle, listeyi oluşturduktan sonra sorumluluğunuz görevleri “tamamlandı” olarak işaretlemektir. Dolayısıyla, önemli olan güzel ve orijinal bir liste oluşturmak değil, mümkün olduğunca çok kutucuğu işaretlemektir.
Yapılacaklar listesindeki görevleri tamamlamak sizi gelecekte daha karmaşık hedefleri gerçekleştirmeye teşvik edebilir.
Böylece, bu basit ama kanıtlanmış teknikler yoğun hayatınıza düzen getirebilir. Beğendiğiniz sistemleri seçin ve bunları programınıza dahil edin. Daha sonra, etkinliklerini analiz edin ve işe yaramayan unsurları değiştirin. Son olarak, ilk denemede başarı gelmiyor diye cesaretiniz kırılmasın.
Biliyor muydunuz? Günümüzde uygulamalar, yapılacaklar listelerinizi oluşturmak, saklamak ve kategorize etmek için birden fazla yol sunuyor. Örneğin Trello, projeleriniz ve görevleriniz için farklı panolar oluşturmanıza olanak tanıyan Kanban yönteminin çevrimiçi bir versiyonudur.
Sonuç Olarak
Çoğu zaman, günlük olarak başarmak istediğimiz ezici iş yükleri veya görevlerle karşı karşıya kalırız. Bu zorluk, öncelikleri belirlemedeki başarısızlığımızdan kaynaklanır ve kaotik bir baskıya ve üretkenliği engelleyen performans kaygısına neden olur. Ayrıntılı bir ajanda, bu asırlık soruna uygulanabilir ve basit bir çözümdür.
Yapılacaklar listesi, günlük olarak yapabileceğiniz görevlerin zaman veya önem sırasına göre düzenlenmiş basit bir taslağıdır. Dinlenmek ve moralinizi yüksek tutmak için yeterli zamanınız varken gününüzü etkili bir şekilde planlamanızı sağlar. Ayrıca iyi bir ruh halini koruyarak duygularımızın üretkenliği ve programımızı tamamlamayı engellemesini önleriz.
Mükemmel bir yapılacaklar listesi hazırlamak için güçlü ve zayıf yönlerinizi göz önünde bulundurmanız gerekir, böylece kendinizi fazla yormamış olursunuz. Üretkenliğin meşgul olmakla değil, kısa ve uzun vadeli hedeflerinize göre doğru şeyleri yapmakla ilgili olduğunu unutmayın. Ajandanızı bu düşünceyi göz önünde bulundurarak oluşturun.
Son olarak, güvenilir bir sistem oluşturduktan sonra yapmanız gereken tek şey tutarlı ve dikkatli olmaktır. Yeniden yapılandırın, yapılacaklar listelerinizi güncel tutun ve haftalık olarak etkinliklerini analiz edin. Hayatınızdaki kaosu düzene sokun ve programınızda ve kafanızda daha fazla yer açarak hayatın tadını çıkarmaya başlayın.
Bunu deneyin
Belirlediğiniz hedeflere ulaşamadığınız için kendinizi verimsiz veya başarısız hissettiğinizde aşağıdaki adımları izleyin:
- Hedefinizi daha küçük parçalara veya bileşenlere bölün.
- Yarın için bir yapılacaklar listesi oluşturun ve bu parçalardan birini listeye ekleyin.
- Hedefinize ulaşana kadar bu parçaları her gün teker teker eklemeye devam edin.
